SAP Concur e-book biedt tips om kosten rond thuiswerken te beheersen

Pino Spadaro, Head of SAP Concur Benelux

30-09-2021 | door: Witold Kepinski

SAP Concur e-book biedt tips om kosten rond thuiswerken te beheersen

De trend rond thuiswerken en werken op afstand zet zich door, ook nu de coronarestricties stapsgewijs worden opgeheven. Het zorgt voor minder woon-werkverkeer, biedt medewerkers meer flexibiliteit en een betere werk-privébalans en helpt bij het aantrekken van nieuw talent, waar ze ook wonen. Daarnaast biedt thuiswerken extra flexibiliteit, bijvoorbeeld wanneer er wegens onvoorziene omstandigheden niet op kantoor gewerkt kan worden. Ruim de helft van de medewerkers (56%) doet inmiddels werk dat deels thuis gedaan kan worden(1) en de verwachting is dan ook dat aan het eind van dit jaar 25-30 procent van de medewerkers één of meerdere dagen per week thuis zal werken(2).

 Hoe het thuiswerken zich ook verder ontwikkelt, organisaties doen er verstandig aan om na te gaan wat deze trend betekent voor hun reis- en onkostenbeleid. De snelheid waarmee we het afgelopen anderhalf jaar moesten overstappen naar een situatie waarbij een groot deel van de medewerkers thuiswerkt, betekende dat veel organisaties niet voorbereid waren op de gevolgen voor het onkostenbeleid. Krijgen werknemers een vergoeding voor de internet- en energiekosten? Hoe zit het met de kosten om thuis een goede werkplek in te richten, nieuwe computers of randapparatuur aan te schaffen of koffie- en lunchvergoedingen? Allemaal vragen waar veel organisaties in eerste instantie niet bij stilstonden, maar die – nu (deels) thuiswerken een vast onderdeel van de arbeidspraktijk is geworden – de nodige aandacht vraagt. Een nieuw e-book van SAP Concur, ‘9 Best Practices for Controlling Remote Work Costs’, biedt een aantal nuttige tips en stappen om de kosten rond thuiswerken te beheersen. Hier zijn enkele highlights:

Zorg ervoor dat medewerkers alles kunnen aanschaffen dat zij nodig hebben om effectief thuis te werken – een uurtje werken aan de eettafel is misschien niet zo’n probleem, maar voor regulier thuiswerken is een goede werkplek essentieel om productief te zijn en om medewerkers gezond te houden. Bepaal een budget dat medewerkers hiervoor mogen gebruiken. Denk na of ze helemaal zelf kunnen bepalen wat ze daarvoor aanschaffen, of dat ze mogen kiezen uit een lijst met producten van vaste leveranciers. Er moet waarschijnlijk ook computer- en randapparatuur komen, die vervolgens op afstand ingericht en beheerd moet worden door de IT-afdeling, met het oog op security en compliancy. Mogen medewerkers die zelf aanschaffen? Welke merken en platforms mogen ze kiezen? Denk in dit kader ook aan mobiele abonnementen.

Check of het bestaande onkostenbeleid en -processen werken in de nieuwe situatie en pas zo nodig aan – naarmate meer mensen volledig of deels thuiswerken, is het verstandig om het bestaande onkostenbeleid en de processen rond het indienen van onkostendeclaraties goed te herzien. Kijk of er nieuwe beleidsregels nodig zijn en biedt medewerkers de processen en tools waarmee zij hun onkosten zo makkelijk en foutloos mogelijk kunnen indienen. Op die manier kan ervoor gezorgd worden dat de financiële afdeling actueel en compleet inzicht heeft in de status van budgetten. Verder helpen correct en tijdig ingevulde onkostendeclaraties ook bij het claimen van BTW, wat bijdraagt aan een betere financiële positie.

Zorg ervoor dat medewerkers op de hoogte zijn van het onkostenbeleid en train ze in het gebruik van de tools – wanneer meer mensen thuiswerken, zal ook het aantal onkostendeclaraties toenemen. Om ervoor te zorgen dat ze deze onkosten op de juiste manier indienen, is het belangrijk dat ze op de hoogte zijn van nieuwe of gewijzigde beleidsregels en dat ze goed om weten te gaan met de tools die ze daarvoor moeten gebruiken. Training, zowel van de thuiswerkers als van de financieel medewerkers die de onkosten verder moeten afhandelen, verdient daarom de nodig aandacht. Het is dan handig als deze training op ieder gewenst moment online gevolgd kan worden. Veel leveranciers bieden dit soort online trainingen gratis.

Pino Spadaro (foto), Head of SAP Concur Benelux: “Thuiswerken is de nieuwe norm geworden en medewerkers op ieder niveau zoeken naar de beste manieren om samen te werken en hun werk gedaan te krijgen. Daar hoort ook bij dat ze onkosten maken om thuis zo productief mogelijk te zijn. Bestaand onkostenbeleid voorziet niet altijd in de juiste mogelijkheden of budgetten. Daarom zouden organisaties hun beleid op dit gebied goed tegen het licht moeten houden en aanpassen waar nodig. Datzelfde geldt voor de processen en de tools die daarbij horen. Dit is dan ook een uitstekende gelegenheid om te kijken of er moderne oplossingen zijn om te helpen de kosten, zowel voor thuiswerken als op kantoor en op zakenreis, beter te beheersen en inzichtelijk te maken”, zegt Pino Spadaro,

Download voor meer tips rond het beheersen van kosten rond thuiswerken het e-book ‘9 Best Practices for Controlling Remote Work Costs’.

BRONNEN:

(1) Analyse van 2018 ACS data door Global Workplace Analytics

(2) ‘Work-at-Home After COVID-19 - Our Forecast’, Global Workplace Analytics

Terug naar nieuws overzicht