Digital workspace vindt de juiste balans tussen veiligheid en gebruiksgemak

Patrick van den Born , PQR

16-10-2019 | door: Anne van den Berg

Digital workspace vindt de juiste balans tussen veiligheid en gebruiksgemak

De werkplek van de toekomst is plaats- en device-onafhankelijk, digitaal én veilig. Er is dus een juiste balans tussen veiligheid en gebruiksgemak, en dat maakt de digital workspace of end user computing een complex, maar zeer interessant werkveld. Patrick van den Born, senior consultant bij cloud integrator PQR, vertelt: ‘De werkplek van de toekomst is niet langer kantoorverbonden, maar internetverbonden.’

Hoe kan je de meeste creativiteit en productiviteit uit medewerkers halen en welke rol speelt technologie daarin? Dat is de centrale vraag waar Patrick van den Born, senior consultant bij cloud integrator PQR zich mee bezighoudt. ‘Mensen staan niet stil bij alles wat er moet gebeuren voordat er water uit de kraan komt, maar de achterliggende techniek is complex. Datzelfde geldt voor de digital workspace, de werkplek van de toekomst.’

Nog veel traditionele IT
Creativiteit en productiviteit worden het best gestimuleerd als medewerkers niet worden belemmerd in het gebruik van ondersteunende tools. Dat klinkt als een open deur, maar er zijn nog veel bedrijven die hun kantoorautomatisering volgens de traditionele IT-setup hebben ingericht. Van den Born: ‘Daarbij dicteert IT het liefst wat en hoe eindgebruikers tools gebruiken, waarbij nieuwe functionaliteiten een lang ontwikkeltraject kennen.’

De ervaring die eindgebruikers hebben op kantoor strookt niet met hoe ze het privé kennen, waar je nieuwe tools met een tik op de knop kan installeren op je smartphone of tablet. Dat zou ook binnen bedrijven makkelijker moeten zijn, want ‘voor creativiteit en productiviteit maak je het liefst gebruik van de app die voor jou het fijnst werkt. Daarvoor wil je niet maanden wachten voor IT de app heeft toegevoegd of de verandering heeft doorgevoerd.’

Niet meer kantoorverbonden
Niet alleen de apps en programma’s waarmee gebruikers willen werken verandert, maar ook waar ze werken: ‘Daarom is de werkplek van de toekomst minder kantoorverbonden en meer internetverbonden.’ Er wordt steeds meer software-as-a-service afgenomen, zodat gebruikers overal kunnen inloggen, maar veiliger wordt het daar niet per se van. ‘Daarom werken wij met een digital workspace’, aldus Van den Born.

De digitale workspace is een omgeving waar alle beschikbare applicaties van een bedrijf via single sign-on beschikbaar kunnen zijn. Dat vergroot het gebruiksgemak, maar ook de veiligheid: ‘Je beveiligt niet langer het apparaat, maar de bedrijfsinformatie. Dit betekent dat je als IT een beleid kan opstellen dat data niet langer beschikbaar is als bijvoorbeeld de versleuteling van de harde schijf wordt gedeactiveerd.’

Hoeveel vrijheid je medewerkers geeft, kan binnen zo’n digital workspace afgestemd worden op het type gebruiker: ‘Je kunt zoveel vrijheid aan je eindgebruikers geven als je zelf wilt. Wij werken meestal met persona’s, één die zelfredzaam is (vaak de jongere generatie) en één die minder zelfredzaam is. Vooral die laatste groep wordt bijvoorbeeld beter voorzien van vooraf geconfigureerde items.’

Sneller bij functionaliteiten of data
Het afstemmen van de workspace vergroot veiligheid en gebruiksgemak. Ook kunnen medewerkers, in de werkplek van de toekomst, sneller bij de functionaliteit of data die ze nodig hebben. ‘Stel, je geeft je declaraties op, dan komt het automatisch in de digitale workspace van de lijnmanager te staan, zodat die daar direct op kan reageren. De lijnmanager hoeft daarvoor de app niet te openen, waar hij normaliter in werkt.’

Het grootste struikelblok voor bedrijven om over te stappen naar de werkplek van de toekomst, is de snelheid waarmee de IT-mogelijkheden zich ontwikkelen. Dit gaat, met onder andere de komst van cloud, steeds sneller. Het is voor bedrijven daardoor moeilijk om zelf alle actuele IT-kennis in huis te hebben. Bedrijven focussen zich op hun eigen kernactiviteit, daarin zijn zij specialist. Ze hebben ooit een IT-visie en -strategie ontwikkeld, maar missen de adviseur die hen kan adviseren over IT en bijvoorbeeld ontwikkelingen op het gebied van de werkplek. Daar komt PQR natuurlijk om de hoek kijken.

Shadow-IT is falen IT
‘Vroeger werd de hele IT-omgeving gehost op de eigen locatie en je had je eigen medewerkers om dat te beheren. Nu zie je dat er efficiëntere manieren zijn om je bedrijfsprocessen te ondersteunen en de creativiteit en productiviteit van je medewerkers te stimuleren. Als er shadow-IT ontstaat binnen je bedrijf, dan is dat falen van de IT. IT kan nieuwe functionaliteiten niet toevoegen in het tempo waarmee eindgebruikers dit zelf via SaaS ‘uit de muur’ kunnen krijgen.’

Welke leverancier de technologie levert, is minder van belang voor de eindklant, vertelt Van den Born. Maar: ‘De visie van onze technologiepartners moet in lijn liggen met onze visie. We moeten dezelfde werkplek van de toekomst in gedachten hebben. En we werken met meerdere partners, zodat we altijd de juiste oplossing kunnen bieden. Zeker omdat elk bedrijf in zijn eigen tempo naar de werkplek van de toekomst beweegt.’

Met PQR staat de klant daar niet alleen voor en dat geldt voor de lange termijn: ‘De consultant blijft bij de klant betrokken, zodat er altijd iemand is die meedenkt, de roadmap helpt doorontwikkelen en eventuele rode vlaggen identificeert. Het is daarbij belangrijk dat we een juiste balans vinden tussen gebruiksgemak en veiligheid. De winnaar van morgen kan nieuwe ontwikkelingen het snelst, en op een veilige manier, adopteren.’

Executive-People en Dutch IT-channel zijn mediapartner van Gartner IT Symposium Xpo. 

Schrijf je hier in met korting voor Gartner IT Symposium Xpo. 

 

Terug naar nieuws overzicht

Tags

gartner
Gartner