Hoe zorg je voor happy medewerkers? Tijd voor koffie!

De meeste mensen denken dat alleen de HR-afdeling zich bezighoudt met medewerkerstevredenheid in een bedrijf. De chief financial officer (CFO) is immers verantwoordelijk voor de financiële activiteiten van het bedrijf. Maar deze strikt gescheiden rollen zijn aan het veranderen. Financieel managers hebben steeds meer invloed op de tevredenheid van medewerkers. Daarom wordt het steeds belangrijker dat deze twee afdelingen goed samenwerken. Tijd voor de HR-manager en de CFO om eens samen koffie te drinken en te kijken hoe ze de taken van werknemers makkelijker en leuker kunnen maken. Want volgens een rapport van Gallup - ‘State of the Global Workplace’ - zijn bedrijven die zich actief inzetten om de medewerkerstevredenheid te verbeteren maar liefst 21 procent winstgevender in vergelijking met bedrijven die dat niet doen.

Financiering en budgetten zijn cruciaal bij het implementeren van nieuwe technologie en processen waarmee werknemers zich beter kunnen focussen op het creëren van waarde voor het bedrijf, in plaats van op tijdrovende routinetaken. Volgens een onderzoek dat Forrester Consulting in opdracht van SAP Concur heeft uitgevoerd, hebben de tools die werknemers regelmatig gebruiken een sterkte impact op hun werkplezier. Dus terwijl de HR-afdeling actief werkt om de medewerkerstevredenheid te vergroten, kunnen ook mensen buiten HR, waaronder finance, daar een belangrijke rol bij spelen.

Maak saaie taken leuker

Er zullen altijd enigszins saaie taken zijn, zoals facturatie en onkostendeclaraties. Maar gelukkig kunnen nieuwe technologieën en processen dit soort taken sneller en makkelijker maken. Het gaat dan om tools die - naast het bijhouden van de financiën van het bedrijf - ook het leven van medewerkers makkelijker maken, doordat ze minder tijd kwijt zijn aan saaie administratieve taken. Omgekeerd kan technologie financieel managers helpen om te voldoen aan de financiële richtlijnen van het bedrijf en aan de zorgplicht van het bedrijf aan medewerkers (Duty of Care).

Zes gebieden waar de HR-manager de CFO kan helpen

Hoewel er tal van smartphone-apps beschikbaar zijn voor travel management, onkostendeclaraties en facturering, wordt dit soort taken bij veel bedrijven nog op de traditionele manier gedaan. Finance managers zijn natuurlijk al druk bezig om het bedrijf financieel op koers te houden, maar het bijdragen aan meer medewerkerstevredenheid hoeft geen extra werklast op te leveren. Hier zijn zes stappen waarmee CFO's ervoor kunnen zorgen dat werknemers hun werk makkelijker kunnen doen, wat uiteindelijk medewerkers oplevert die meer betrokken, tevredener en productiever zijn.

1. Stel duidelijke doelen – Net als bij ieder project, moeten de HR-manager en de CFO samen duidelijke succescriteria en meetbare doelen vaststellen. Er zijn verschillende factoren waarmee de tevredenheid van werknemers gemeten kan worden. Bijvoorbeeld het commitment van medewerkers, hun tevredenheid met de technologie, maar ook hun productiviteit, efficiency en flexibiliteit.
2. Stel een multidisciplinair team samen - Een goede werkomgeving is essentieel voor alle medewerkers in het bedrijf. Hoewel medewerkers op de verschillende afdelingen misschien niet rechtstreeks met elkaar samenwerken, zijn er zeker raakvlakken. Finance, IT en HR moeten goed met elkaar samenwerken om technologieën te implementeren die werknemers een prettige en gemakkelijke werkervaring bieden.
3. Identificeer de uitdagingen - Het is belangrijk om inzicht te krijgen in de technologische uitdagingen waarmee medewerkers te maken hebben. IT, HR en finance managers moeten samenwerken met mensen op de afdelingen om antwoorden te krijgen op vragen als:

• Bieden onze huidige tools medewerkers de beste gebruikerservaring?
• Kunnen onze tools tijdrovende, handmatige taken zoals onkostendeclaraties en facturering goed automatiseren?
• Zijn onze tools, bijvoorbeeld voor het boeken van zakenreizen, gemakkelijk te gebruiken? Ook via de smartphone?
• Werken onze tools goed met elkaar samen of moeten medewerkers verschillende systemen gebruiken?
• Zijn er inzichten over de veranderende werkomstandigheden door corona, waarbij dit soort tools echt goed is getest?

Maak een testgroep – Bij het implementeren van nieuwe tools en technologieën is het belangrijk om ze eerst door een aantal medewerkers te laten testen. Zo wordt ervoor gezorgd dat nieuwe oplossingen goed werken met de bestaande tools die medewerkers al iedere dag gebruiken. Daarbij zorgen succesvolle testprojecten ervoor dat deze medewerkers hun positieve ervaringen delen, voordat de technologie wordt uitgerold naar de rest van de organisatie. Betrek werknemers - De uitrol van nieuwe technologie moet gebeuren op een manier die rekening houdt met de eindgebruiker. Kies oplossingen die intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn en geef medewerkers de tijd en de ruimte om deze nieuwe tools goed te leren kennen. Volgens Forrester zien bedrijven die met succes geautomatiseerde tools implementeren een toename van 37 procent in productiviteit en tevredenheid van medewerkers, en een verbetering van 31 procent in werknemerservaring. Optimaliseren en afstemmen - Naast het implementeren van nieuwe technologie is het belangrijk dat de CFO continu om feedback van medewerkers vraagt. Zo krijgen de manager en het personeel beter inzicht in hoe tools gebruikt worden en welke stappen er misschien nodig zijn om de werknemersbetrokkenheid te vergroten.

Om succesvol te zijn is het essentieel dat leidinggevenden met elkaar samenwerken. Daarnaast is de fysieke afstand tussen mensen en afdelingen door de coronamaatregelen nog nooit groter geweest dan nu. Dus waarom zou de HR-manager niet een (virtueel) kopje koffie drinken met de CFO? Wie weet wat daar uit komt!

Door: Pino Spadaro (foto), Head of SAP Concur Benelux