Een nieuwe managementbaan: twee inzichten uit de coronacrisis

Half februari begon ik als kersverse Country Manager bij Workday. Vol energie en klaar voor een nieuwe uitdaging ontmoette ik mijn teamleden in Amsterdam. Ik vloog naar Londen en Madrid om mijn lokale tegenhangers te ontmoeten. Bij terugkomst zat ik vol plannen: salesstrategieën updaten, nieuwe marketingcampagnes uitrollen, alle lokale teams (Services, Support, Training) in Nederland leren kennen en ze te verzekeren van mijn drive om de teamgeest in alle afdelingen op te bouwen.

Corona gooide zachtjes gezegd roet in het eten. Vanuit het hoofdkantoor in de VS kregen we al snel te horen dat naar kantoor gaan niet meer wenselijk was. Reizen was al helemaal uit den boze, en dat terwijl mijn onboarding op locatie was gepland! Je zou kunnen denken dat het zou uitlopen tot een rampzalig begin van mijn carrière bij Workday. Maar ik viel met mijn neus in de boter, want ik kon direct aan den lijve ervaren wat deze organisatie zo bijzonder maakt. Daarbij heb ik twee belangrijke inzichten opgedaan over omgaan met crises in het bedrijfsleven.

1: Flexibiliteit is een mentaliteit

Ik heb gezien hoe ongelooflijk snel Workday heeft kunnen omschakelen om de bedrijfsgang aan te passen aan de veranderende situatie. Terwijl er elke dag iets wegviel, van vergaderingen tot klantbezoeken, zochten en vonden mijn collega’s digitale oplossingen. Meetings werden direct online gehouden en zelfs productimplementaties werden omgezet naar een digitaal format. Was dat lastig? De eerste week wel. Daarna werd het al snel beschouwd als de normale gang van zaken.

Om te kunnen omschakelen is het belangrijk dat je de juiste tools gebruikt. Workday was op dat vlak gelukkig al goed uitgerust. Onze eigen backoffice draait natuurlijk sowieso al in de cloud en we beschikken ook al langere tijd over de benodigde hulpmiddelen om op afstand samen te werken of online productimplementaties te doen. Voor organisaties die deze hulpmiddelen niet hebben, moet dat een significant obstakel zijn.

Maar naast de technische tools is het vooral de mentaliteit van de werknemers die ons in staat heeft gesteld snel te schakelen. De huidige situatie vergt een andere manier van denken en samenwerken. Nu iedereen fysiek van elkaar gescheiden is, leren werknemers zich flexibeler op te stellen, minder in hokjes te denken: in plaats zichzelf te vertellen wat allemaal niet meer mogelijk is, kijken onze teams vooral naar wat ze wél kunnen doen. Hoe ze hun collega’s kunnen helpen. Dat is een vaardigheid die ook als we straks weer allemaal naar kantoor kunnen ontzettend belangrijk is.

Stop met denken in silo’s! Kijk over de schutting, ga de dialoog aan met andere afdelingen en disciplines, zet je over de verschillen heen. Andere afdelingen hebben wellicht andere targets en er werkt misschien zelfs een totaal ander slag mensen, maar uiteindelijk werkt iedereen toe naar dezelfde organisatiedoelen. Wanneer je deze mentaliteit stimuleert en ondersteunt met de juiste digitale tools, ben je niet alleen beter voorbereid op toekomstige verstoringen, maar zul je ook zien dat de prestaties in ‘normale’ tijden sterk verbeteren.

2: Zorg voor productiviteit

Kort nadat de coronasituatie verergerde, werd ik verrast door een e-mail van onze CEO. Elke werknemer krijgt twee weken extra salaris uitbetaald om onvoorziene kosten het hoofd te kunnen bieden. Ik stond versteld: dat had ik never nooit niet verwacht. Maar dat zit dus in het DNA van Workday.

Vooral nu iedereen thuiswerkt is extra aandacht broodnodig. Ons lokale managementteam en onze HR-afdeling werken ontzettend hard om remote working leuk te houden zodat de motivatie hoog blijft. Videolunches, virtuele quizzen, online trainingen, sporten op afstand: het werd allemaal razendsnel opgezet. Alle medewerkers zijn door mij of mijn collega’s van het managementteam persoonlijk benaderd om te garanderen dat iedereen alles tot zijn of haar beschikking heeft om comfortabel te kunnen werken. Daar wordt iedere dag op gehamerd: vraag hoe het met je mensen gaat. Hebben ze alles wat ze nodig hebben? Hoe kunnen we ze verder helpen? Voel je je fit? Voor degenen die ziek zijn: moeten we boodschappen langsbrengen? Wanneer je medewerkers zich zo gehoord en ondersteund voelen, zijn ze over het algemeen gemotiveerder en productiever.

Zorgen voor je medewerkers draait niet alleen om geld, pizza party’s en dat soort tastbare zaken. Wat vooral belangrijk is, is het stimuleren van verbinding. En dat gaat verder dan teamverband: echte verbinding bevordert ook interdisciplinair contact. Een positief punt aan de coronacrisis is dat we bij Workday nu nog meer met elkaar communiceren dan ooit tevoren. Het bevorderen van die communicatie is de crux. Ik heb tijdens mijn carrière tal van organisaties gezien waar iedereen in eilandjes werkte. Niet alleen wat betreft de dagelijkse gang van zaken, waar dit ‘eilanddenken’ de productiviteit en effectiviteit belemmert; ook innovatieprojecten worden als eilandjes opgezet. Wanneer je dit als organisatie niet verhelpt door multidisciplinaire samenwerking te bevorderen, is er een grote kans dat er van die innovatieprojecten weinig terechtkomt, om maar niet te spreken over de efficiëntie van je algemene bedrijfsprocessen. Wat je als organisatie op dit moment doet om verbinding tussen al je medewerkers te stimuleren, zou je eigenlijk altijd moeten doen.

De coronacrisis is lastig voor ons allemaal, maar levert wel inzichten op over hoe we beter met elkaar kunnen samenwerken. Nu én in de toekomst. Ik kijk uit naar de dag dat ik weer met mijn team in dezelfde ruimte kan vergaderen, koffiedrinken, lunchen en de geleerde lessen in de praktijk kan brengen. Maar tot die tijd ben ik heel blij dat we dit allemaal met bijna evenveel plezier op afstand kunnen doen. Stay safe en healthy allemaal, dat is nu het belangrijkste!

Door: Henry Barenholz (foto), Country Manager Nederland bij Workday