Wanneer wordt handmatig werk een risico in rapportageproces?

Inconsistent, gefragmenteerd en controversieel. Het zijn woorden die van toepassing zijn op de wijze van financiële verslaglegging bij veel bedrijven in Nederland. De oorzaken daarvoor zijn aanwijsbaar. Koudwatervrees bij ondernemingen en het vasthouden aan verouderde systemen, zorgen ervoor dat bedrijven het risico op menselijke fouten blijven nemen. Met boetes, kosten en reputatieschade mogelijk als gevolg.

Technologische vooruitgang heeft een belangrijke rol gespeeld bij het verbeteren van de rapportages in de financiële sector. Terwijl traditionele rapportages werden uitgevoerd via handmatige, op papier gebaseerde processen die een enorme hoeveelheid tijd, middelen en geld kostten, stelde technologie organisaties in staat om processen efficiënt te stroomlijnen, ondanks de toenemende hoeveelheid gegevens.

Hoewel de acceptatie van digitalisering is toegenomen, beperken veel organisaties zich nog steeds door oude processen en legacy systemen te gebruiken. Dit is vaak te wijten aan de bandbreedte van IT-teams en hun vermogen om software te adopteren en te beheren. Maar het kan ook worden teruggevoerd op de eenvoudige reden van vertrouwdheid. Veel teams geven de voorkeur aan het gebruik van oude processen en systemen vanwege het gemak van het werken met een technologie die ze al kennen.

Complexiteiten die gepaard gaan met versnippering

Met sommige organisaties die gebruikmaken van bestaande systemen en andere die de digitalisering wel omarmen, is de financiële verslaglegging een steeds inconsistenter proces geworden. Het is verworden tot een gefragmenteerde mengelmoes, waardoor boetes en reputatieschade op de loer liggen. Simpelweg omdat de foutmarges groter worden. Uit een onderzoek van Shred-It komt naar voren dat 53% van de C-suite executives en 28% van de eigenaren van kleine bedrijven menselijke fouten of onopzettelijk verlies door een externe partij als de belangrijkste oorzaken zien van datamissers.

Het herstellen van één enkele fout in meerdere spreadsheets, presentaties en rapporten is een complex en arbeidsintensief proces. Om dit te doen en 100% nauwkeurigheid te garanderen, moeten organisaties aanzienlijke middelen uitgeven – zowel in kosten als in ondersteuning van medewerkers. En zelfs dan is het de vraag of het rapport foutloos is.

Gebruik van automatisering om het rapportageproces te stroomlijnen

Connected auto's, huizen en apparaten beschouwen we tegenwoordig als de norm. Desondanks weigeren veel organisaties op eenzelfde wijze naar het rapportageproces te kijken. Via automatisering kun je alle waarden – zowel kwalitatief als kwantitatief – met elkaar verbinden over meerdere rapporten, documenten etcetera. Het logische gevolg is dat je daarmee het risico op fouten minimaliseert, geld bespaart en de consistentie voor toekomstig gebruik verbetert. Naast het stroomlijnen van de rapportageprocessen kan een revisie van een bestaand systeem met een end-to-end oplossing tevens het proces van documentconsolidatie, -productie, -review en -goedkeuring stroomlijnen. Dit maakt het proces van financiële rapportage pijnloos en efficiënt.

Meer in het algemeen biedt automatisering meer voordelen:

• Consistentie van gegevens - Uit onderzoek van EY blijkt dat bijna 75% van de ondernemingen vertrouwt op meer dan zes verschillende rapportagesystemen - zoals ERP-, CRM- en HCM-systemen. De gegevens binnen die systemen verliezen echter hun context en consistentie als ze worden geëxporteerd en losgekoppeld van de bron. Met gekoppelde rapportages worden daarentegen mensen, processen en gegevens verenigd om nauwkeurige rapporten te leveren die vereist zijn voor intern en extern gebruik.
• Samenwerking - Aangezien verouderde processen en losgekoppelde softwaretechnologieën inefficiënt zijn, vertrouwen organisaties vaak op omslachtige handmatige processen, grote teams, externe consultants en een verscheidenheid aan single-point oplossingen om belangrijke taken uit te voeren. Probeer in zo’n omgeving maar eens de meest recente versie van elk document te traceren. Dit geldt met name voor organisaties die in verschillende teams op verschillende locaties en in verschillende tijdzones werken. Automatisering kan zorgen voor nauwkeurigheid over de verschillende versies van documenten heen, ongeacht tijd, locatie of taal, en kan de samenwerking verbeteren voor een snelle, betrouwbare rapportage aan het management, de investeerders, regelgevers en de directie.
• Nauwkeurige rapportage - Een gemeenschappelijke uitdaging binnen de sector is de voortdurende groei en complexiteit van veel ondernemingen, met een toenemend aantal werknemers en datapunten verspreid over de hele wereld. Deze schat aan gegevens wordt vervolgens verspreid over honderden verschillende bronnen en opgeslagen in incompatibele formaten. Juist door één enkele waarheidsbron te creëren, kunnen organisaties erop vertrouwen dat alle documenten, presentaties, dashboards en rapporten up-to-date en consistent zijn, waardoor de risico's van foutieve informatie worden beperkt.
• Vertrouwen op de IT- Bij onder meer integratie van een nieuwe financiële rapportagetool of een tool voor gegevensconflicten moet het IT-team worden betrokken, van installatie tot software upgrades. Naast dat dit een complex proces is, moeten IT-teams waarschijnlijk meerdere uren downtime plannen om elke update te downloaden en te installeren. Cloudgebaseerde technologieën nemen daarentegen de noodzaak weg voor IT-teams om software patches en upgrades te leveren. Platformen in de cloud worden automatisch op de achtergrond bijgewerkt, waardoor teams efficiënt en ononderbroken kunnen werken en IT-teams waardevolle tijd kunnen besparen om zich op prioriteiten te concentreren.

Het volume van beschikbare gegevens en bijbehorende regelgeving zal de komende jaren verder toenemen. Organisaties die daarin succesvol willen zijn, moeten bij het invullen van hun dossiers, audits en verslagen prioriteit geven aan transparantie, efficiëntie en controleerbaarheid. Met toekomstbestendige, cloudgebaseerde technologieën om processen te moderniseren, de samenwerking te controleren en te stimuleren en de toegang te beveiligen in een geïntegreerde omgeving.

Door: Bart van Praag (foto), General Manager EMEA bij Workiva