Gartner: Inrichting werkplek zaak van complete organisatie

De inrichting van de werkplek van medewerkers is geen taak van de IT-afdeling alleen. De hybride werkplek moet de keus zijn van een divers samengestelde groep uit de organisatie. Gartner-analisten Tori Paulman en Dan Wilson vrezen dat anders de digitale transitie gevaar loopt.

Paulman is een Senior Director Analist in de employee experience technology-groep die klanten adviseert over de toekomst van de werkplek door primaire en secundaire onderzoeksgegevens te combineren met trends en best practices tot bruikbare concepten en strategieën die hen in staat stellen hybride werkomgevingen te ontwerpen en een visie te ontwikkelen op de toekomst van werken. “Ik help klanten bij het evalueren van technologieën die een positieve werkplekervaring ondersteunen, waaronder het boeken van werkplekken, ruimte-optimalisatie, roostering van medewerkers en bewegwijzering. Belangrijk is dat de IT-strategieën mensgericht zijn”, vult zij aan.

Wilson is Senior Directeur in de Digital Workplace Infrastructure and Operations-groep. Hij neemt het voortouw bij het vaststellen wat er nodig is om een moderne werkplek in te richten of bestaande, digitale werkplekken te stroomlijnen. Zijn uitgangspunt is dat de tools medewerkers moeten helpen om hun werk zo efficiënt mogelijk te kunnen uitvoeren; de werkervaring van werknemers is leidend.

Flexibiliteit
Gevraagd naar de ontwikkelingen in de werkbeleving, antwoord Paulman dat flexibiliteit – niet hybride - het toverwoord is. “Mensen willen zelf kunnen kiezen waar ze willen werken – op kantoor, thuis of een werkplekaanbieder – en organisaties twijfelen nog hoe zij daaraan gehoor kunnen geven. Kijk naar Amazon dat half juli meldde, vanwege de aanhoudende onzekerheid over de impact van hybride werkzaamheden op zijn kantoorontwerpen, de bouw van vijf torens in het centrum van Bellevue, Wash, te zullen onderbreken en voorlopig te wachten met de bouw van een zesde nieuwe toren in de stad. Het bedrijf zegt dat het eerst wil bepalen hoe zijn kantoorplattegronden moeten veranderen voordat het verder gaat. En dat geldt voor alle uitbreidingsplannen van Amazons kantoren. Het betekent in elk geval dat werkgevers geen rigide maatregelen moeten nemen als het om de werkplek gaat.”

Een tweede waarneming van Paulman is dat de hybride werkplek sterk overgewaardeerd wordt. “Als we het plaatsen op Garner’s hype cycle curve dan zit het precies op de top van overspannen verwachtingen (inflated expectations). De derde trend is dat werknemers de afgelopen twee jaar in een relatief comfortabele omgeving hebben kunnen werken. Ze konden hun kinderen vaker zien, met de hond gaan wandelen, noem maar op. En nu moeten ze weer naar een kantoor in een open ruimte met tal van collega’s. Dat valt ze niet mee.”

Tot slot beveelt Paulman aan dat de groep mensen bij een organisatie die beslist over hoe de werkplekken eruit moeten zien, bestaat uit een mengeling van personeelszaken, algemeen management, facility management, werknemers en IT. Iedereen dient erbij betrokken te zijn. Wilson knikt instemmend.

Kostenoptimalisatie
Op een dieper, technisch niveau ziet Wilson kostenoptimalisatie – geen kostenbesparing, maar optimalisatie – als belangrijkste trend. Bedrijven willen de producten die ze gebruiken zo goed mogelijk inzetten en zaken die niet strategisch zijn wegdoen. “Voorts is het belang van de gebruikerservaring toegenomen. En dat gaat dus iedereen aan, zoals Tori al aangaf. Ook bijvoorbeeld de mensen die over het onroerend goed gaan, dienen hun inbreng te hebben bij het kiezen van de ideale werkplek. Het is daarom belangrijk om de tevredenheid van medewerkers met hun werkplek te meten. Niet alleen te meten, maar ook te verbeteren. Dat is nodig om nieuw talent aan te trekken en om medewerkers vast te houden.”

Beveiliging, zo gaat Wilson verder, is natuurlijk een belangrijk aspect van de moderne werkplek. Dan gaat het niet alleen over databeheer, maar ook over het voldoen aan wet- en regelgeving, en het kunnen nagaan of medewerkers zich houden aan de bedrijfsregels. “Dat moet dan wel op een soepele manier gebeuren; je moet medewerkers niet in een keurslijf dwingen en bepalen welke producten ze wel of niet mogen gebruiken, want dan gaan ze zelf op zoek, en ben je feitelijk verder van huis. Ik noem het vrijheid binnen een gesteld kader.”

Voorts is het nodig om de veelvuldige updates van applicaties en besturingssystemen (veel meer dan voor het SaaS-tijdperk) te stroomlijnen en zoveel mogelijk te automatiseren. Zorg er in elk geval voor geen aanpassingen te missen, zo vindt Wilson.

Leren te gebruiken
Het tweetal wijst erop dat mensen tegenwoordig over een veelheid aan apparatuur kunnen beschikken om hun werk (samen met anderen) te doen. “Maar dan moet je er wel voor zorgen dat ze weten hoe ze daar mee om moeten gaan. En je moet iedereen binnen de organisatie meekrijgen; stel een team samen dat in staat is om dat voor elkaar te krijgen.”

In dit licht wijzen ze op de ‘digital dexterity gap’ (de digitale behendigheidskloof). In 1980 bij de introductie van pc’s op de werkplek lopen de twee lijnen ‘het vermogen van werknemers om technologie te benutten’ en ‘tempo van invoering en afhankelijkheid van technologie’ nog vrijwel gelijk, maar daarna zien we de twee lijnen van elkaar verwijderen, waarbij het vermogen van medewerkers om met nieuwe technologie om te gaan steeds verder achterblijft bij de introductie van nieuwe technologie. Gartner verwacht dat die kloof de komende jaren – in het AI- en IoT-tijdperk – nog verder groeit.

IT-afdeling evolueren
Ze benadrukken nogmaals dat de inrichting van de moderne werkplek een zaak is van een divers samengesteld team binnen de organisatie. “Ik heb onlangs in de Washington Post een pleidooi gelezen om de IT-afdeling op te heffen. Wij pleiten overigens niet voor het opheffen van de IT-afdeling, maar een evolutie naar een situatie waarin IT en bedrijfstechnologen samenwerken om bedrijfsresultaten te bereiken.”

Deze gedachtegang heeft de Vlaamse consultant/schrijver Peter Hinssen neergelegd in zijn boek ‘Business/IT Fusion: How to Move Beyond Alignment and Transform IT in Your Organization’, gepubliceerd in 2009!

Auteur: Witold Kepinski en Teus Molenaar