Duty of Care in een onzekere wereld

Pino Spadaro

16-06-2020

Duty of Care in een onzekere wereld

Onze wereld bevindt zich sinds een aantal  maanden in een situatie die we nog nooit eerder hebben meegemaakt. Veel landen hebben hun grenzen (deels) gesloten en het internationale luchtverkeer heeft zich beperkt tot slechts enkele belangrijke routes. Gelukkig beginnen de zaken zich langzaam te verbeteren. Veel landen zijn begonnen met het versoepelen van de strenge maatregelen. Scholen en horeca gaan weer open en ook het internationale reisverkeer start weer op. Verschillende luchtvaartmaatschappijen hebben al aangekondigd dat ze weer op meer bestemmingen gaan vliegen.

Een van de gevolgen tijdens de eerste weken van de wereldwijde lockdown was dat mensen die zich in andere landen of zelfs andere continenten bevonden – voor vakantie of voor zaken – zo snel mogelijk terug naar huis wilden of moesten. Dat was niet altijd makkelijk, want naast het uitvallen van vluchten werden ook andere vormen van reizen, zoals trein en busreizen, beperkt of zelfs gecancelled. Het nieuws maakte vooral melding van vakantiegangers en anderen die op privéreis in het buitenland waren, maar er was nog een grote groep die door de snelle ontwikkelingen volkomen werd verrast: de zakenreizigers. Medewerkers die voor hun onderneming op reis in het buitenland waren, stonden plotseling voor de uitdaging: hoe kom ik thuis?

Het is niet de eerste keer dat we in Europa plotseling te maken hebben gehad met een vrijwel volledige verstoring van de reismogelijkheden. In 2010 was er bijvoorbeeld de uitbarsting van de vulkaan Eyjafjallajökull, waarbij grote hoeveelheden vulkaanas in de stratosfeer terechtkwamen. Omdat deze as vliegtuigmotoren ernstig kan beschadigen en zelfs volledig kan laten uitvallen, leverde dit onacceptabele risico’s op voor het vliegverkeer. Door de heersende luchtstromen werd de vulkaanas vooral verspreid over grote delen van Europa, waardoor – binnen nog kortere tijd dan tijdens de afgelopen maanden –  duizenden (zaken)reizigers vast zaten en maar moesten zien hoe ze weer thuis kwamen.

Zakenreizigers rekenen hun werkgever

Tijdens dit soort onverwachte en disruptieve gebeurtenissen verwachten medewerkers dat ze snel en goed geïnformeerd en geholpen worden door hun werkgever. Welke reisopties zijn er nog? Welke specifieke maatregelen en regels gelden er in het land waar ik nu ben? Wat moet ik doen als ik het land niet direct uit kom? Wat moet ik doen als ik medische klachten krijg? Wie is mijn aanspreekpunt? Op dergelijke momenten spelen er duizend vragen door het hoofd van medewerkers op reis, naast zorgen om de familie, vrienden en collega’s thuis.

Er ligt een belangrijke verantwoordelijkheid bij organisaties om te zorgen voor het welzijn van hun medewerkers. Of die nu op kantoor zijn, in het eigen land op reis zijn of in het buitenland verblijven. Deze ‘Duty of Care’ kan zelfs een wettelijke plicht zijn. En dit is een brede verplichting, bijvoorbeeld in het geval van plotseling veranderende omstandigheden of beperkingen in het reisverkeer, moet de werkgever zijn reizende werknemers zo snel mogelijk infomeren en er alles aan doen om hem of haar te helpen om veilig thuis te komen. Uw mensen rekenen daarop!

Helder beleid, duidelijke procedures en goede tools

Dat lijkt misschien voor de hand liggend, maar er zijn veel zaken die daarvoor goed geregeld moeten zijn. Om te beginnen moet je als organisatie heel goed weten waar je werknemers zijn, of ze zich wellicht in een gebied bevinden waar iets aan de hand is en hoe het zit met de reis(on)mogelijkheden. Vervolgens moet je zorgen dat die werknemers voortdurend geïnformeerd worden over de ontwikkelingen en moet natuurlijk worden uitgezocht hoe je ze zo snel mogelijk thuis kan brengen. En er moet snel gereageerd worden op vragen. Hoe zit het bijvoorbeeld met extra hotelovernachtingen? Welke extra kosten zijn acceptabel en welke niet? Als er geen rechtstreekse reismogelijkheid is, wat zijn dan alternatieve routes of vervoersmiddelen?

Ook in de toekomst zullen we vrijwel zeker weer te maken krijgen met onverwachte gebeurtenissen en ontwikkelingen die gevolgen hebben voor regionaal of internationaal reisverkeer. Dit betekent dat uw organisatie goed voorbereid moet zijn. Bijvoorbeeld door goed beleid op te stellen om onverwachte ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden en ervoor te zorgen dat dit beleid ook wordt nageleefd. In het geval van reizen begint het al met het boeken van vluchten en hotels via de methodes die de organisatie daarvoor heeft gekozen. Daarmee is al grotendeels duidelijk wie zich waar bevindt. Het is verstandig om tools en platforms te kiezen die zo veel mogelijk van de benodigde functionaliteit integreren en makkelijk relevante informatie van derde partijen kunnen koppelen. Door dit soort geconsolideerde data te koppelen met actuele reisinformatie van medewerkers, is alle benodigde informatie op beschikbaar op één plek. U heeft een beter overzicht van waar uw zakenreizigers zich bevinden, zodat u bij een disruptie weet wie daardoor getroffen zijn en u snel assistentie kunt bieden.

Zo weten uw medewerkers dat ze bij onverwachte situaties er op kunnen rekenen dat hun werkgever er alles aan doet om ze te ondersteunen en ze zo snel mogelijk weer veilig thuis te krijgen. Dat soort vertrouwen is heel veel waard. Het versterkt zowel de loyaliteit van uw medewerkers als de reputatie van uw onderneming.

Door: Pino Spadaro, Head of SAP Concur Benelux

Terug naar nieuws overzicht