Gartner: Maak noodplan om impact van geannuleerde events te minimaliseren

Een bedrijfsnoodplan of rampenplan helpt bedrijven de impact van verstoringen door uitgestelde of geannuleerde events door het coronavirus te beperken. De plannen helpen organisaties verstoringen door de coronacrisis te overwinnen.

Dit stelt Gartner. "Door de onzekerheid rondom het huidige events en reizen, zijn rampenplannen noodzakelijk voor de voorzienbare toekomst", zegt Christy Uher Ferguson, senior research director bij Gartner. "Organisaties die over dergelijke plannen beschikken zien minder vaak verstoringen van hun brand awareness, vraaggeneratie en productlanceringen. Ook als strategische evenementen zijn geannuleerd of uitgesteld."

Leads genereren

Respondenten in het 2019 Gartner Product Marketing Benchmarks Survey wezen eerder events zoals zelfgeorganiseerde evenementen en vakbeurzen als het belangrijkste marketingkanaal om kwalitatief goede leads te genereren. Zowel bezoekers als organisatoren van events moeten door het coronavirus andere lead-generatie strategieën omarmen.

Het onderzoek is in augustus tot en met november 2019 uitgevoerd onder marketing en sales managers bij Amerikaanse, Canadese en Britse technologie- en service providers. 375 deelnemers met een jaarlijkse omzet van tenminste 50 miljoen dollar namen deel aan het onderzoek.

Vakbeurzen

Technologie- en service providers melden 11% van hun marketingbudget te besteden aan vakbeurzen van derde partijen. Gartner adviseert organisatoren van evenementen zich voor te bereiden op verschuivingen in hun marketingstrategieën en het verplaatsen van marketingbudget bij annulering of uitstel van een event.

"Binnen 24 uur na annulering zouden marketingteams hun sales vertegenwoordigers moeten inschakelen om in contact te treden met kopers en afspraken die op het event gepland stonden te verzetten. Aanvullende marketingplannen met contentcampagnes, advertenties en webinar marketing kunnen helpen gaten in lead-generatie op te vullen en verstoringen te minimaliseren", aldus Ferguson. "Samen zorgen deze strategieën ervoor dat potentiële annuleringen geen drastische impact hebben op de verdere marketingtrechter."

Eigen events

6% van het marketingbudget is gemiddeld gericht op zelf georganiseerde evenementen. Gartner adviseert organisaties die events op de plannen hebben staan een noodplan te maken voor eventuele annulering van het event. "Vroegtijdig in contact treden met bezoekers en exposanten is van kritiek belang bij beslissingen over het annuleren of uitstellen van een event', aldus Ferguson. "Vraag bezoekers en exposanten of hun plannen zijn gewijzigd en bepaal of reisbeperkingen een grote impact hebben op bezoekersaantallen."

Gartner adviseert regelmatig te communiceren met bestaande aanmeldingen en flexibele opties te bieden om hun aanmelding indien nodig te wijzigen. Werk samen met IT'ers om de technologie stack van de organisatie uit te bouwen om mogelijkheden voor virtuele events te creëren. "Creëer een team van aandeelhouders die de laatste ontwikkelingen monitort en snelle, geïnformeerde beslissingen over events kan nemen met het oog op de snel ontwikkelende COVID-19 situatie", zegt Ferguson. "Overweeg alternatieve opties in plaats van een fysiek event, zoals een virtueel event of een webinar."