Gemeente Almere wiste volledige mailboxen van wethouders en managers

Bij de gemeente Almere zijn volledig mailboxen van wethouders en managers gemist. Belangrijke informatie - bijvoorbeeld over toezeggingen en afspraken van wethouders - is hierdoor niet langer beschikbaar.

Dit meldt Omroep Flevoland, die een Wet openbaarheid van bestuur verzoek (WOB-verzoek) indiende. In principe moet al het e-mailverkeer van ambtenaren bewaard, waarbij het bewaartermijn bij de belangrijkste documenten tien jaar bedraagt. Dit maakt het onder meer mogelijk de gemeente achteraf te controleren en na te gaan waarom tot een bepaald beleid is gekomen.

Kosten

De reden voor het verwijderen van de mailboxen is vermoedelijk de kosten die archivering met zich meebrengt. "Nee, vanuit Fujitsu archiveren wij geen mailbox data, dit is een besluit uit het verleden waarbij er gekozen is om niet te archiveren. Er zijn namelijk kosten aan verbonden", schrijft ICT-leverancier Fujitsu in een mailuitwisseling met de gemeente Almere. Deze is in handen van Omroep Flevoland.

De problemen met archivering bij de gemeente Almere zijn niet nieuw. Zo is de gemeente een jaar geleden door de provincie Flevoland - die als toezichthouder optreedt - op het matje geroepen. Toen werd een verbeterplan gemaakt dat 1,3 miljoen euro kost.

Verouderde Windows-versie

Het WOB-verzoek van Omroep Flevoland had betrekking op problemen binnen de gemeente bij de overgang van Windows 7 naar een nieuwere versie van Windows. Ondanks dat Microsoft in 2020 ook stopte met de verlengde security-updates, bleek de gemeente begin 2020 nog op 150 computers het verouderde besturingssystemen te gebruiken.