Gartner: Tien regels voor het reduceren van IT-budgetten

Naar verwachting lopen IT-uitgaven in alle categorieën en regio's in 2020 terug. Gartner zet een tiental regels op een rijtje die CIO's kunnen volgen bij het snijden in hun IT-budgetten.

"Moeilijke tijden vragen om moeilijke besluiten", zegt Chris Ganly, senior onderzoeksdirecteur bij Gartner. "Maar zelfs in organisaties die vechten om te overleven moeten CIO's kostenreducties op de minst schadelijke manier benaderen met het oog op gezondheid van de business op de middellange en lange termijn."

Gartner adviseert CIO's daarom de volgende tien regels te volgen indien zij budgetten laten krimpen.

1. Richt u op directe impact: Schrap, reduceer of stel uitgaven uit die binnen één, zes of zelfs negen maanden impact hebben op het budget. Vermijd echter uitgaven die pas over enkele jaren volgen. Denk hierbij aan terugkerende betalingen, bijvoorbeeld via pay-as-you-go modellen. Geef deze voorrang over jaarlijks uitgaven.

2. Reduceer, maar bevries niet: Richt u op kosten die daadwerkelijk gereduceerd of geschrapt kunnen worden, maar niet slechts tijdig worden bevroren en later alsnog impact hebben op het budget.

3. Cash is king: Richt u op uitgaven die een echte cash impact hebben op de omzetcijfers, in plaats van niet-cash uitgaven zoals afschrijvingen.

4. Richt u op uitgaven die nog op de planning staan: Tenzij betalingen (of verplichtingen) teruggedraaid kunnen worden of aanbetalingen kunnen worden teruggevraagd, hebben uitgaven die nog op de planning staan de grootste impact. Onderzoek contracten waarover u nog onderhandelt en eventuele ontbindingsclausules.

5. Richt u op de OPEX en CAPEX: De operationele uitgaven (OPEX) zijn over het algemeen eenvoudiger terug te dringen. Het is echter ook mogelijk kapitale uitgaven (CAPEX) te reduceren. Gartner’s IT Key Metrics Data toont an dat 25% van het gemiddelde IT-budget is gereserveerd voor CAPEX. Zorg daarom dat u alle IT-uitgaven overweegt om snel kosten te reduceren.

6. Neem maatregelen in één keer: Veel organisaties snijden de eerste keer niet diep genoeg in de kosten, wat vaak betekent dat zij later nogmaals besparingen moeten doorvoeren. Onder meer bij het laten krimpen van het personeelsbestand kan dit problematisch zijn.

7. Overweeg verzonken kosten: Als het om geld besparen gaat, worden verzonken kosten vaak als irrelevant gezien. Hiermee wordt bedoeld dat toekomstige uitgaven zouden moeten worden overwogen zonder te kijken naar eerdere uitgaven of verzonken kosten. Om tot een snelle kostenbesparing te komen klopt dit, maar het is het waard ook te bekijken of de gerealiseerde besparing opweegt tegen de eventuele winst die voortzetting van de kosten oplevert.

8. Discretionaire kosten en vaste kosten: Discretionaire kosten zoals nieuwe projecten, extra functionaliteiten of diensten worden vaak gezien als de makkelijkste plek om besparingen te realiseren. Ook vaste kosten om de business operationeel te houden zoals de IT-infrastructuur kunnen worden teruggedrongen door het gebruik of serviceniveau terug te dringen.

9. Richt u op variabele en vaste kosten: Vaste kosten zijn kosten die altijd gelijk zijn, ongeacht gebruik. Denk hierbij aan de huur van een kantoorpand, abonnementen en personeelskosten. Richt u wat betreft vaste kosten op het schrappen van kosten. Variabele kosten veranderen juist afhankelijk van activiteit of volume. Denk hierbij aan telecomkosten, onderaannemers en verbruiksartikelen. Richt u wat betreft variabele kosten op zowel het terugdringen als schrappen van kosten.

10. Inspecteer kostenposten: Werk samen met financiële partners om een goed zicht te krijgen op uw uitgaven, zoals kostenposten, overlopende posten en vooruitbetalingen. Gebruik dit inzicht om specifieke kostenreducties met een directe impact te identificeren.