Datamanagement: goedkoop is duurkoop

Dit is weer een eerste blog na vele weken. Ik had een flinke griep die mij zeker een week in bed hield en zelfs antibiotica noodzakelijk maakte. Volgens de arts niets te maken met corona, gewoon een ‘ouderwetse’ griep die momenteel ook rondwaart. Gelijker tijd werd mijn business partner positief op corona getest en verdween met zijn vrouw in twee weken quarantaine met gelukkig milde verschijnselen. Last but not least kreeg mijn twee weken geleden geboren kleindochter in het ziekenhuis, enkele dagen na haar geboorte, samen met haar papa en mama ook corona. En toen was de ‘rollercoaster’ rond de familie Timmerman compleet. Gelukkig nu twee weken later is iedereen weer opgekrabbeld en zit ik nu weer achter mijn MacBook deze blog te schrijven: ik blog dus ik ben (weer)

Fysiek versus digitaal

Vanavond weer op pad voor een introductiecollege bij een training over BI en dashboarding. Helaas is de fysieke bijeenkomst afgelopen weken vervangen door de onpersoonlijke digitale variant, waarbij je als docent weliswaar alle gezichten keurig via Zoom op een groot scherm ziet, maar de echte persoonlijke interactie ontbreekt. Zoals iemand anders laatst zei: een persoonlijk college voor een zaal geeft je na afloop energie, een digitaal college maakt je moe. Helaas zijn dat ook de verhalen die we van veel studenten horen: de isolatie en digitale colleges zorgen voor een verkilling van de sfeer. De gezelligheid, de gemeenschappelijk en het elkaar enthousiasmeren om iets te leren, is afwezig. Na afloop ben je weer alleen met jezelf.

Corona is een naar en vervelend virus dat je gemeen kan treffen, zeker als je daar nog onderliggende kwalen bij hebt. Wens je niemand toe. Maar een berichtje dat je operatie als kankerpatiënt enkele weken naar achter is geschoven omdat de IC-capaciteit wordt voorbereid op nieuwe gevallen, gaat je ook niet in de koude kleren zitten. Hartoperaties die worden uitgesteld omdat er geen garantie op een IC-plek is. Als je de vergelijkende data opzoekt over beschikbare IC-bedden in andere landen dan valt de beperkte Nederlandse capaciteit op. Volgens een deskundige een logische consequentie door onze focus op de kwaliteit van leven in plaats van ‘in leven houden’.

Uitgangspunt versus te verzekeren risico

Je moet dat even twee keer lezen, maar het komt erop neer dat we leven niet eindeloos willen rekken en al snel kiezen voor palliatieve zorg, dus het verlichten van de pijn, op een andere locatie. De Nederlandse nuchterheid was de afgelopen tien jaar goed genoeg om met weinig IC-bedden én de daarbij behorende dure IC-specialisten een relatief goede en goedkope zorg mogelijk te maken. Met het gecalculeerde risico dat als de dijken écht breken, de capaciteit totaal onvoldoende zal zijn. Wellicht komt die ‘gecalculeerdheid’ voort uit onze ervaringen met watersnood en goede efficiënte dijken. We hebben onze dijkbescherming tot globaal de hoogste niveaus gebracht en leven tot wel zes meter onder zeeniveau. Als alles goed gaat niet alleen een zeer effectieve, maar ook een economisch zeer efficiënte methode. Maar als het een keer echt misgaat, hebben we een miljoenenramp die zijn weerga niet kent. In dat kader is er ook een dun lijntje.

Begin augustus bleek dat Duitsland, met de relatief grootste IC-capaciteit in Europa – de kosten voor het opvangen van de corona-patiënten uit Nederland niet in rekening zou brengen. Net zomin als de kosten van andere landen. Een nobel gebaar van Europese saamhorigheid die de andere wijze toont hoe Duitsland in de Europese Unie staat. Ook hier geldt: wat doe je met en voor elkaar en wat is ieders eigen verantwoordelijkheid? Wat betreft de IC-capaciteit zien we dat Nederland zich nooit op een ramp als deze heeft voorbereid maar ging voor een efficiënte aanpak die zonder rampscenario’s zeker jaren effectief is gebleken. Maar dat heeft zeker ook te maken met de ‘koopman’ in ons: kan het een onsje en liever een pondje minder? We hebben dat ook bij Defensie gezien; waarom zou je in tijden van vrede (te) veel geld uitgeven aan een leger? Tsja, gewoon omdat in geval van nood er geen tijd is dat nog even te realiseren. De balans van voorbereidheid en geaccepteerde kosten & investering.

Kost en baat

De corona-uitbraak zal voor vele jaren ervaringen opleveren om te zien wie het best was voorbereid en wie het best op het moment suprême reageerde. De combinatie van voorbereid zijn, operationele actiemogelijkheden voorhanden hebben en – last but not least – een goede intelligence over wat er nu wel en niet actueel gebeurt, is de uiteindelijke succesfactor. Over IC-bedden en onze operationele actiemogelijkheden kan ik nauwelijks oordelen, hoewel ik gevoelsmatig het idee heb dat dat dat beter kon. Maar over onze intelligence, onze beschikbare data, de interpretatie van die data en vooral de eenduidigheid van die data heb ik wel een mening. Vanuit mijn eigen dagelijkse datapraktijk – het vergaren van open data en die opwerken en congruent maken – weet ik dat onze openbare databronnen wat betreft kwaliteit en actualiteit, om het politiek te zeggen, nog wel een paar tandjes beter kunnen.

Onze overheid is operationeel gezien niet datacentrisch ingericht. Natuurlijk hebben we enkele goed ingerichte basisregisters waar we de relatief statische data over onze burgers, infrastructuur, vastgoed en andere zaken terdege hebben geregistreerd. Niets mis mee, deze open data van het bevoegd gezag die in principe voor elke burger beschikbaar moet zijn. Maar dan houdt het snel op. Het EU-project Inspire dwingt Nationale overheden steeds meer publieke operationele data openbaar aan te bieden. Maar dat kost geldt en inspanning. En onderhoud. Elke dataset geeft nieuwe lifecycle-kosten. Dus ook een politieke keuze tussen effectief en efficiënt. Voldoen aan de wet op de goedkoopst mogelijke manier? De koopman loopt ook actief rond in de wereld van open data; wat is verplicht en wat zijn dure extra’s.

Datamanagement: goedkoop is duurkoop

In de jaren dat ik verantwoordelijkheid en/of betrokkenheid had bij allerhande datamanagementprojecten en -activiteiten heb ik als belangrijkste ervaring meegekregen dat goedkoop uiteindelijk enorme duurkoop werd. De uitdaging van datamanagement is dat je een platform, een systeem of een methodiek realiseert om toekomstige behoeften te kunnen ondersteunen. En helaas is die toekomst, hoe goed ook te verkennen, nooit te voorspellen. Hoe schaalbaar moet de te beheren data zijn? Welke uitbreidbaarheid moet realiseerbaar zijn zonder de hele architectuur onderuit te schoffelen? Hoe lang dient te data te worden beheerd? Tien jaar, vijftig jaar, eeuwen of eigenlijk – voor zover te overzien – eeuwig? Ik reflecteer graag mijn favoriete poëzie versje:

Applicaties verwelken en processen vergaan,

maar onze data blijft altijd bestaan.

Data beschrijven, vastleggen en voor de toekomst beheren, is een vak. Zeker nu steeds meer data digitaal en daardoor vluchtiger wordt. We zien dat digitale data bij de overheid in veel gevallen al niet meer goed terugvindbaar is. Een dementerende overheid die soms niet meer weet wat zij niet meer weet. Onze overheid is operationeel niet datacentrisch ingericht en dus ook niet datagericht in zijn operaties. En leeft helaas te vaak deels in een vluchtige, vergankelijke datawereld. Veel operationele overheidsbesluiten worden niet meer (goed) gedocumenteerd en zijn (dus!) niet archiveerbaar. Een koopman die zijn eigen historie laat verdampen, heeft achteraf weinig verhaal te halen. De kost van goede en deugdelijke historie gaat vóór de baat uit, ook al weet je vooraf nooit precies wat allemaal échte en dus waardevolle historie wordt. Maar ook de wijsheid om achteraf je historie te blijven kennen, is een politieke keuze...

Door: Hans Timmerman (foto), directeur van Fortierra