Succesvolle digitale transformatie begint steeds vaker in de backoffice
Hoe houd je als snelgroeiend bedrijf de wendbaarheid en slagkracht uit de beginfase van de onderneming vast? Hoe blijf je ondanks groei flexibel genoeg om direct te kunnen inspelen op snel veranderende marktomstandigheden en nieuwe regelgeving? Een goed ontworpen en toekomstbestendige digitale backbone vormt hierin een cruciale factor. Succesvolle digitale transformatie begint daarom steeds vaker in de backoffice.
Bij een kleine onderneming volstaat meestal een vorm van ‘management by walking around’ om overzicht en inzicht te behouden in de feiten en cijfers. De lijntjes met HRM en de business zijn kort, de processen zijn overzichtelijk en de belangrijkste stuurinformatie is direct op de werkvloer beschikbaar. Dat verandert als de organisatie groeit. Met meer vestigingen, grotere afzetmarkten en complexere regelgeving vertroebelt langzaam het zicht op de actuele stand van zaken. Data is verspreid over verschillende systemen, er gaat veel handwerk zitten in invoer, verwerking en analyse van gegevens en er zijn op verschillende niveaus aanvullende controlemechanismen noodzakelijk. De eens zo dynamische organisatie ziet zich geconfronteerd met een flinke mate aan bureaucratie. Dat komt de snelheid van opereren en de organisatorische wendbaarheid niet bepaald ten goede.
Datamodel ‘koude koffie’
En Finance? Finance werkt traditioneel volgens het ‘koude koffie’ datamodel: de samenstelling van de boekhoudkundige cijfers klopt, maar de data komt veel te laat op tafel en is daardoor slechts beperkt van nut. Als de financiële rapportages vertellen wat er twee maanden geleden gebeurd is, vormen die maar een beperkte basis voor beslissingen en prognoses. Om goed te kunnen sturen is er in feite inzicht nodig in cijfers die de financiële rapportage over twee maanden gaan bepalen.
Het koude koffie-model is overigens een uitdrukking van Thijs Burgerhout, die met zijn bedrijf Engation uitzend- en detacheringsorganisatie Aethon ondersteunt in hun digitale transformatie. Aethon verbindt gedreven talenten en (young) professionals aan betekenisvol werk in de zorg, in de kinderopvang en het onderwijs, bij de overheid en bij woningcorporaties. Recent vertelde Thijs in een interessant webinar van de Digital Transformation Club van Vlerick Business School over de ontwikkeling die Aethon doormaakt als een van de snelstgroeiende ondernemingen in Nederland. Precies de conclusie dat de backoffice gehinderd werd door veelal handmatige processen, vertragingen, en slechts beperkte data in silo’s, was de aanleiding voor de organisatie om over te stappen naar een nieuw integraal digitaal landschap met de medewerker als centrale kern. Voor de backoffice betekende dat de keuze voor een pakket waarin ERP en HCM naadloos zijn versmolten en dat snelheid en wendbaarheid mogelijk maakt. Men koos na een uitgebreide oriëntatie en selectie voor Workday.
Finance als business caddy
“Finance moet als de caddy bij golf zijn die de gegevens verstrekt over afstand tot de green, windrichting, terreinomstandigheden, hordes onderweg en positie van de hole. De business slaat de bal, maar Finance zorgt voor de cruciale informatie en context”m aldus Thijs Burgerhout, Hij constateert dat traditioneel 70 procent van de tijd en focus van een backoffice organisatie gericht is op de verwerking van transacties. Hierdoor is er slechts beperkt ruimte voor een steeds belangrijkere en waarde toevoegende rol: het leveren van expertise en ondersteunen in de besluitvorming bij de business. “Wij wilden toe naar die nieuwe focus: door het transactionele werk vergaand te automatiseren ontstaat er bij Finance en HR ruimte voor deze nieuwe rol.”
Dit betekende naar één integraal systeem met gedigitaliseerde processen en een centrale bron van realtime data waar iedereen uit put. Doorbreek de silo’s, werk datagedreven en zet de medewerker in het middelpunt: dat waren de drie uitgangspunten bij de keuze voor het Workday platform. Verder was het van belang dat het systeem klaar is voor de toekomst, cloud based, uiteraard compliant met regelgeving, ingericht voor samenwerking en selfservice, en innovatief.
Innovatief partnership
De eerste fase van de digitale transformatie van Aethon is recent met succes afgerond en het fundament van het digitale platform staat. De eerste digitale silo’s zijn doorbroken en op veel plekken in de organisatie is de toegenomen efficiëntie goed voelbaar. De verdere uitrol van het platform staat voor 2020 gepland. Burgerhout: “Het scheelde ook enorm dat we de basis voor de digitale backbone afgerond hadden toen corona toesloeg. Nederland ging in een tijdsbestek van een uur de intelligente lockdown in. Dankzij ons digitale platform hadden wij onze business continuity binnen één minuut geregeld en hierdoor konden we ons volledig op de business blijven richten.”
De samenwerking met Workday is volgens Burgerhout een goed voorbeeld van een innovatief partnership: “Voor Aethon is het belangrijk dat het digitale platform voortdurend meegroeit en -ontwikkelt met de strategische doelen van het bedrijf. Daarbij is het essentieel dat je een partnership aangaat met een leverancier die continu wil blijven innoveren. Aethon is nu vijf maanden live en er zijn nu al nieuwe features in de meest recente release die ons ook weer op innovatief vlak verder gaan helpen.”
Digitale transformatie is noodzakelijk om in een dynamische markt relevant en succesvol te blijven. Een van de belangrijkste lessen is dat een organisatie toegaat naar een centrale en integrale aanpak. Data in silo’s, verspreid over verschillende systemen, leidt tot bureaucratie en vertraging. Ook compliance met bijvoorbeeld privacywetgeving als GDPR of de recente WAB-wetgeving wordt veel complexer als data versnipperd is. Die integrale aanpak geldt niet alleen voor het systeem waarnaar toegewerkt wordt, maar ook voor de projectaanpak. Burgerhout: “We hadden dit nooit alleen met IT gekund. Digitale transformatie is een gezamenlijke prioriteit van Finance, IT, HR en de business.”
