Iedereen is vergader-vermoeid

Tijdens onze huidige (hybride)werkdag besteden we vaak meer dan twee uur per dag aan online meetings. Dat heeft veel voordelen, maar geeft velen uiteindelijk ook een uitgeput gevoel. Er ligt dan ook al snel een gevaar op de loer: vergader-vermoeidheid. Volgens Cisco’s onderzoek, How to combat video meeting fatigue, heeft 95 procent last van vergader-vermoeidheid. Om te begrijpen waar deze vergader-vermoeidheid vandaag komt en hoe we dit kunnen overkomen bracht Cisco de uitdagingen en oplossingen in kaart.

Al eind jaren negentig deed men onderzoek waaruit bleek dat interactie met audio en video veeleisender is dan audiogesprekken en dat mensen hiervan overbelast kunnen raken. Echter kreeg dit onderwerp weinig aandacht vóór 2020 maar toen het aantal online vergaderingen praktisch van de ene op de andere dag massaal toenam in de nasleep van de Covid-19 pandemie, werd het een onderwerp waar iedereen over mee kan praten.

Onderzoek naar het fenomeen vergader-vermoeidheid

Voor het onderzoek werden 1.400 besluitvormers en kantoormedewerkers ondervraagd. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat 93 procent van de ondervraagden gemiddeld meer dan twee uur per dag aan online meetings besteed met collega’s, partners en klanten. 33 procent van de ondervraagden gaf aan zelfs meer dan vier uur per dag in online meetings te zitten.

Hoewel uit eerder onderzoek van Cisco bleek dat het thuiswerken voordelen met zich meebrengt, zoals een betere balans tussen werk en privé leven, het besparen van reistijd en het verminderen van de impact op het milieu, kan het hoge aantal online vergaderingen mentaal belastend zijn. 95 procent van de ondervraagden geeft aan dat ze zich uitgeput voelen na dagen vol vergaderingen en dat zowel de bedrijfscultuur als de technologie moet veranderen om het vele video vergaderen vol te kunnen houden. 81 procent ervaart ook fysieke impact.

Storende factoren die het volgen van een online niet gemakkelijker maken zijn achtergrondgeluiden (37%), slechte geluidskwaliteit (34%) en videokwaliteit (32%). 69 procent gebruikt een laptop voor de meeste vergaderingen en meer dan de helft (54%) verklaart dat zij niet over de juiste technische hulpmiddelen beschikken om effectief op afstand samen te werken.

Oplossingen

Om voor wat verlichting te zorgen stellen respondenten drie relatief eenvoudige veranderingen voor. 42 procent wil het aantal vergaderingen dat achter elkaar begint verminderen, 33 procent wil een verplichte pauze van vijf minuten tussen vergaderingen en 27 procent stelt voor om permanente vergadervrije dagen in te voeren.

Maar ook op technisch gebied valt wat te winnen. Zo lanceerde Cisco de afgelopen twee jaar verschillende oplossingen om de cognitieve belasting van medewerkers te verminderen en de ervaring van videovergaderingen te verbeteren. Deze oplossingen bevatten ruisonderdrukking en transcriptie in verschillende talen tot AI-diensten en asynchrone vergaderingen. Natuurlijk blijft vergader-vermoeidheid een probleem van de huidige hybride werkwereld en daarom blijft Cisco zich inzetten om oplossingen te ontwikkelen die dit tegengaan.

“Het doel is om iedereen in een meeting op afstand en/of kantoor het gevoel te geven een gelijkwaardige deelnemer te zijn in de bespreking. Virtuele, augmented reality en hologrammen dragen hieraan bij. De ontwikkeling van zulke nieuwe tools maken ons hybride werkleven gemakkelijker” aldus Jan Roggeveen, country lead collaboration Cisco Nederland.