Meer grip op reiskosten en onkosten met slimme technologie

18-09-2019

Meer grip op reiskosten en onkosten met slimme technologie

Wel eens op zakenreis geweest? Best veel werk om dat allemaal te regelen. De vluchten of treinreizen uitzoeken, tickets kopen, hotel zoeken en boeken, restaurants uitzoeken. En als je terug bent, mag je nog even een stapel bonnetjes en rekeningen in Excel of zo gaan zetten, om je onkosten te declareren. Wie zit daar nou op te wachten?

Maar jij bent de enige niet die een hoop werk heeft aan zo'n zakenreis. Managers binnen de organisatie moeten bijvoorbeeld de reis- en verblijfkosten checken en verwerken, die onkostenoverzichten nalopen en zorgen voor de uitbetaling. Daar komt bij dat die managers moeten controleren of bijvoorbeeld het hotel en de restaurants qua prijs wel passen binnen het onkostenbeleid. Daarnaast moet hij of zij het budget bewaken en kijken of er – als er veel wordt gereisd door medewerkers – misschien prijsafspraken mogelijk zijn met luchtvaartmaatschappijen, hotelketens, etc.

Kortom: een hoop gedoe voor de zakenreiziger en een flinke administratieve overhead voor het bedrijf. Kan dat niet anders? Ja dat kan, met behulp van slimme oplossingen voor reis- en onkostenbeheer: 'Intelligent Spend Management'.

Persoonlijk contact blijft waardevol

Hoewel we intussen eindeloos veel mogelijkheden hebben om op afstand met elkaar te communiceren, vind ik persoonlijk contact en face-to-face meetings nog steeds heel belangrijk. Misschien zelfs belangrijker dan vroeger, juist omdat we ons een ongeluk bellen, mailen, appen en video-vergaderen. Bij face-to-face is het contact directer, makkelijker en vaak meer ontspannen. Daarom weet ik zeker dat zakenreizen een essentieel onderdeel van de business blijven, of het nu gaat om strategisch teamoverleg of om persoonlijke meetings met klanten. Vroeger ging je daarvoor naar de travel manager binnen het bedrijf. Die zocht alles uit en regelde de hele trip. Tegenwoordig doen we dat liever zelf, online. Met een paar klikken zoek en boek je een vlucht en een hotel. Maar dan weet je niet of je wel de beste optie hebt gekozen of dat de kosten eigenlijk niet passen binnen het budget. Vervelend voor de medewerker, die op zijn vingers wordt getikt. Maar zeker ook vervelend voor de manager en voor de organisatie, die met onnodig hoge kosten te maken krijgen.

Waar zijn mijn mensen?

Naast de zakelijke en financiële kanten van een zakenreis, moet er ook aandacht zijn voor de veiligheid van medewerkers op reis. Dat zien organisaties niet alleen als morele verplichting, het is zelfs een wettelijke plicht. Overal ter wereld zien we de risico's toenemen, denk bijvoorbeeld aan de recente orkaan Dorian die de Bahama's, de V.S. en Canada heeft getroffen of de demonstraties in Hong Kong. Het bedrijf moet ervoor zorgen dat hun mensen veilig zijn en assistentie bieden als dat nodig is. Maar dan moet wel bekend zijn waar die medewerkers zich bevinden. Is dat dichtbij de gevarenzone of zijn ze op veilige afstand? Dat lijkt misschien vanzelfsprekend, maar in de praktijk is het niet makkelijk om dat goed en continu bij te houden. Technologie kan daarbij helpen, bijvoorbeeld door boekingsgegevens over reizen en data over recente uitgaven te analyseren. Maar dan moeten die data natuurlijk wel centraal verzameld en geanalyseerd kunnen worden. Ook hier speelt Intelligent Spend Management een rol, doordat alle relevante gegevens automatisch worden verzameld en inzichtelijk gemaakt.

Slimme oplossingen

Door travel en expense slim te automatiseren en Intelligent Spend Management in te zetten, kunnen medewerkers makkelijk reizen boeken zoals zij dat willen. Maar wel binnen de geldende afspraken en richtlijnen van het bedrijf. En die lastige onkostendeclaraties zijn verleden tijd, want alles wordt automatisch verwerkt. Zelfs bij bonnetjes voor kleine uitgaven is het een kwestie van even scannen met de smartphone en het zit in het systeem. Alle data worden automatisch verzameld en geconsolideerd, terwijl financiële rapportages en analytics uit de achterliggende ERP-systemen rollen. Zo kunnen travel en financieel managers grip houden op de kosten en er voor zorgen dat het budget optimaal wordt benut. Sterker nog: op basis van de verzamelde data kunnen ze onderhandelen met reis- en hotelorganisaties voor gunstigere prijzen. Uiteindelijk heeft iedereen voordeel van een dergelijke aanpak: medewerkers, managers én het bedrijf.

Door: Pino Spadaro, Head of SAP Concur Benelux

Terug naar nieuws overzicht