Wilco Westerman - Vivium: IT is volledig verweven met het verlenen van Zorg

Waar IT ooit een van de ondersteunende diensten was in de zorg, is het nu een cruciale, strategische pijler onder de activiteiten van zorgverleners. Dat is ook het geval bij Vivium, waar Wilco Westerman verantwoordelijk is voor de outsourcing. SLTN speelt zowel aan de voorkant als de achterkant een centrale rol in deze strategie. Dankzij de Ideale Werkplek kunnen medewerkers ook nu volop doorwerken.

Vivium is een zorginstelling in de regio Het Gooi die ouderenzorg aanbiedt met vijftien grotere ’locaties en in vijftien wijkkantoren. Dat gebeurt in drie vormen. De eerste is revalidatiezorg, gevestigd in Naarden. De tweede is wonen met dementie. En de derde is wijkverpleging. Dat alles doet Vivium met 3.000 medewerkers voor ruim 2.500 cliënten.

Zelf is Wilco Westerman werkzaam bij Vivium vanaf 2017 als Service Delivery Manager. “Ik ben eindverantwoordelijk voor de IT-dienstverlening, en daarmee ook het management van onze leveranciers. Dat is belangrijk, omdat we werken met een outsourcingsmodel voor alle dienstverlening.”

Digitalisering

SLTN speelt in die strategie een belangrijke rol. “SLTN verzorgt voor ons zowel het werkplekbeheer als de back-end, dus beheer van het serverpark”, zegt Westerman “Daarnaast speelt SLTN een rol bij de 24x7-integratie. Als er ’s avonds IT-storingen zijn neemt SLTN de telefoon op.”

Digitalisering is voor Vivium een cruciaal element, benadrukt Westerman. “Waar we dat in het verleden al zagen bij banken en verzekeraars en de zorg IT zag als een ondersteunende dienst die vergelijkbaar was als de facilitaire dienst en bedrijfsadministratie, is dat nu volledig veranderd. IT is volledig verweven met de zorgverlening”

Helpen

“Ouderenzorg gaat er in feite om dat medewerkers persoonlijk bij iemand komen om te helpen bij dagelijkse handelingen, of iemand te verplegen als dat nodig is. IT is daar nu inherent aan verbonden. Medewerkers werken met een Elektronisch Cliënten Dossier dat 24x7 beschikbaar moet zijn. Wij hebben allerlei domotica waar we gebruik van maken, van verpleegomroepsysteem tot bed sensoren. Daarnaast zijn wij sterk afhankelijk van mobiele devices.”

De tijd van papieren dossiers is definitief voorbij. “. De aard van de zorg is intensiever geworden. Tegelijkertijd zijn er financiële verplichtingen waar de zorg mee te maken heeft zowel vanuit verzekeraars als vanuit de overheden. Dit betekent dat wij een goed sluitende administratie moeten hebben. En dat kan alleen maar als die goed geautomatiseerd is.”

Vernieuwen

Vivium wilde het lokale serverpark uitbesteden en de werkplek vernieuwen. Inclusief het concept van de on-line werkplek, dus niet meer old school een desktop met applicaties, maar een portal waarop de applicaties beschikbaar zijn. Voor de shortlist hebben we bedrijven gekozen die dit snel en goed konden realiseren, dus zowel het leveren van flexibele capaciteit vanuit een private Cloud als het neerzetten van de nieuwe werkplek. Daarnaast wilden we een Microsoft licentiemodel om online te kunnen werken.”

Uiteindelijk is hier na een korte selectieronde SLTN uitgekomen. Onderdeel van dat traject was een proof of concept van de Ideale Werkplek, waar gebruikers, van administratie tot wijkverplegers, zelf naar hebben gekeken. Ze hebben het beoordeeld op zaken als look and feel, snelheid, hoe gebruiksvriendelijk is het? Dat hebben we zwaar laten meewegen in het eindoordeel.”

Adoptie

Een belangrijk onderdeel van de implementatieaanpak is de adoptie van de nieuwe oplossing door medewerkers adoptie en implementatie. Dus hoe zorg je ervoor dat de implementatie van de werkplek een succes wordt? Hoe zorg je dat medewerkers snel ermee aan de slag gaan en goed worden begeleid? SLTN had hier een idee voor, in samenwerking met het bedrijf Creq“

Dat concept bestaat uit zogenoemde floor walkers tijdens de eerste periode van de livegang, die zich in herkenbare kleding door de locatie lopen. Zij hebben mensen geholpen met vragen. De positieve effecten hiervan zijn tweeledig. Niet alleen hielpen zij de gebruikers, maar zij haalden ook de eerste ervaringen op met het systeem, zowel positief als negatief. Daarmee konden wij weer verbeteringen doorvoeren om de schoonheidsfoutjes eruit te halen.”

Communicatie

“Want we hadden wel een intensief testtraject gehad, maar daarmee haal je nooit alles eruit. Daarnaast hebben we ook ambassadeurs ingezet, mensen uit de eigen organisatie die hun collega’s hielpen. Uiteindelijk hebben we die floor walkers ongeveer vier weken nodig gehad. Daarnaast hebben we veel aandacht besteed aan andere vormen van communicatie, zoals nieuwsbrieven.

Gebruikerservaring

Vivium is nu ruim twee jaar in productie met de nieuwe werkplek. “Mensen vinden het heel prettig om te werken met het startportaal, waar ze toegang hebben tot de applicaties in Office 365. En de mensen die de Ideale Werkplek mobiel gebruiken zijn er ook tevreden over. In eerste instantie hadden de mensen wat moeite om hun weg te vinden in een online werkomgeving, blijkt dat het in de huidige situatie erg goed te werken., Je hebt namelijk altijd dezelfde gebruikerservaring.”

Vivium werkt met persona’s. Op basis van de rol in de organisatie wordt een werkplek aangeboden. “Dat vinden mensen heel prettig, want hiermee hebben ze nu veel meer een op de eigen situatie toegesneden werkplek.

Businesspartner

“We hebben een kleine IT-organisatie. Een belangrijk voordeel van de samenwerking met SLTN is dat zij actuele kennis hebben over zaken die wij niet kunnen bijhouden. Het is belangrijk dat we aan onze businesspartner vragen kunnen stellen, en dat zij ons scherp houden. De kennis die zij inbrengen hebben we nodig.”

“De samenwerking ontzorgt ons op het dagelijks gebruik, en ten opzichte van onze oude werkwijze is het allemaal veel veiliger geworden. We hoeven ons geen zorgen te maken over de werkplek of het serverpark dankzij het 24 uurs-contract. Tegelijkertijd hebben we ook een goed contact met de leveranciers waar SLTN mee werkt, zoals Microsoft.”

Innovatie

In de toekomst wil Vivium verder bouwen op deze oplossing. “We zijn nu sterk operationeel bezig, terwijl we ook verder willen innoveren. Dus niet nu praten over versie 2 van de werkplek, maar nu al nadenken over hoe versie 3 en 4 eruitzien. Wat speelt er in de markt hoe kunnen we die trends herkennen, en wat betekenen die voor ons?”