Optimaliseren en beheren van software en cloud begint met inzicht
Meerdere keren per week spreken wij organisaties over hun uitdagingen op het gebied van licentie- contract- en cloudbeheer. In de meeste gevallen met inkoop-, IT en contractmanagers. Al bij aanvang van elke meeting blijkt dat veel organisaties met dezelfde uitdagingen worstelen:
1) Over welke contracten, licenties en abonnementen beschikken wij?
2) Maken we hier optimaal gebruik van?
3) Hoe voorkomen we verrassingen?
Daarom begint Sven Lap (foto), PyraCloud Engagement Lead bij SoftwareOne, elke meeting met een korte toelichting aan de hand van onderstaand model, hoe het PyraCloud platform bij deze vragen kan helpen als single pane of glass. De gedachte hierbij is dat elke organisatie, groot en klein, eerst goed inzicht dient te hebben, voordat kan worden overgegaan tot optimaliseren en beheren.
Entitlements – Waar heb je recht op?
PyraCloud bestaat inmiddels al ruim tien jaar en begon als online platform om eenvoudig inzicht te krijgen in Microsoft-contracten en - licenties die waren aangeschaft via SoftwareONE. Inmiddels heeft PyraCloud zich ontwikkeld tot een uitgebreide portal waarin software is aan te schaffen van ruim 10.000 publishers.
Sven: “Niet anders dan dat je gewend bent als consument, willen wij dat het snel, eenvoudig en veilig is om software te kopen. Uiteindelijk zorgt de aankoop van software ervoor dat een organisatie in haar recht staat (entitled is) om deze software te installeren. En bijbehorende informatie zoals looptijd, productinformatie en licentiesleutels zijn allemaal inzichtelijk. Daardoor is het onmogelijk een aankomende verlenging over het hoofd te zien, waardoor tijdig een weloverwogen keuze kan worden gemaakt. Wij noemen dit onderdeel van onze dienstverlening ook wel Digital Supply Chain”.
Inventory – Wat is er geïnstalleerd?
Veel, maar lang niet alle organisaties hebben Software Asset Management tooling in gebruik om na te gaan welke software op welke (virtual) devices staat geïnstalleerd. Ervan uitgaande dat er SAM-tooling in gebruik is, wordt het dankzij de entitlement/contractdatabase uit PyraCloud eenvoudig mogelijk om de rechtmatigheid (compliancy) te verifiëren. Organisatie A heeft bijvoorbeeld recht om 200 keer Software A te installeren, maar heeft er volgens de SAM-tooling slechts 190 geïnstalleerd of misschien juist 210. In beide gevallen niet ideaal. Ontbreekt de SAM-tooling, dan kunnen wij organisaties via onze Software Lifecycle Management dienstverlening eveneens daarin voorzien.
Consumption – Wat wordt er gebruikt?
“Van incompliancy (te weinig licenties) is in de cloud eigenlijk geen sprake meer, maar overcompliancy (teveel licenties) daarentegen... Teveel of te uitgebreide subscriptions, te zwaar uitgevoerde servers, gebrek aan reserved instances, relatief dure SSD’s i.p.v. HDD’s en ga zo maar door. En net als bij de ‘legacy’ software, begint het hier met inzicht voordat je verder kunt. Dankzij de integratie met AWS, Azure en Office 365 wordt het mogelijk het gebruik van een multi-cloudomgeving eenvoudig inzichtelijk te maken. En met dit inzicht kunnen de eindgebruikers worden geïnformeerd zodat gezamenlijk onderzocht kan worden waar optimalisatieslagen mogelijk zijn. Hierin ondersteunen wij wereldwijd organisaties bij via onze xSimple diensten”, legt Sven uit.
Single Pane of Glass
Op deze manier hebben wij een Single Pane of Glass gecreëerd die eenvoudig toegankelijk is via de browser. Die waarde biedt aan diverse afdelingen en functies in een organisatie, van CxO’s, IT (Management) tot aan Procurementafdelingen. Zodat vanuit realtime inzicht de juiste optimalisatiestrategie kan worden bepaald.
In volgende blogs besteedt Sven aandacht aan hoe het platform en de bijbehorende dienstverlening bijdragen aan financieel management volgens het FinOps-model.
Wat zeggen gebruikers van PyraCloud over het platform?
We laten graag gebruikers van het platform, zoals Marieke Bins en Frank Smit van Tata Steel, vertellen over hun ervaring:
"Zowel de orderdesk als IT procurement van Tata Steel maken gebruik van de mogelijkheden van PyraCloud. Het ordergedeelte in PyraCloud is duidelijk en we kunnen daarom de benodigde informatie snel vinden. Dat geldt ook voor de offertes die wij via dit systeem opvragen. Voor ons is het ook prettig dat we direct kunnen zien over hoeveel licenties wij van een bepaald product kunnen beschikken. Verder is de rapportagefunctie erg handig. We gebruiken dit om een overzicht te maken van licenties die aflopen. We ontdekken steeds meer nuttige functies in PyraCloud, die het werk voor ons gemakkelijker maken."
Heb je vragen of wil je advies?
Heb je vragen over het verkrijgen van inzicht in je softwareportefeuille, stuur dan gerust een e-mailbericht naar Sven Lap of neem direct contact met hem op.
Sven Lap
PyraCloud Engagement Lead
06 8367 5933
