Beltug: goed op kansen en gevaren thuiswerken letten

28-09-2021 | door: Martijn Kregting

Beltug: goed op kansen en gevaren thuiswerken letten

Hybride werkvormen voor kantoormedewerkers zijn inmiddels de norm bij grote Belgische bedrijven en overheidsinstellingen. Het uitbreiden van structureel thuis- of telewerken na de coronapandemie vergt echter een hele reeks nieuwe of aangepaste afspraken. Om haar leden daarin bij te staan, heeft Beltug een nieuwe editie van ‘Aanbevelingen voor een corporate policy’ gepubliceerd.

In het rapport deelt de Belgische branchevereniging van IT-managers en digitale beslissers best practices van haar leden. Tegelijk wijst de organisatie op de kansen die de nieuwe werkvormen bieden om kantoorwerk beter en efficiënter te organiseren. Opvallend is volgens Beltug dat bijna de helft van de bedrijven en overheidsinstellingen hun kantoren heeft heringericht of voornemens is dat te doen. In 70 procent van de gevallen gaat het om inrichten van hybride vergaderruimtes.

Gemiddeld 2,7 dagen per week thuiswerken

Afgelopen zomer hield Beltug haar jaarlijkse prioriteiten-enquête onder Belgische CIO’s. De voornemens rond telewerk voor het najaar maakten deel uit van de enquête. 31 procent van de organisaties verwacht dat werknemers gemiddeld twee dagen per week thuiswerken, 16 procent kiest voor 2,5 werkdagen en 25 procent gaat voor 3 dagen. 19 procent wil meer dan drie dagen toelaten. Slechts 9 procent van de organisaties staat minder dan twee dagen toe. Gemiddeld gaat het om 2,7 werkdagen thuiswerken.

Een aantal bedrijven en overheidsinstanties blijkt vrij flexibel om te gaan met de telewerk-norm: medewerkers krijgen er de mogelijkheid om hun telewerkdagen te spreiden over een hele maand of soms zelfs over het hele kwartaal.

“We merken dat telewerk op grote schaal en structureel wordt toegepast bij de meeste van onze leden", stelt Danielle Jacobs, CEO van Beltug. "Maar zoiets vergt uiteraard ook goede afspraken. Daarom hebben we onze Aanbevelingen voor een corporate policy geüpdatet." Voorbeelden van aanvullingen zijn voorbeeldclausules over afspraken rond wie al dan niet in aanmerking komt voor telewerk, aspecten van arbeidsduur en bereikbaarheid, de tussenkomsten in de kosten, het ter beschikking stellen van materiaal, het mobiliteitsbudget.

Wereld grondig veranderd

Het is de zevende keer dat Beltug de aanbevelingen publiceert. De wereld is grondig veranderd sinds de eerste editie, stelt Jacobs. "De eerste versies gingen in hoofdzaak over de invoering van e-mail en mobiele telefoons op het werk. Intussen zijn digitale tools niet meer weg te denken en behandelen we een heel ruim spectrum van onderwerpen over telewerk, digitaal samenwerken, Bring Your Own Device, data en security. Het lijdt geen twijfel dat de corporate policy in onze bedrijven verder zal blijven evolueren de komende jaren."

Een belangrijk hoofdstuk in de Beltug-aanbevelingen gaat over cyberbeveiliging. Alleen beleid opstellen is niet voldoende. Hoe kunnen bedrijven hun medewerkers op dit punt bewust maken? Welke security-principes en -controles worden best gehanteerd? Wat zijn de aandachtspunten wanneer medewerkers hun eigen devicekunnen gebruiken (BYOD)? Ook het belang van dataclassificatie en een goed databeheer wordt behandeld. Meer online werken houdt namelijk ook het gevaar in dat bedrijfsdocumenten publiek gaan circuleren.

Privacy-aspecten telewerken

Beltug wijdt in de aanbevelingen ook een hoofdstuk aan de privacy-aandachtspunten in het kader van telewerken, zoals het toezicht op internet- en e-mailgebruik, het opnemen van meetings, monitoren van werknemers en apparaten, geolocalisatie en het verwerken van gezondheidsgegevens. Ook deze aandachtspunten zijn nu nog relevanter geworden dan ooit tevoren.

Telewerk biedt daarnaast organisaties kansen om het kantoorwerk beter en efficiënter te organiseren. Om te beginnen blijkt uit de meest recente prioriteiten-enquête dat bijna de helft van de bedrijven en overheidsinstellingen hun kantoren heeft heringericht of plannen heeft om dat te doen. Steeds meer organisaties stappen over op digitaal archiveren en voeren het gebruik van een elektronische handtekening in. Wanneer mensen op verschillende plaatsen werken, is elektronisch handtekenen veel handiger dan papieren documenten die geprint en gescand moeten worden.

Verder heeft thuiswerken een grote impact op de mobiliteitsgewoonten van kantoorwerkers. Overschakelen op nieuwe vormen van mobiliteit of het invoeren van een mobiliteitsbudget biedt nieuwe mogelijkheden om te voorzien in de noden van werknemers. Dit vergt echter een gecoördineerde aanpak van het IT-departement samen met onder meer HR, fiscale experts en de aanbieders van de diensten. Naarmate Mobility as a Service (MaaS) verder doorbreekt zal dergelijk overleg meer aandacht vergen, gelet op de administratieve, boekhoudkundige en fiscale complexiteit.

Terug naar nieuws overzicht