Onderzoek: Nederlandse werknemers vinden onkostenfraude acceptabel

Nederlandse werknemers vinden het acceptabel om willens en wetens een valse onkostendeclaratie van gemiddeld maximaal €114 in te dienen. Dit terwijl de impact van onkostenfraude groot is. Zo zijn finance en travel teams veel tijd kwijt aan het bestrijden van fraude.

Dit blijkt uit onderzoek van SAP Concur. Het rapport ‘The Hidden Cost of Expense Fraud and Non-Compliance’ gaat dieper in op het thema onkostenfraude en schetst de uitdagingen waarmee bedrijven geconfronteerd worden als het gaat om het beheren van hun financiën, de gevolgen van een verkeerde aanpak en de digitale hulpmiddelen die bedrijven kunnen helpen bij het aanpakken van deze uitdagingen.

Onwetendheid

Foutieve onkostendeclaraties – vaak het gevolg van foutgevoelige processen en menselijke fouten – zijn al jaren een vast aspect van de dagelijkse bedrijfspraktijk. Maar ook onwetendheid lijkt een rol te spelen, aangezien uit de survey blijkt dat slechts een derde (35%) van de Nederlandse finance en travel beslissers denkt dat werknemers begrijpen wat de risico's en gevolgen zijn – voor hen persoonlijk of voor het bedrijf – van het indienen van een frauduleuze onkostendeclaratie.

In een tijd waarin bedrijven hun bedrijfsresultaten beter willen bewaken, is onkostenfraude een interessant thema. Het is voor organisaties daarom belangrijk om te begrijpen waarom werknemers frauderen.

Geen grip op onkostenfraude

Nederlandse beslissers hebben op het gebied van travel & finance geen grip op onkostenfraude, blijkt uit het onderzoek. Minder dan een op de drie (29%) heeft werknemerstrainingen ingevoerd rond fraudebewustzijn en -preventie.

Finance en travel teams zijn veel tijd kwijt aan het bestrijden van fraude en er wordt nog vaak vertrouwd op complexe en traditionele methoden. Deze teams besteden gezamenlijk bijna twee werkdagen per week (18,6 uur) aan het bestrijden van fraude. Deze tijd wordt besteed aan verschillende taken, zoals het opsporen van fraude vóór uitbetaling van declaraties (3,8 uur) en het oplossen van complianceproblemen tijdens audits, veroorzaakt door frauduleuze declaraties (4 uur).

Veel papieren processen

Verrassend veel bedrijven in Nederland maken voor het afhandelen van onkosten nog steeds gebruik van papieren processen. Bijna een derde van de finance en travel beslissers (29%) zegt dat hun onkostenprocessen niet gedigitaliseerd zijn. Ruim een derde (36%) doet handmatige steekproeven om fraude te voorkomen.

Pino Spadaro (foto), Head of SAP Concur Benelux: “Het is duidelijk dat onkostenfraude een complex thema is. Opvallend daarbij is dat veel medewerkers – van juniors tot managers – onkostenfraude niet altijd serieus nemen. Ze denken dat het niemand iets kan schelen of dat het geen kwaad kan. Voor bedrijven kan deze fraude echter een aanzienlijk probleem zijn. Bedrijven hebben meer inzicht nodig in onkostendeclaraties om de ware omvang van onkostenfraude te begrijpen en aan te pakken. Het is ook een kwestie van tijd en middelen – veel teams hebben niet de tijd en de middelen om problemen op te sporen.”

“Het automatiseren van processen door middel van kunstmatige intelligentie (AI) biedt uitstekende mogelijkheden om fraude effectief aan te pakken”, vervolgt Spadaro. “Tools met AI kunnen helpen om de zichtbaarheid en controle te vergroten, zijn in staat om patronen en afwijkingen in onkostendeclaraties te identificeren die mensen niet zien en kunnen helpen bij het creëren van betere compliance-processen voor finance & travel managers en voor werknemers. Met onze nieuwe oplossing Concur Detect by Oversight kunnen ondernemingen een gedegen gegevensanalyse uitvoeren, zodat ze afwijkingen kunnen identificeren, de compliance kunnen optimaliseren en zich meer kunnen concentreren op het verbeteren van beleid om de daadwerkelijke oorzaken van dit probleem aan te pakken.”

AI

Nu bedrijven naar de toekomst kijken, noemt SAP Concur het voor business en finance managers zaak om te kijken hoe AI-oplossingen kunnen helpen om fraude en uitgaven die buiten het bedrijfsbeleid vallen, beter aan te pakken. Ruim vier op de tien (42%) van de Nederlandse travel en finance beslissers is van mening dat AI-tools kunnen helpen bij het opsporen van fraude. Dit is wel lager dan het Europese gemiddelde van 54 procent.

Ook blijkt uit het onderzoek dat de middelen om technologie effectief in te zetten vaak ontbreken. Ruim vier op de tien (42%) denkt dat het implementeren van een AI-oplossing te duur zou zijn. Een vergelijkbaar aantal (37%) mist in hun team de skills die nodig zijn om effectief gebruik te maken van AI-tools.

Ook wijst het onderzoek volgens SAP Concur op een enorm potentieel voor verbetering. Zo zet momenteel slechts 21% AI in voor interne fraudedetectie.

Rapport

Het rapport ‘The Hidden Cost of Expense Fraud and Non-Compliance’ is gebaseerd op de mening van 2.500 werknemers die vóór de coronapandemie regelmatig voor zaken reisden, evenals 750 financiële beslissers en 750 reisbeslissers bij bedrijven. Het onderzoek is in september 2021 door Opinium uitgevoerd in de Benelux, Duitsland, Frankrijk, Italië, Scandinavië, Spanje en het VK. Meer informatie is beschikbaar in het rapport ‘The Hidden Cost of Expense Fraud and Non-Compliance’.