NS stapt over op centraal ERP-systeem met SAP

NS migreerde de afgelopen jaren een versnipperd ERP-landschap naar één SAP S/4HANA-omgeving. Een ambitieus project waarmee het openbaarvervoerbedrijf de basis heeft gelegd voor verdere innovatie. Een volgende stap is het stroomlijnen van de inkoopprocessen met SAP Ariba, OpenText Vendor Invoice Management for SAP en een nog te kiezen sourcingtool.
 
“We werken aan een betaalbaar treinkaartje door onze processen effectiever en efficiënter te maken”, vertelt Stan Jilesen, Process Expert Finance bij NS. Jilesen heeft verschillende rollen gehad binnen het Unite-programma Plateau 1 dat zorgde voor een hervorming van het SAP-landschap van NS. Nu is hij de programmamanager van Unite Plateau 2.

Naar één landingsplek

Tot enkele jaren geleden hadden NS Groep, NS Stations, NS Operatie en NS Reizigers allemaal hun eigen ERP-oplossing. “Dat waren toevallig allemaal SAP ECC-systemen, maar die leken in geen enkel opzicht op elkaar”, blikt Jilesen terug. Alle bedrijfsonderdelen hanteerden hun eigen systeeminrichting, definities en processen. Deze situatie beperkte de wendbaarheid en de efficiëntie van de NS-organisatie.
 
Voor een consolidatie van de financiële en logistieke administratie migreerde NS samen met implementatiepartner MyBrand en business change-partner PA Consulting de vier SAP ECC-systemen naar één SAP S/4HANA-omgeving. “We wilden één landingsplek hebben, één bron van de waarheid”, licht Jilesen het doel van Unite toe.
 
Volgens de projectmanager biedt die ene landingsplek NS nu al meerdere voordelen. Zo beschikt de financiële afdeling over betere rapportagemogelijkheden en zijn door een standaardisering van de processen medewerkers efficiënter in te zetten. “Het wordt eenvoudiger om job rotation toe te passen, of om takenpakketten uit te breiden.” Ook realiseerde NS een reductie in licentiekosten.

Drie plateaus

De implementatie van SAP S/4HANA – als onderdeel van Unite – is echter nog maar het eerste ‘plateau’ van het omvangrijkere ‘Unite’-programma. Dit programma omvat in totaal drie plateaus. Jilesen: “Uiteindelijk willen we echt een intelligent enterprise worden waarin zoveel mogelijk administratieve taken zijn geautomatiseerd, en de business steeds meer zaken zelf kan regelen. De administrateurs en andere ondersteunende functies zijn dan in eerste instantie businesspartners op het gebied van finance en procurement, die kunnen helpen bij de echt ingewikkelde vraagstukken.”
 
“Met SAP S/4HANA hebben we de basis gelegd voor verdere innovatie”, vervolgt Jilesen. “Zo zijn we al aan de slag gegaan met robotic process automation (RPA) en process mining voor het beter inzichtelijk maken en verder automatiseren van de processen. En als onderdeel van Plateau 2 pakken we nu ook het IT-landschap voor inkoop- en contractmanagement aan.”
 
Dit nieuwe IT-landschap moet zorgen voor een betere benutting van contracten en een efficiënter inkoopproces. NS implementeert hiervoor samen met de partners MyBrand en McCoy & Partners het cloudgebaseerde inkoopplatform SAP Ariba, SAP VIM en ook een nieuwe sourcingtool. “Ook hier zetten we in op meer selfservicemogelijkheden, in dit geval voor contractmanagers en inkopers.” De aansluiting op één centraal SAP S/4HANA-systeem zorgt volgens Jilesen bovendien voor gedetailleerdere inzichten.

Vooral een businessproject

Ook het daadwerkelijk uitschakelen van de oude ECC-systemen is onderdeel van Plateau 2. Dit doet NS met behulp van SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) en de hulp van partner Proceed. Door data te archiveren, blijven ze beschikbaar voor bijvoorbeeld audits.
 
“Op Plateau 2 nemen we afscheid van de oude systemen, nadat we op Plateau 1 met Unite al afscheid hebben genomen van oude processen en een oude manier van werken”, besluit Jilesen. “De migratie naar SAP S/4HANA was dan ook vooral een businessproject. Dan is het belangrijk dat je vanaf het begin de steun hebt van de top van de organisatie, en het beste team met een duidelijk mandaat tot je beschikking hebt. Die factoren hebben voor het succes van Unite gezorgd, en zijn ook weer bepalend voor het slagen van onze activiteiten op Plateau 2 en uiteindelijk ook Plateau 3 waar we nog een exacte invulling aan moeten geven.”