Wouter Hoeffnagel - 28 februari 2020

43 procent van alle IT-professionals houdt IT-middelen bij in spreadsheets

43 procent van de IT-professionals gebruikt spreadsheets als één van hun manieren om IT-middelen bij te houden. Verder beheert 56 procent van de respondenten momenteel niet de volledige levenscyclus van activa, waarbij ze dus het ongemerkt aanwezig zijn van overbodige activa riskeren, waarmee ze mogelijk zelfs een risico creëren en onnodige en dure aankopen veroorzaken.

Dit blijkt uit onderzoek van Ivanti naar de uitdagingen waarmee IT-organisaties te maken hebben bij afstemmen van hun IT Service Management (ITSM)- en IT Asset Management (ITAM)-processen. De bevindingen uit de enquête tonen de noodzaak aan van een betere afstemming tussen ITSM- en ITAM-processen, vooral wanneer wordt gekeken naar de tijd die is besteed aan het in kaart brengen van de inventaris/activa. Bijna een kwart van de respondenten gaf aan meerdere uren per week aan dit proces te besteden.

Beheer van activa buiten garantietermijn

Een ander proces bij IT-professionals dat veel tijd in beslag neemt is het beheer van activa buiten de garantietermijn of waar de support van is verlopen. Maar liefst 28 procent van de ondervraagden zegt ‘uren per week’ te besteden aan het beheer van deze middelen. En op de vraag hoe vaak ze tijd hebben besteed aan het repareren van apparaten waarvan later werd vastgesteld dat ze nog steeds onder de garantie vallen, zei niet minder dan 50 van de respondenten ‘soms’.

“Het is duidelijk dat er ruimte voor verbetering is als het gaat om het beheer van IT-middelen", zegt Ian Aitchison, Senior Product Director bij Ivanti. “Hoewel IT-teams langzaamaan hun activa beter bijhouden, samenwerken met andere teams en de voordelen begrijpen van het combineren van activa- en serviceprocessen, gaat er toch veel van deze tijd- en geldwinst verloren. De reden is dat ze niet over de data beschikken die ze nodig hebben om hun middelen en diensten optimaal te beheren en optimaliseren.”

Voordelen

Op de vraag naar wat volgens de deelnemers aan het onderzoek de voordelen zijn van het combineren van ITSM- en ITAM-processen, kwamen de volgende antwoorden naar voren:

Beter zicht op hun IT-domein: 63 procent
Verhoogde productiviteit van IT-personeel: 59 procent
Geoptimaliseerde kosten: 54 procent
Verbeterde dienstverlening: 53 procent

Aitchison voegt daar nog aan toe: “Wanneer ITSM en ITAM goed op elkaar zijn afgestemd en geïntegreerd, worden veel activiteiten en processen meer automatisch, efficiënt en responsief, waardoor er minder dingen over het hoofd worden gezien, oftewel misgaan. IT-teams krijgen hierdoor meer inzicht en zijn beter toegerust om proactief te opereren in plaats van reactief, en dus hogere serviceniveaus en efficiëntie te bieden tegen lagere kosten.”

Volgens het onderzoek zijn IT-professionals ook enigszins ontevreden over de beschikbare gegevens en data over de IT-middelen waartoe zij binnen hun organisaties toegang hebben. Op de vraag of ze inkoopgegevens, contracten en/of garantiegegevens opnemen en monitoren als onderdeel van hun IT-activabeheerprogramma, zei 39 procent van de respondenten ‘ja’, 42 procent zei ‘gedeeltelijk’ en 19 procent zei zelfs ‘nee’. Dit betekent dat meer dan 60 procent van de IT-professionals essentiële informatie mist in hun IT-activabeheerprogramma om hun IT-middelen effectief te beheren van aanschaf tot afschrijving.