Rol IT-dienstverlener bij thuiswerkplek veel breder dan technologie

Het kantoor wordt meer een ontmoetingsplek dan een werkplek

Jurgen Verheijen, marketing lead link Smart Profile

25-08-2021 | door: Martijn Kregting

Rol IT-dienstverlener bij thuiswerkplek veel breder dan technologie

Het begin van een structurele thuiswerkplek is er, maar er zijn nog voldoende uitdagingen. Dat blijkt uit de eerste resultaten van het vierde Digital Workplace-onderzoek van Smart Profile, in samenwerking met Dutch IT-channel. Uitdagingen in security, in beleid en vergoedingen voor thuiswerken, en in cultuurverandering bij werkgever én werknemer. De rol van de IT-dienstverlener groeit van het leveren van de oplossing naar die van adviseur. “Over wat er voor een goede thuiswerkplek nodig is, over het ontzorgen van organisaties in leveren, onderhouden en beveiligen van die werkplek”, vertelt Jurgen Verheijen, marketing lead link Smart Profile.

Dutch IT-channel en markt intelligentie bureau Smart Profile gaven begin juli de kick-off van alweer de vierde editie van het jaarlijkse Digital Workplace-onderzoek omtrent digitaal werken in Nederland. Hierin wordt een dwarsdoorsnede van organisaties in bedrijfsleven en publieke sector ondervraagd over hoe zij aankijken tegen alle ontwikkelingen op het gebied van de digitale werkplek en de impact hiervan op hen.

Met ‘dank’ aan corona zijn de uitkomsten dit jaar op sommige gebieden behoorlijk anders dan in de voorgaande jaren, ziet Jurgen Verheijen. “Toen we vier jaar geleden begonnen met dit onderzoek, werd er ook al wel thuis gewerkt en het werd ook al veelal toegestaan, maar het beleid liep er duidelijk bij achter. Vanwege Covid-19 is er veel meer aandacht voor gekomen en zijn bedrijven soms ook gedwongen beleid te maken en thuiswerk zo te structureren. Bij de helft van de bedrijven is er nu een vorm van beleid over thuiswerken. Dat is een duidelijke trendbreuk met ons eerste onderzoek vier jaar geleden.

Als het gaat om meeromvattend MVO-beleid (maatschappelijk verantwoord ondernemen) – waar thuiswerken in past wegens minder autokilometers en betere werk-privé balans – dan is pas zo’n 26 procent van onze respondenten hiermee bezig. MVO is toch nog meer een marketingterm. Het staat wel in veel business-plannen, maar blijft in de praktijk achter zoals dat een aantal jaren geleden gold voor thuiswerken.”

Thuiswerken op grote schaal

Bedrijven hebben tijd, geld en energie moeten stoppen in op grote schaal mogelijk maken van thuiswerken. Ook dat komt naar voren uit de online enquête die de basis vormt voor het onderzoek. Om dit snel te realiseren, is men voor thuiswerkplekken massaal overgegaan op cloud-toepassingen. Veel bedrijven die nog geen Voice over IP (VoIP) gebruikten, zijn hier alsnog op overgestapt. De focus is meer op laptops en thin clients komen te liggen, in plaats van desktops.

Verheijen: “Verder is beveiliging een zeer belangrijk thema geworden. Daar zullen we later dit jaar met ons security-onderzoek meer in detail op terugkomen. Maar het is duidelijk dat veel bedrijven hier bewust mee bezig zijn om ook het thuiswerken veilig te laten verlopen. Denk aan de inzet van VPN-verbindingen. Er is al veel in geïnvesteerd, maar de aandacht ervoor blijft onverminderd hoog.”

Andere verdeling kantoor-thuis

Ook verwacht vrijwel niemand van de respondenten dat hun medewerkers nog 100 procent op kantoor blijven werken wanneer de coronapandemie echt voorbij is en thuiswerken niet meer een dringend advies is. Het merendeel van de bedrijven verwacht dat er minimaal 50 procent van de tijd thuisgewerkt zal worden, gevolgd door bedrijven die op rond de 25 procent mikken. Kortom, thuiswerken is een blijvertje. Gemiddeld verwacht de helft van de mensen dat ze blijven thuiswerken.

Dit heeft ook impact op de inrichting van kantoren. Het wordt veel meer een hybride werkomgeving, met minder werkplekken en meer vergaderruimte waar men deels fysiek, deels virtueel bij elkaar komt. Verheijen hierover: “Een van de respondenten omschreef het treffend: het kantoor wordt meer een ontmoetingsplek dan een werkplek.”

Grote verschillen tussen verticals zijn nog niet goed zichtbaar. Maar in lijn met uitkomsten uit eerdere jaren blijken overheids- en onderwijsinstellingen meer ingericht te zijn op thuiswerken en kunnen dit ook beter invullen. Logischerwijs is het bij bouw, transport en industrie minder mogelijk om thuis te werken, dus is er hier ook minder aandacht voor als het om de back-office gaat.

Technologie klaar, organisaties niet

De technologie voor thuiswerken is er wel, maar veel organisaties waren er nog niet klaar voor. VoIP- en cloudtechnologie, voldoende internetcapaciteit en laptops, daar moesten veel bedrijven aan het begin van de coronapandemie snel slagen in maken. Voorheen werkte de meeste werknemers op kantoor. De techniek was er dan al wel veelal, maar in onvoldoende mate en soms – zoals bij VoIP-verbindingen – nog helemaal niet.

Ook nu veel organisaties dit element redelijk voor elkaar hebben, blijven er genoeg uitdagingen over voor IT-beslissers en directies rond de digitale werkplek. Security is zeker nummer 1, ziet Verheijen. “Mensen hebben steeds meer moeite om te bepalen of een e-mail echt is. Bij thuiswerken wordt dat risico nog groter. Dit is dan ook een belangrijk speerpunt voor organisaties, zodat bedrijven geen data kwijtraken of het netwerk gegijzeld zien, doordat de thuiswerkplek een zwakke plek bleek te zijn op security-gebied. De impact hiervan wordt ook steeds groter naarmate steeds meer werknemers en werkprocessen digitaal ‘gaan’.

Naast security worden goede SLA’s steeds belangrijker. Je kunt wel een overeenkomst sluiten voor flexibele cloudgebaseerde werkplekcapaciteit, maar als er een storing is, een internetverbinding valt weg of je moet voor disaster recovery terugvallen op een back-up, dan moet dat ook goed geregeld zijn. Anders kun je nog niks.”

Belangrijke rol IT-dienstverleners

IT-dienstverleners kunnen een belangrijke rol spelen in het helpen van IT-beslissers. Met het aanrijken van advies en oplossingen, in het ontzorgen op gebieden zoals flexibiliteit, beheer en security. Deze trend wordt ondersteund door het toenemend aantal SaaS (software as a service) en andere as a service—diensten, evenals de groei van de beschikbare cloudcapaciteit (infrastructuur, computing). Ook bij cultuurverandering, cyber-bewustzijn en de adoptie van nieuwe technologie faciliteren, is een rol voor IT-dienstverleners weggelegd.

Verheijen: “Zeker als het gaat om veiligheid is er steeds meer sprake van het gebruik van cyber-awareness trainingen. Maar ook in algemene zin hebben IT-dienstverleners wel de switch moeten maken van licenties leveren – kort door de bocht – naar bredere dienstverlening. Dus niet alleen een Office 365-licentie leveren en helpen bij de installatie, maar ook kijken naar hoe gebruikers te helpen bij optimaal en veilig gebruik ervan.”

De hele IT-markt heeft zich de afgelopen jaren meer als een partner van de eindklant neer moeten zetten dan als (door)leverancier van oplossingen, schetst Verheijen. Uit eerder onderzoek blijkt dat partijen die net dat stukje extra dienstverlening bieden, het winnen van de traditionele ‘dozen- of licentieschuiver. “Mensen kiezen ook steeds vaker voor een partij die hen ontzorgt, komt uit het digital workplace-onderzoek naar voren. Zeker nu het allemaal snel en op grote schaal moest, wil een organisatie gewoon snel weer aan de slag.”

Gebrek aan thuiswerkvergoeding

Wat Verheijen verder nog een opvallende conclusie uit het onderzoek vindt, is dat minder dan de helft van de bedrijven een thuiswerkvergoeding geeft. Reiskostenvergoedingen bij de vleet, maar nog niet voor het vergoeden van bijvoorbeeld stroomgebruik thuis, de eigen laptop, een goede bureaustoel of fysieke werkplek.

“Bedrijven lijken daar nog niet goed op ingericht. We vragen elk jaar of respondenten het logisch vinden op vergoedingen voor thuiswerken en mobiliteit te koppelen, zodat gevarieerd kan worden al naar gelang je meer op kantoor of thuis werkt. We hadden verwacht dat de meer vooruitstrevende bedrijven inmiddels navolging hadden gekregen, maar hier zie je in de afgelopen vier jaar weinig verandering. Veel bedrijven willen wel hybride werken, minder autokilometers, maar oud gedrag is hardnekkig.”

IT-dienstverleners hoeven geen leverancier van bijvoorbeeld ergonomische werkplekken te worden, benadrukt Verheijen tot slot. Maar door hun ervaringen bij veel klanten kunnen ze bedrijven hierbij wel van advies dienen, of helpen bij een cultuurverandering. Bij de werkgever, maar zeker ook bij de werknemers.

Auteur: Martijn Kregting

Terug naar nieuws overzicht
Digital Workplace