TIE Kinetix: Digitaliseren van documentstromen is goed voor bedrijf én milieu

Voor TIE Kinetix, aanbieder van het FLOW-platform voor elektronische documentuitwisseling, is het concept MVO meer dan iets dat toevallig voortkomt uit de basis van zijn business. EDI (electronic data interchange) gaat tenslotte over het elimineren van papier, wat beter is voor het milieu. “Maar duurzaamheid en MVO zijn voor ons geen marketingtermen”, stelt Natascha Heijboer, Senior Vice President Global Sales & Partnerships bij TIE Kinetix. “Het maakt deel uit van ons DNA.” De komende jaren zet TIE Kinetix dan ook in op het realiseren van de ambitie om het gebruik van papier tussen bedrijven en overheden volledig te elimineren.

Natascha Heijboer werkt al weer 15 jaar bij de aanbieder van supply chain digitalisering. In 1987 begonnen als EDI-TIE (elektronische documentenuitwisseling - electronic data interchange-) bedrijf, is TIE Kinetix inmiddels een aan de Euronext genoteerd bedrijf met kantoren in Nederland (hoofdkantoor), Frankrijk, Duitsland en de VS.
TIE Kinetix ondersteunt bedrijfsprocessen die binnen de supply chain plaatsvinden door zeer nauwkeurige en veilige elektronische uitwisseling van documenten mogelijk te maken. Dit zijn vaak (e-)facturen en inkooporders, maar kunnen elk ander soort bedrijfsdocument zijn. Met als doel om de processen binnen de supply chain voor 100 procent te digitaliseren en volledig papierloos te maken.

FLOW Partner Automation
FLOW is een SaaS-oplossing en omvat de volledige dienstverlening van TIE Kinetix, dat volgens Heijboer geschikt is voor elk soort onderneming van elke omvang. "Afnemers bieden wij een platform waarmee ze hun leveranciers drie modules kunnen aanbieden om elektronische documenten (zoals facturen) te versturen. Elke module is afgestemd op de bedrijfsgrootte - en technische capaciteit - van de leverancier. Van online invoer via een gebruiksvriendelijk portaal, tot een naadloze verbinding waar geen menselijke handeling aan te pas komt."

Leveranciers biedt het FLOW-platform een mogelijkheid om facturen (of andere bedrijfsdocumenten) te sturen aan hun afnemers. Heijboer: "Hun grootste uitdaging is vaak compliant zijn aan de facturatie-eisen die hun afnemers stellen. Zo wordt er vaak met een standaard gewerkt, maar vragen afnemers ook om aanvullende vereisten. TIE Kinetix helpt deze leveranciers te voldoen aan alle eisen."

Dat doet het bedrijf niet alleen, benadrukt Heijboer. “Wij werken met verschillende partners in de landen waar wij kantoren hebben. We werken met een aantal strategische partners samen, zoals Microsoft, To-Increase en Oracle. Partnerships zijn voor ons zeer belangrijk, het is een verlengstuk van onze salesforce en we zijn gezamenlijk sterker met een goede go to market propositie.”

Enkele voorbeelden van samenwerking zijn:

• Met To-Increase heeft TIE Kinetix een cloud-gebaseerde, end-to-end EDI-oplossing voor Microsoft Dynamics 365. Het bedrijf levert een totaalpakket, inclusief TIE Kinetix's FLOW Partner Automation platform en To-Increase's EDI Studio en Connectivity Studio. Alle onderdelen in één contract.
• TIE Kinetix staat met haar oplossing in de AppSource van Microsoft en werkt samen met hen aan co-sell opportunities.

Duurzaam ondernemen
Heijboer liet het woord 'milieu' al vallen. Voor TIE Kinetix vormt duurzaam ondernemen een belangrijk deel van het DNA van het bedrijf. “Duurzaamheid en in bredere zin MVO zijn geen marketingtermen voor ons. MVO is altijd al een onderwerp op de achtergrond geweest. EDI bestaat als concept al vrij lang en heeft tot slot duurzaamheid mede als basis, middels digitalisering van papierstromen in de keten. Een toenemend aantal mandaten en verplichtingen vanuit overheid en brancheorganisaties – onder meer in het streven naar meer duurzaamheid en circulariteit – heeft dit proces de afgelopen jaren versneld.”

Logischerwijze ligt bij TIE Kinetix de focus op MVO-gebied dan ook in het reduceren van de CO2-footprint door het beperken van papierstromen middels FLOW Partner Automation van TIE Kinetix. De coronacrisis heeft dit door de focus op thuiswerken gestimuleerd. Omdat medewerkers steeds vaker niet meer (tegelijkertijd) op kantoor zijn, is het steeds belangrijker geworden dat documentstromen digitaal beschikbaar zijn en altijd binnen handbereik.

Overstappen naar cloud
Ook het door de coronacrisis aangewakkerde overstappen naar toepassingen en systemen in de cloud zwengelen deze digitalisering aan. Dat ziet Heijboer bijvoorbeeld gebeuren in de samenwerking met een Microsoft-ISV op het gebied van Dynamix AX.

“Een deel van de klanten van deze ISV zit al in de cloud, een deel nog on premise. Omdat AX nu uitgefaseerd wordt, wordt de overstap naar de cloud gestimuleerd. Dat gaat eenvoudiger wanneer je, zoals TIE Kinetix, gezamenlijke klanten met digitalisering van documentstromen al vanuit een cloud-omgeving kan bedienen.”

Gefaseerd digitaliseren
Bij veel bedrijven is het digitaliseren van papier in de keten een onderwerp van groeiend belang. “Steeds meer documentstromen worden gedigitaliseerd. Eerst ging het vooral om orders, facturen, pakbonnen en order-response, maar je ziet ook steeds vaker dat bijvoorbeeld salesrapporten alleen nog digitaal aangemaakt worden.”

Natuurlijk gaat dit in fases, benadrukt Heijboer: je kunt digitalisering van papierstromen niet in één keer realiseren. “Zo zijn we bij Gemeente Amsterdam in 2017 begonnen. Inmiddels is het 2022 en is nog niet alles gedigitaliseerd. Dat vergt tijd.”

Bovendien, benadrukt Heijboer, moeten mensen in een organisatie ervan overtuigd worden dat digitalisering van papier voor hen voordelen meebrengt en moet een toepassing zoals FLOW eenvoudig in gebruik zijn. Het management moet niet alleen naar leveranciers communiceren dat ze papier willen digitaliseren, dit moet ook intern gebeuren. Doe je dit niet goed, dan creëer je geen draagvlak. Wij helpen organisaties daarom met dit hele onboarding-proces: naar leveranciers én intern.”

Bestendiging digitalisering
De versnelde digitalisering van de afgelopen twee jaar was een soort sprint. Nu wordt er meer gekeken naar bestendiging van de processen richting digitalisering. In dit kader wil TIE Kinetix het FLOW-platform veel meer naar een self-service-model laten evolueren. “Die behoefte zien we ook in de markt. Organisaties willen meer onafhankelijkheid van de partij die hen een platform heeft verkocht. Dat stimuleren wij graag, het was ook een basis waarop we ons platform oorspronkelijk ontwikkeld hebben.”

Ook op het gebied van MVO-beleid zijn er genoeg ambities, benadrukt Heijboer. “We willen gaan voor het doel van 100 procent digitalisering van documentstromen. We verwachten dat we dit de komende jaren bij een groeiend aantal klanten voor elkaar krijgen. We ontwikkelen ons platform ook door op basis van lessons learned, zodat we dit proces bij zowel bestaande als nieuwe klanten kunnen versnellen.”

Toekomstbestendig platform
Maar duurzaamheid betekent ook een toekomstbestendig platform, dat geleidelijk aan vernieuwd en niet om de zoveel jaar een nieuwe versie waar organisaties op moeten overstappen. “Geen end-of life (EOL) meer, maar incrementele veranderingen”, schetst Heijboer. “Geen losse oplossingen, maar één toekomstbestendige oplossing dat 100 procent digitalisering kan realiseren.”

Kortom, een goede mix van kostenbesparingen, efficiency en milieu, stelt Heijboer tot slot: “We weten hoe we onze klanten kunnen helpen om slimmere zakelijke uitwisselingen aan te gaan en de communicatie te stroomlijnen door middel van naadloze integratie met elk bestaand (ERP-)systeem. Wij faciliteren de uitwisseling van meer dan 1 miljard documenten per jaar, wat gelijk staat aan het besparen van meer dan 100.000 bomen.”

Auteur: Martijn Kregting