Workiva: sneller zaken doen met cloud based solutions

De onomkeerbare verschuiving van oplossingen naar de cloud vinden plaats in een dynamisch landschap, waarin het steeds belangrijk wordt voor organisaties om zich snel aan te kunnen passen aan de snel veranderende situatie. Workiva speelt daar met zijn cloud based solutions op in, zodat CIO’s en CFO’s zich kunnen richten op het efficiënt inrichten van hun operaties.

Begin dit jaar werd ook voor Workiva de manier van werken plotseling anders. “We werden, net zoals alle andere bedrijven, verrast”, zegt Bart van Praag, general manager EMEA bij Workiva. “Aan de andere kant wisten we natuurlijk wel wat er speelde en dat de impact van Covid-19 groot zou kunnen zijn. Maar wat we toen nog niet wisten was dat het zo uitgebreid zou zijn en dat de gevolgen zo breed zouden zijn, in de hele wereld.”

Bij het aanpassen aan de nieuwe situatie had Workiva het geluk dat het bedrijf volledig cloud based is. “Wij zitten eigenlijk al met al onze businessprocessen in de cloud, dus het was voor ons heel makkelijk om op te schakelen van kantoorfuncties naar mensen die dezelfde werkzaamheden op afstand doen. Ze werken dus op dezelfde platforms, met dezelfde technologie en eigenlijk dezelfde functionele processen als vóór maart 2020. Dus in die zin is er weinig veranderd.”

“Waar we natuurlijk wel aan moeten wennen is dat je even niet meer met mensen fysiek in contact bent, maar dat je via Zoom, Teams of Google hangouts de gesprekken moet voeren. Dat is voor sommige mensen niet makkelijk omdat we sociale dieren zijn, mensen vinden het over het algemeen fijn om elkaar ook te zien. Kantoren hebben daarnaast ook een sociale functie. We zien wel dat het werk gewoon blijft doorgaan, we hebben zelfs een sterke groei doorgemaakt in Q2.

Klanten

De vraag die deze onafgebroken groei van Workiva drijft komt uit diverse bedrijfstakken. Een belangrijke reden waardoor met name vanuit de finance-functie wordt gekeken naar de oplossingen van Workiva is het verlangen naar snelle en concrete oplossingen voor compliancy-vraagstukken, om de handen vrij te hebben voor het nemen van maatregelen en de kostenefficiëntie te verbeteren.

Van Praag: “We zien deze trend bijvoorbeeld in de sector manufacturing vanuit de financiële functie, dus de CFO, controllers en finance directors. Die zijn zeker niet met de normale gang van zaken bezig, zij zijn bezig om hun hele manufacturing supply chain aan te passen om de kosten te reduceren. Zij willen zo min mogelijk tijd besteden aan compliance-vraagstukken. Daar willen ze goede oplossingen voor hebben.”

Cloud

“Tegelijkertijd willen ze zo snel mogelijk oplossingen die hen helpen om op afstand te kunnen werken, Dat zijn dus cloud based solutions, waardoor ze hun aandacht volledig kunnen richten op het zo efficiënt mogelijk maken van hun supply.”

Uitleggen dat cloud belangrijk is hoeft hij niet meer. Maar hij ziet wel een tweedeling in de manier waarop organisaties ermee omgaan. “Er is een duidelijke kloof aan het ontstaan tussen bedrijven die al op een cloud based manier werken, en degenen die dat nog niet doen. In praktijk is de vraag die we tegenkomen dan ook niet ‘waarom’, maar ‘hoe’, bijvoorbeeld wanneer bedrijven hun workload in de cloud willen opschalen. Het is een veranderingsproces en veranderingsprocessen kunnen lastig zijn. Dus dat wordt soms op de lange baan geschoven. Maar de urgentie is er, nut en noodzaak worden erkend. Onze serviceteams krijgen veel vragen over implementatieprocessen, van bedrijven die snel willen veranderen van het ene systeem naar het andere.”

Overleven

Compose the future, het thema dat Gartner dit jaar meegeeft aan de virtuele editie van ITSymposium, past volgens Van Praag goed in de trends die hij ziet in de markt: “De CFO stelt financiering beschikbaar om activiteiten te financieren waarmee het bedrijf zich meer agile, meer adaptive kan maken. En één ding is zeker: met de sterke groei van digitization, dus ook het inhaken op cloud based solutions, gaat over de hele linie de snelheid waarmee zaken wordt gedaan enorm omhoog.”

“We hebben dus te maken met een onvoorstelbaar dynamisch landschap. We weten nog niet wat de gevolgen van COVID-19 zullen zijn, maar wat we al wel weten is dat de snelheid waarmee zaken wordt gedaan gigantisch is toegenomen, dat het speelveld daardoor erg dynamisch is geworden, en dat alleen die bedrijven overleven die zich het beste kunnen aanpassen aan de veranderingen in hun omgeving. “

Sleutelfunctie

In al die veranderingen heeft volgens Van Praag de CFO een sleutelfunctie. “Zeker bij het sturen van geldstromen via de reguliere organisatorische functionele route. Aan de andere kant zie je overigens ook dat bedrijven die gestructureerde bureaucratie aan het omzeilen zijn, door allerlei experimentele incubator teams samen te stellen die cross functioneel met elkaar samenwerken, met een relatief platte organisatiestructuur, om te kunnen innoveren. Ook daarin heeft de CFO een belangrijke rol om daarvoor de benodigde middelen vrij te maken.”

Veranderen

Hij besluit: “cloud based technologie, cloud based software, kan de manier van werken binnen bedrijven ingrijpend veranderen. Daarbij zal de traditionele, formele bedrijfsstructuur van vóór maart 2020 toch enigszins gaan veranderen. Ik denk dat er veel meer nadruk zal worden gelegd op het opzetten van speciale projecten die heel agile bepaalde zakelijke vraagstukken gaan oppakken en oplossen.”

“Wat in die transformatie essentieel is, is dat het niet meer zoals vroeger binnen de functionele silo’s wordt opgelost. Dat zie ik als een redelijk significante verandering in het bedrijfsleven, want dat houdt in dat naast technologie en de digitization, ook de mindset, het gereedschap, en de manier waarop mensen onderling samenwerken flink gaat veranderen.”

Bij de mensen die nu rondlopen in het bedrijfsleven ontstaat daarom een beweging om anders met technologie om te gaan, met name in die veel kleinere speciale projectteams die een aantal maanden blijven bestaan, met een fixed life cycle, en daarna als het werk is afgerond weer uit elkaar gaan om dan weer in een nieuw team op te gaan. Dus de manier van zaken doen en de bedrijfsstructuur moeten worden aangepast aan de skill set van de medewerkers. En daar speelt de cloud een cruciale rol in.”

Auteur: Marco van der Hoeven