Nooit meer dubbel geboekte vergaderruimtes bij Hamilton Bright

30-08-2019 | door: Redactie

Nooit meer dubbel geboekte vergaderruimtes bij Hamilton Bright

Insight Higher Ground brengt business en IT samen

Hamilton Bright zocht voor de vergaderruimtes op meerdere locaties een oplossing om de talloze meetings in te kunnen plannen. Het tot dan toe gebruikte systeem gaf te veel ruimte voor fouten, met dubbele boekingen tot gevolg. In een zoektocht naar een geschikte oplossing kwam men tijdens Insight Higher Ground in aanraking met JOAN, een meeting room boekingssysteem.

De uitdaging

Bij de drie kantoren van Hamilton Bright in Sneek, Naarden en Wilrijk vinden wekelijks talloze meetings plaats tussen klanten, medewerkers en sollicitanten. De speciaal daarvoor bestemde vergaderruimtes op alle locaties werden eenvoudig ingepland via de Outlook agenda. Met het maken van een afspraak via Outlook hoefden medewerkers alleen maar een beschikbare ruimte toe te voegen aan de vergadering en iedereen was in één keer op de hoogte van de vergaderdatum, het tijdstip, de locatie én de ruimte. Toch bleek dit systeem niet waterdicht.

"Onze collega's van Office Management kregen steeds vaker te horen dat er op bepaalde dagen onvoldoende beschikbare ruimte voor overleg was, terwijl we ook constateerden dat die ruimtes op andere dagen juist ongebruikt bleven. Daar kan natuurlijk van alles aan ten grondslag liggen. Zo werken we hier met flexplekken en zoeken mensen wel eens even een rustige plek om te werken of te kunnen bellen, maar het gebeurde ook dat er een spontane meeting moest plaatsvinden en men de eerste lege ruimte pakte, zonder in de agenda te kijken. Met alle techniek van tegenwoordig leek het me dat dit beter moest kunnen. Ik ging dan ook op zoek naar een manier om onze vergaderruimtes op een efficiënte manier te kunnen beheren", aldus Chris Postma, ICT & System Administrator bij Hamilton Bright.

Postma dacht hierbij in eerste instantie aan een oplossing met tablets bij de vergaderruimtes. Het aanleggen van stroomvoorziening of bevestigingsmateriaal voor dit soort beeldschermen bracht echter een nieuwe uitdaging aan het licht, want veel van de scheidingswanden zijn van glas. Het netjes wegwerken van allerlei kabels alleen al zou een behoorlijke extra kostenpost met zich meebrengen. Daar kwam nog eens bij dat de werk- en vergaderruimtes eens in de zoveel jaar ook nog wel eens anders worden ingedeeld. Dat zou met permanente beeldschermen alleen maar lastiger gaan worden. 'Komt tijd, komt raad', dacht Postma en hij liet het vraagstuk even rusten.

Thomas Jongkind, Corporate Accountmanager Insight: "Begin september 2018 benaderde ik bestaande en nieuwe relaties om ze uit te nodigen voor ons jaarlijkse evenement Higher Ground. Tijdens Higher Ground informeren en inspireren we de aanwezigen. Tevens geeft het ons de gelegenheid om onze contacten eens in een andere setting te ontmoeten. Zo had Chris al wel vaker advies bij ons ingewonnen, maar nog niet eerder hebben we samen een vraagstuk opgepakt voor Hamilton Bright. Nog zonder het telefonisch over concrete zaken te hebben gehad, zoals bijvoorbeeld het vraagstuk rondom de vergaderruimtes, nodigde ik hem uit. Het was tijdens dit evenement dat Chris sprak met een van onze partners over JOAN, een meeting room boekingssysteem. Vanaf dat moment ging de bal heel snel rollen."

De oplossing

JOAN is een slimme combinatie van displays en een online portal, waarmee ter plekke - of via mobiel of laptop - vergaderruimtes real time te beheren zijn. Hierdoor ziet iedereen direct of en hoe lang een lege ruimte beschikbaar is en voorkomt het dubbele boekingen van deze ruimtes. Het reserveringssysteem van JOAN is te koppelen aan alle bekende agenda's zoals bijvoorbeeld Microsoft Office 365, iCalender en G-Suite. De 6-inch touchscreens maken van dezelfde technologie gebruik als e-readers. Dit soort schermen met e-ink technologie verbruiken een stuk minder energie dan standaard tabletschermen, dat komt uiteraard ten goede komt aan de accu's van de Joan-displays. Het systeem is draadloos en werkt via wifi, het opladen van de schermpjes gebeurt om de twee à drie maanden, de webportal geeft tijdig aan welk display opgeladen dient te worden. De JOAN-displays hebben een licht gewicht en kunnen daardoor eenvoudig worden bevestigd met een speciale magneetsticker.

"Het was me meteen duidelijk dat dit de oplossing was die we bij Hamilton nodig hadden. Het evenement was midden oktober, in november hadden we de producten al in huis voor onze grootste locaties en kon ik aan de slag. Het uitrollen van het systeem bleek echt super eenvoudig. Je gaat naar de webpagina, koppelt de losse JOAN-displays aan internet, en in ons geval Office 365, en het finetunen per ruimte kan beginnen. Zo hebben wij een directiekamer, die ook als flexplek gebruikt kan worden, maar alleen onze collega's van Office Management gaan over de bezetting van deze ruimte. Verder zijn alle overige ruimtes door iedere medewerker toe te voegen aan hun meetings", geeft Chris Postma aan.

Het resultaat

Naast de JOAN-displays bij de vergaderruimtes heeft Hamilton Bright ook gekozen voor een groter 13-inch JOAN-display genaamd JOAN Board voor bij de receptie. Op die manier kan iedereen bij binnenkomst, dus ook klanten, in één keer zien in welke ruimte een vergadering is of welke beschikbaar is en tot hoe laat.

"Een ding is alvast wel al heel duidelijk, JOAN heeft gezorgd voor rust en tijdswinst op alle locaties. Het voorkomt dat mensen geïrriteerd raken en moeten rondzwerven door het pand om een beschikbare vergaderruimte te vinden. Dreigt een vergadering uit te lopen dan kun je nu ter plekke zien of je nog tijd kunt bijboeken of niet. Dit systeem zorgt ervoor dat mensen zich aan de afspraak houden. Daar moest men natuurlijk wel aan wennen, maar inmiddels weten we niet beter. Ook veel van onze klanten hebben al heel enthousiast op dit systeem gereageerd", geeft Chris Postma aan.

"Een oplossing zoals JOAN draagt absoluut bij aan een moderne en professionele uitstraling van je bedrijf. In dit geval heeft Insight vooral bijgedragen aan de bemiddeling met JOAN en ondersteunen wij klanten bij vragen rondom implementatie en adoptie van het product. Dit om ervoor te zorgen dat de technologie én de functionaliteit goed in gebruik worden genomen. Ik vind het echt onze verantwoordelijkheid om de klant daarbij zo goed mogelijk te begeleiden, om ervoor te zorgen dat de gedane investering zich terugbetaalt. En we staan ook klaar als er bijvoorbeeld iets per ongeluk stuk gaat. Zo was een medewerker bij Hamilton Bright benieuwd naar de magnetische sticker waarmee de displays vastzitten en zette iets te veel kracht waardoor de JOAN van de muur vloog. Ze kunnen tegen een stootje, maar dit was net te veel. Zoiets kan gebeuren natuurlijk en hoewel het geen vraag van Chris was kijk je dan toch altijd even waar je de klant tegemoet kan komen", vertelt Thomas Jongkind.

"We zijn nu een half jaar verder en nog steeds heel erg tevreden over JOAN en de ondersteuning vanuit Insight. Een volgende stap voor ons is om via de analytische software van JOAN te gaan kijken welke ruimte er wanneer precies gebruikt wordt en welke het meest populair is en welke misschien vaker ingezet kan worden als flexplek. Een absolute aanwinst voor onze kantoren en zeker een mooie eerste kennismaking met Insight zelf", concludeert Chris Postma.

Wilt u ook kennismaken met Insight en hun partners? Op 17 oktober aanstaande organiseert Insight opnieuw Insight Higher Ground, in SugarCity te Halfweg. Hier kunt u spreken met de vele aanwezige experts en meer uitleg krijgen over hoe IT-oplossingen u en uw organisatie verder kunnen helpen en kunnen helpen bij het behalen van de bedrijfsdoelstellingen. Wees welkom!

Terug naar nieuws overzicht