Het belang van de koffieautomaat

De versoepelingen zetten door. Een hybride werkomgeving wordt inmiddels door veel kantoren omarmd. De inrichting hiervan kan nog wel eens een uitdaging zijn. Tot voor kort waren organisaties vooral bezig met het faciliteren van thuiswerken, inmiddels is die focus verschoven naar hybride werken. Wat missen medewerkers wanneer ze thuiswerken, waar hebben ze behoefte aan als ze op kantoor zijn en hoe kan je deze twee werelden het beste bij elkaar brengen? Theo Wakkermans, Head of CTO Fujitsu Nederland bespreekt de valkuilen en mogelijkheden.

De pandemie heeft ervoor gezorgd dat medewerkers hun werkweek veel flexibeler indelen. Ze hoeven ’s ochtends niet meer in de file te staan of in een overvolle trein te zitten. Als het uitkomt, kunnen ze ook na hun eerste call richting kantoor gaan en de meeting in de namiddag weer vanaf hun keukentafel bijwonen. Bovendien wordt er niet meer verwacht dat werknemers iedere dag naar kantoor komen. Volgens Wakkermans doet dat recht aan de huidige behoeften van werknemers én is dat helemaal in lijn met de bedrijfsdoelstellingen, ook wel de Work Life Shift visie van Fujitsu genoemd: “Zo hebben wij ons gecommitteerd aan de duurzame ontwikkelingsdoelen van de Verenigde Naties (UN Sustainability Development Goals). Door deels thuis te werken wordt het aantal auto’s op de weg al flink verminderd. Daarnaast moedigen we onze medewerkers aan om vooral niet in de spits te rijden en daarmee files te vermijden, zo dringen we onze CO2-uitstoot terug. Wij willen niet dat werknemers weer evenveel de weg op gaan als voor de pandemie. Daarom heeft ons nieuwe kantoor nog maar een derde van het aantal werkplekken in ons oude kantoor en zijn er juist meer vergaderruimtes met de nieuwste faciliteiten voor videovergaderingen. Bovendien moedigen we mensen aan om elektrisch te gaan rijden.”

Koffiemomentjes
Thuiswerken bespaart medewerkers veel (reis)tijd waardoor het vaak bijzonder efficiënt is. Geen eindeloos durende vergaderingen meer of je storen aan een te hard bellende collega, dat lijkt een ideale situatie maar is het dat ook op de lange termijn? Wakkermans: “Ik ben bang dat we inmiddels té efficiënt zijn gaan werken. Doordat we elkaar voornamelijk digitaal spreken, voeren we doelgerichte gesprekken over werk en missen we alle kleine momentjes waarin we vragen hoe het echt met iemand gaat. Hoewel ik weet dat er mensen zijn die het liefst alleen nog maar vanuit huis werken, zie ik dat toch anders voor me. We moeten een goede balans vinden tussen sociaal contact en efficiëntie. Ongestoord werken kan thuis, maar voor nieuwe energieën en ideeën is samenkomen op kantoor echt de beste oplossing. Als mijn werknemers op kantoor zijn, moedig ik het ook aan dat mensen hun focus daar houden. Op de dagen dat ik naar kantoor ga, plan ik geen virtuele meetings in. Hierdoor creëer je echt een werkomgeving waarin mensen weer creatief kunnen samenwerken aan nieuwe ideeën. Op kantoor draait het voor mij echt om persoonlijk contact, daar wil ik soms juist minder effectief zijn en bewust dat halfuurtje vrijhouden om bij de koffieautomaat iemand spontaan te spreken. En die calls kan je prima vanaf huis doen.” Initiatieven die door het gebrek aan contact in de lockdown zijn ontstaan worden nu in een hybride vorm doorgezet. Wakkermans: “Als je constant alleen thuis zit kom je in een tunnelvisie terecht. Jouw mening of ideeën worden niet meer gereflecteerd tijdens de koffie- en lunchpauzes. Dat werd binnen ons team vooral opgemerkt toen medewerkers een belangrijke keuze moesten maken over hun arbeidsvoorwaarden. Omdat ze tijdens de middagpauze niet konden sparren over wie welke beslissing neemt en waarom, hebben ze zelf een virtuele lunchtafel georganiseerd. Dat geeft wel aan dat mensen het groepsgevoel missen.”

Technische innovatie nodig door hybride werken
Niet alleen op sociaal vlak brengt de verschuiving van thuis- naar hybride werken veranderingen met zich mee, ook bestaande technologieën vragen om aanpassingen. Een kantoor dat al een tijd onbemand is beschikt hoogstwaarschijnlijk niet meer over de faciliteiten die nodig zijn om een deel van de medewerkers weer op kantoor te ontvangen. Wakkermans: “Denk hierbij aan voldoende technische infrastructuur voor video vergaderen in een hybride meeting. Welke bandbreedte heb je nodig wanneer het kantoor de ene dag leeg is en de volgende dag driekwart van alle werknemers aanwezig is die tijdens corona allemaal veelvuldig faciliteiten als Teams en Zoom zijn gaan gebruiken? Daarnaast is het belangrijk om na te denken over hybride vergaderingen. Moeten alle medewerkers op kantoor achter hun eigen laptop gaan zitten of kunnen zij gezamenlijk in een vergaderzaal op een scherm de meeting bijwonen met remote collega’s? Ook is het handig om digitaal te regelen wie wanneer op kantoor is. Wakkermans: “Wij maken gebruik van een app waarmee werknemers een plek kunnen reserveren. Zo kan iedereen zelf bepalen wanneer ze met wie op kantoor willen zitten, zijn ze verzekerd van een plakje en is er altijd voldoende parkeerruimte beschikbaar. Logistiek gezien is zo’n tool geen overbodige luxe. Ook omdat alle plekken eerst schoongemaakt moeten zijn voordat er weer iemand anders kan zitten.”

Continuïteit
Een aantal dingen die zijn voortgekomen uit de pandemie willen we graag continueren in deze periode van hybride werken. Denk bijvoorbeeld aan de balans tussen werk en privé. Wakkermans: “We hebben gemerkt dat mensen die thuiswerken minder pauze nemen en steeds maar aan het werk zijn in bijvoorbeeld aaneensluitende Teams vergaderingen. Een oplossing die wij hiervoor hebben bedacht is het verplicht pauze nemen tijdens een lange meeting en tijdens de lunchpauze geen meetings inplannen. Dat houden we er zeker in. Daarnaast zijn we in coronatijd veel met elkaar gaan wandelen. Ons nieuwe kantoor zit vlakbij een grote plas waar je in drie kwartier omheen kan wandelen, ook dat blijven we zeker doen om af en toe één op één met elkaar bij te praten zonder een scherm.”

Theo Wakkermans, Fujitsu