Yanmar optimaliseert klantervaring met SAP S/4HANA Cloud

Yanmar Marine International uit Almere wil de beste motorleverancier zijn, in alle facetten. Daar hoort ook een betrouwbare en voorspelbare levering bij. Voor operational excellence implementeerde Yanmar samen met SAP-partner Quinso SAP S/4HANA Cloud.

Het Japanse Yanmar levert al ruim een eeuw kleine en grote motoren, onder andere voor landbouwmachines, energiesystemen en industriële apparatuur. Binnen dit wereldwijde concern legt Yanmar Marine International zich toe op de productie van motoren voor de pleziervaart en de commerciële vaart, bijvoorbeeld voor reddings-, patrouille- of taxiboten. Het wereldwijde hoofdkantoor van dit bedrijfsonderdeel staat sinds 1988 in Almere.

In 2015 lanceerde Yanmar Marine International een nieuwe strategie voor de middellange termijn met duidelijke ambities en plannen. Deze strategie wordt onder andere gekenmerkt door een directere samenwerking met de markt en een betere klantenservice door een kortere distributiestroom. “Alles staat in het teken van een optimale klantervaring”, zegt Floris Lettinga, directeur Sales en Marketing bij Yanmar Marine International.

Premium merkbeleving

Voor een ‘premium merkbeleving’ zijn in de visie van Yanmar de beste mensen, de beste producten en de beste bedrijfsprocessen nodig. “De beste producten hadden we al”, merkt Lettinga op. Het aantal mensen is de afgelopen jaren sterk uitgebreid. “Maar een klant verwacht bijvoorbeeld ook een optimale ondersteuning en een leverbetrouwbaarheid, zodat een motor op exact het juiste moment klaarstaat met de configuratie die de klant verwacht.”

“Operational excellence werd met twee ERP-systemen, een grote flexibiliteit en kennis in hoofden echter een steeds grotere uitdaging”, vervolgt Lettinga. “Zeker nu we met veel meer mensen zijn, en veel meer producten in het assortiment hebben die ook nog eens kunnen worden gecombineerd. We hadden een nieuwe en gebruiksvriendelijke tool nodig om die complexiteit te managen. Sales moet via een app op de iPad alle gemaakte afspraken, configuraties en statussen kunnen inzien, en direct kunnen communiceren met de klant.”

ERP in de public cloud

Voor de directeur Sales en Marketing stond vast dat die nieuwe tool volledig cloud gebaseerd moest zijn. “Wij willen ons niet bezighouden met dingen die afleiden zoals IT en cybersecurity, soft- en hardware support, VPN’s, back-ups of on-premises servers. We willen toekomstbestendig zijn en de beste tools tot onze beschikking hebben. Cloud ERP stelt ons in de gelegenheid om te focussen op onze kernactiviteiten: het bouwen van motoren en ervoor zorgen dat de klant een mooie en onbezorgde dag op het water heeft.”

De nieuwe ERP-oplossing moest niet alleen volledig cloud gebaseerd zijn, maar ook worden geleverd door een vooraanstaande leverancier en passen binnen het budget van Yanmar Marine International. Tijdens de Request For Quotation (RFQ)-fase viel SAP-partner Quinso al snel op met een demo van SAP S/4HANA Cloud. “Quinso pushte niet het product, maar was bereid om echt goed te kijken naar onze behoeften en welke oplossing daar het beste bij past. Zij stelden ons meer vragen dan wij hen”, aldus Lettinga.

Fit to the standard

Yanmar en Quinso implementeerden SAP S/4HANA Cloud in nog geen twaalf (corona-)maanden tijd. Al spreekt Marc van der Zon, directeur Sales en Marketing bij Quinso, liever over het ‘activeren van processen’. “Het systeem ‘staat’ op het moment dat de toegang is geregeld. Volgens de Quinso Cloud Implementation-methode gaan we vervolgens in een educatieve rol samen met de klant door het systeem en stemmen we de processen af op de best business practices. Daarbij zoeken we altijd naar de beste oplossing.”

“De stap van on-premises naar de cloud is zoveel groter dan vaak wordt gedacht”, vervolgt Lettinga. “Je neemt afscheid van alles wat je hebt en weet en conformeert je aan de standaard zoals die door de cloudoplossing wordt geboden. Quinso heeft ons geleerd hoe we onze processen moeten uitvoeren, zodat we het meeste uit SAP halen. SAP is een krachtige tool, als je weet waar je mee bezig bent.”

Feest begint nu pas

Yanmar Marine International nam SAP S/4HANA Cloud in het voorjaar van 2021 in gebruik. De eerste ervaringen met de nieuwe oplossing zijn positief. Het bedrijf heeft de stap gezet van orderverwerking naar supply chain planning, en kan de levering van componenten nu beter plannen. Ook heeft het nu meer inzicht in de status van open orders. “Maar het feest begint eigenlijk nu pas”, merkt Van der Zon op.

“Door het systeem te laden met werkelijke data, krijgen we meer inzicht in bijvoorbeeld de productieplanning, betalingsgedrag en de werkdruk. We kunnen dan gaan sturen op basis van data die we voorheen niet hadden”, legt Lettinga uit. “Ook denken we na over een webportal zodat klanten online kunnen bestellen, en over uitbreiding van het systeem naar andere kantoren. We hebben best nog wel wat te wensen.”