Fujitsu adviseert meer over moderne werkplek

Leon Aarts, Fujitsu

Fujitsu adviseert meer over moderne werkplek

03-12-2020 | door: Teus Molenaar

Fujitsu adviseert meer over moderne werkplek

Advies over de digitale werkplek tijdens én na de pandemie: Fujitsu weet van de hoed en de rand. Het Japanse ICT-bedrijf geeft zelf een voorbeeld en verlaat het kantoor in Maarssen om een ‘ontmoetingsfaciliteit’ te betrekken in De Meern. “Het gaat om optimaal samenwerken én een gezonde werk-privébalans”, meent Leon Aarts, Head of Micro Enterprise Microsoft bij Fujitsu Nederland.

Aarts vertelt dat Fujitsu, vermaard leverancier van hardware en outsourcingdiensten, meer wil gaan betekenen op het vlak van consultancy. “Wij hebben wereldwijd in de loop der jaren zo veel kennis en kunde vergaard. Die willen we inzetten voor onze klanten door zinvolle adviezen en ontwerpen te leveren. Daartoe hebben we micro-enterprises ingericht. Ik sta aan het hoofd van de groep consultants die zich richt op de digitale werkplek, met de focus op Microsoft 365; zeg maar: alle samenwerkingstools die Microsoft te bieden heeft. Met Teams voorop natuurlijk.”

Hij is ervan overtuigd dat medewerkers veel meer thuisblijven werken, ook als de pandemie overwonnen is. De adviezen reiken dan ook verder dan het huidige tijdsgewricht.

Balans
Nu als gevolg van Covid-19 veel meer mensen met een ‘kantoorbaan’ thuiswerken, is volgens Aarts het risico levensgroot dat de werk-privébalans verstoord raakt. “Hoe zorg je ervoor dat mensen niet voortdurend aan het werk zijn, toch nog even die mail beantwoorden of een bericht opstellen? Met andere woorden, hoe kun je mensen beschermen tegen te veel werken?”

Het probleem is dat medewerkers wegens gebrek aan fysieke aanwezigheid elkaar niet kunnen bijsturen. “Het is daarom belangrijk een communicatieplan op te stellen, zodat mensen zich bewust worden van de nieuwe situatie. Meld de do’s en dont’s van deze tijd. Het moet niet gebruikelijk zijn dat mensen altijd maar online zijn; dat breekt op den duur op, tot aan een burn-out toe.”

Hij geeft aan dat we in een bijzondere tijd leven, waarbij meerdere generaties met verschillende voorkeuren voor communicatiemiddelen in teams met elkaar samenwerken. “Het gevolg is dat je niet een standaard advies kunt geven. De manier van (samen)werken bepaalt hoe digitaal vaardig de teams binnen een organisatie zijn.”

Teams temmen
Aarts ziet een verschil tussen de eerste maanden van de coronacrisis en nu. “In het begin was er een sfeer van samen de schouders eronder zetten, van: we gaan er met z’n allen een succes van maken. Nu zien we dat het geen tijdelijke manier van werken is, dat het virus ons nog veel langer gijzelt. De psychische druk neemt toe. Het is belangrijk dat managers bij online meetings medewerkers aansporen om even naar buiten te gaan, een wandeling te maken, ontspanning te zoeken.”

Hij formuleert het als volgt: “Het gaat erom Microsoft Teams te temmen. Zorg ervoor dat jij Teams de baas bent en niet andersom.” Zo geeft Aarts aan dat nog veel gebruikers onvoldoende gebruik maken van simpele instellingen om bijvoorbeeld notificaties te onderdrukken of persoonlijke voorkeuren aan te geven. Ook het bewuster inplannen van de duur van afspraken en minimaal een periode van 5 minuten tussen afspraken te hanteren, geeft intensieve gebruikers van een digitale werkplek de ademruimte om frisser door de werkdag te komen.

Managers worden geacht een groepsgevoel te creëren, ook al werken de meesten vanuit huis. “Het is interessant om te zien hoe je in deze omstandigheden professionals kunt aansturen. Probeer in elk geval de koffiemachine digitaal te imiteren. Creëer een moment van online samenzijn gedurende de week. Een uur waarop wie dat wil kan aanhaken. En dan wordt er niet gepraat over werk, maar over de dingen van alledag, de zaken waar je voorheen bij het koffieapparaat over sprak. En natuurlijk zal iemand vragen hoe het met een bepaalde klant gaat; dat gebeurde in real-life ook, maar verwijs dat door naar een zakelijke meeting. Ik doe dat ook met mijn team en ik merk dat het aanslaat. Het is vrijblijvend, maar de meesten komen toch wel even een praatje maken.”

Eén bedrijf
Het is goed om één keer per week een digitaal kopje koffie te drinken met het eigen team, maar Aarts benadrukt dat zoiets ook op bedrijfsniveau moet gebeuren. “Dus ook ontmoetingen met collega’s van de boekhouding, personeelszaken, sales, pre-sales, noem maar op. Probeer uit je eigen kringetje te komen. Tenslotte werkt iedereen bij één bedrijf, bij dezelfde organisatie. Je komt elkaar niet meer toevallig op kantoor tegen, dus moet je dat nu organiseren.”

Jonge, onervaren medewerkers hebben het gevoel dat ze, nu ze van huis uit werken, verdwaald raken en kansen missen om te leren. “Daar moet je oog voor hebben. Zorg er bij projecten voor dat je jonge collega’s koppelt aan oudere, ervaren medewerkers, zodat ze van elkaar kunnen leren.”

Het kantoor in Maarssen voldoet niet meer aan de nieuwe eisen die Fujitsu stelt en dus is het besluit genomen om naar een nieuw pand te verhuizen. “Het nieuwe kantoor zal veel meer een ontmoetingsplaats zijn. Een plek waar je op bepaalde momenten met elkaar afspreekt om ideeën uit te wisselen en tot co-creatie te komen. Het ‘individuele werk’ zal in de toekomst na Corona ook vanuit huis worden uitgevoerd.” Er is een nieuwe vestiging gevonden in De Meern. De verhuizing zal in de loop van de eerste helft 2021 vormgegeven worden. “We zijn nog bezig met de inrichting van het nieuwe kantoor, maar de inhoudelijke contouren hebben we al.”

Verandering in samenwerken
Aarts praat over de verandering in de organisatie van het werk, het gewenste gedrag van medewerkers, de sociale en psychische aspecten van het werk op afstand. Maar er zit ook een IT-technische kant aan deze ontwikkeling. Welke tooling kun je inzetten om het nieuwe samenwerken te ondersteunen?

“Dat verschilt per organisatie. Het valt op dat er bij gemeenten minder moderne middelen worden gebruikt dan in het bedrijfsleven; er is sprake van een achterstand. Ik heb waardering voor de snelheid waarmee ze de inhaalslag weten uit te voeren. Wat dat betreft, is de cloud echt een uitkomst. Daar kun je snel en kostenefficiënt nieuwe zaken uitproberen en opschalen als het succesvol is. Organisaties begeleiden in deze verandering naar het nieuwe samenwerken en het blijvend adopteren van de digitale werkplek is ons vakgebied.”

En de security? “Dat begint bij bewustwording. Door het thuiswerken zijn medewerkers vatbaarder voor zaken als phishing. Security awareness is daarom nu extra belangrijk. Daarnaast vereist het werken in de cloud ook dat goed gekeken wordt naar waar je data blijft en hoe de governance hiervan is ingericht. Wij kijken samen met onze klant welke eventuele extra beveiligingsmaatregelen en -tooling nodig zijn om het juiste niveau van beveiliging in de nieuwe manier van thuiswerken te waarborgen. We zitten in een periode van grote veranderingen in de manier van werken en dat zal voorlopig nog wel zo blijven. Daarom moeten organisaties blijven nadenken over de inzet van medewerkers op sociaal/psychisch vlak en welke tooling daarbij hoort. Dat verschilt per bedrijf.”

Door: Teus Molenaar

Terug naar nieuws overzicht
Digital Workplace