Lessen in onkostenbeheer in 'The Favourite'

Pino Spadaro

16-12-2019

Lessen in onkostenbeheer in 'The Favourite'

Half Nederland smult momenteel van het nieuwste seizoen van de serie 'The Crown', over de ins en outs van het Britse koningshuis. Britse royalty is vaker het onderwerp van series, maar ook van films. Zo was er de veelgeprezen film 'The Favourite', over koningin Anne in de 18e eeuw. De film toont het leven van deze Britse vorstin en vooral haar extravagante levensstijl. Zo besteedde ze maar liefst 13.000 euro (in 2019-waarde) aan warme chocolademelk en doneerde ze ruim 2.600 euro aan een 'gekke Spanjaard', om maar enkele voorbeelden te noemen.

Haar gedrag was behoorlijk absurd, maar er zijn in de film zaken te zien die we nu nog herkennen. Uit historische documenten blijkt bijvoorbeeld dat Sarah Churchill, de hertogin van Marlborough één van de hoofdpersonages in de film) het tot haar missie maakte om grip te krijgen op het exorbitante uitgavenpatroon van de koningin. Dat deed ze door nauwkeurig iedere uitgave bij te houden en in veel gevallen te staan op persoonlijke, koninklijke goedkeuring. Een voorloper van het moderne boekhouden.

Ook anno 2019

Als we nu even vooruit springen naar 2019, kunnen we wel zeggen dat dubieuze en excessieve uitgaven door personen in hoge posities nog steeds geregeld in het nieuws zijn. Denk maar aan de onkostenkwestie rond de Tweede Kamerleden Hiddema en Graus, deze zomer. Niet bepaald het 'warme chocolademelk-fonds' van koningin Anne, maar het ging toch om onverantwoorde uitgaven met publiek geld. Echter, het gaat niet altijd om dubieuze uitgaven. Er worden soms ook onkosten geclaimd die op het eerste gezicht legitiem lijken te zijn, maar die toch het bedrijfsbeleid overtreden. Denk bijvoorbeeld aan het boeken van eerste klas tickets of restaurantrekeningen die hoger zijn dan het maximum toegestane bedrag.

Het zijn ook zeker niet alleen hooggeplaatste personen die wel eens grenzen overschrijden met hun uitgaven. "Zet het maar op de bedrijfscreditcard!" is een uitspraak die bij financieel managers al snel zorgt voor opgetrokken wenkbrauwen. Want allerlei onvoorziene en onduidelijke uitgaven kunnen een flinke aanslag op het beschikbare budget vormen. Businessclass of eerste klasse reizen, luxe zakenlunches en andere exorbitante onkostendeclaraties komen tegenwoordig misschien minder vaak voor dan vroeger, maar het zijn gewoonten die bij sommige bedrijven toch lastig zijn uit te bannen.

Hierbij speelt ook nog iets heel anders: de relatie die je als bedrijf hebt met je medewerkers. Het oogluikend toestaan van sommige onkosten kan een teken van goodwill zijn, maar je moet oppassen dat dit op zeker moment niet als zwakheid wordt ervaren. Natuurlijk zijn de meeste werknemers niet uit op financieel gewin, maar er zijn mensen die proberen om te profiteren van de vrijgevigheid en het vertrouwen dat een onderneming in ze stelt. Dat kan een eerlijke en gelijkwaardige relatie met alle medewerkers lastig maken.

Naar de kapper of het huis verbouwen

Sommige onkosten die medewerkers proberen in te dienen, kunnen echt bizar zijn. Denk aan bezoekjes aan de kapper, verbouwingen thuis, privé parkeerboetes, alcohol voor privégebruik en zelfs uitstapjes met de familie! Maar vaak wordt dit soort extravagante onkosten verdoezeld of anders omschreven, zodat het voor organisaties soms lastig is om ze te ontdekken.

Zoals in de film te zien is, besefte Sarah Churchill dat de enige manier om grip te krijgen op het extravagante uitgavenpatroon van de koningin was om nauwkeurig iedere uitgave te noteren en om zo veel mogelijk aan te dringen op persoonlijke goedkeuring door de vorstin. Zij zag in dat een gedetailleerde boekhouding van alle ongepaste uitgaven de oplossing was, zodat die uitgaven op een later moment gecontroleerd en goedgekeurd konden worden. Die aanpak werkt in 2019 nog steeds. Maar gelukkig hebben we nu wel veel betere tools om financieel managers hierbij te ondersteunen.

De automatisering van financiële processen wordt steeds normaler binnen organisaties. En hoewel bij digitale transformatieprojecten in eerste instantie wordt gekeken naar klantgerichte activiteiten zoals sales, customer experience en marketing, worden intussen ook steeds meer backoffice processen geautomatiseerd, zoals onkostenmanagement en facturatie. En dat is terecht, want door dit soort processen te automatiseren, verkleinen we de kans dat ongepaste onkostenclaims er doorheen glippen.

Grip op zakelijke uitgaven

Het controleren en monitoren van onkosten is op dit moment nog een uitdaging. Bedrijven moeten letten op medewerkers die hun innerlijke 'Monarch' de vrije loop laten met onkostenclaims voor extravagante lunches of dure tickets of hotelovernachtingen. Uiteindelijk is het aan de bedrijven of ze willen investeren in moderne financiële technologieën die verdachte uitgaven kunnen herkennen. Er zijn tools die gebruikmaken van machine learning en waarmee de financiële afdeling onkosten kan monitoren en analyseren, zoals de Expense Management-oplossing van SAP Concur. Daarmee kunnen ook ongewone uitgaven of uitgaven worden geïdentificeerd die buiten het bedrijfsbeleid vallen. Uiteindelijk helpen deze tools om budgetten beter te plannen en toe te wijzen, wat CFO's meer zekerheid en gemoedsrust biedt. Want inzicht in en grip op alle zakelijke uitgaven kunnen een onderneming maken of breken, zeker in het huidige onzekere economische klimaat. Verschillende bekende organisaties hebben al voor deze aanpak gekozen, waaronder Aegon en PostNL.

Sinds koningin Anne in de 18e eeuw in Engeland de scepter zwaaide en zorgeloos met geld strooide, heeft de wereld een aantal belangrijke veranderingen ondergaan. De industriële revolutie heeft de manier veranderd waarop we werken, leven en reizen en heeft gezorgd voor massaproductie en massacommunicatie. De huidige digitale revolutie zorgt ervoor dat we sneller, slimmer en efficiënter kunnen werken. Maar dit kan alleen maar echt gerealiseerd worden als we tegelijkertijd ook onze financiële processen verbeteren en vernieuwen.

Door: Pino Spadaro (foto), Head of SAP Concur Benelux

Terug naar nieuws overzicht

Tags

Financieel