PSV in voorhoede met onbegrensd werken van Axians

Axians heeft al een aantal jaren een partnership met eredivisieclub PSV. In het kader daarvan hebben beide partijen een digitale werkplek ontwikkeld voor de medewerkers van PSV. Vooral veiligheid, betrouwbaarheid en flexibiliteit zijn eisen die voorop staan bij de circa 250 werkplekken voor een grote diversiteit aan medewerkers. En gebruiksgemak, waarbij alle complexiteit ver wordt gehouden van de gebruikers. Zij kunnen zo overal en altijd werken.

“We zijn samen meegegroeid van de computer op het bureau naar de moderne werkplek die we hier nu hebben”, zegt Roy Smits, IT Manager bij PSV. “Voor ons is dat een stap die we moesten maken om mee te kunnen groeien met de manier waarop de markt is gegroeid. En dat hebben we samen met Axians gedaan. Daarbij heb ik het gevoel dat we beiden voorop hebben gelopen, wij als club en Axians als partner.”

Zes jaar geleden al heeft Smits de eerste stappen gezet op weg naar een meer moderne werkplek voor de ongeveer 250 medewerkers bij PSV. “In die tijd speelde nog een discussie die nu helemaal voorbij is, namelijk de vraag of we wel of niet naar de cloud zouden moeten gaan. Waar staat je data als je het niet meer in eigen huis hebt? Wat als er iets met de internetverbinding gebeurt.” Dat sentiment is volgens hem in de organisatie helemaal omgeslagen.

Verouderde infrastructuur

De vraag naar een meer moderne werkplek is in eerste instantie vanuit de expertise van de IT-organisatie ontstaan. “Zes jaar geleden hadden we hier te maken met een verouderde infrastructuur met een park aan Windows XP-computers op de werkplek en eigen servers die in een ruimte onder het restaurant stonden. Dat was niet ideaal, we hebben er bijvoorbeeld wel eens te maken gehad met lekkage. Daar was ik als IT-verantwoordelijke niet zo blij mee.”

Ook licentiebeheer bleek een uitdaging in de snel groeiende organisatie. “Voetbal is bij PSV al jaren hetzelfde, maar de organisatie is in de loop der tijd enorm gegroeid, van vijf jaar geleden 60 medewerkers tot 250 op dit moment. Dat is een exceptionele groei. Die kun je als IT niet meer zelf bijhouden. Dat vraagt voor ons dus om een oplossing waarbij we niet iedere keer voor één verandering, zoals een nieuwe medewerker, langs allerlei verschillende loketten moeten. We willen één aanspreekpunt om veranderingen in werkplekken snel te regelen. Dat doen we met Axians.”

Flexibel

De oplossing die PSV nodig had moest zowel in aantallen als capaciteit flexibel zijn. “We wilden een kwalitatief hoogwaardige oplossing, tegen acceptabele kosten. Dat hebben we in de markt uitgezet, wat tot een shortlist heeft geleid waar Axians uiteindelijk als beste uit naar voren is gekomen. Wat onder meer meespeelde was dat ze een weliswaar grote organisatie zijn, maar tegelijk lokaal aanwezig zijn. Ze hebben bijvoorbeeld een kantoor hier in Eindhoven, wat voor ons gunstig is.”

“De prijs-kwaliteitsverhouding was goed, de oplossing ook, en ze denken met ons mee. Dat hebben we nodig, want als voetbalclub zijn we geen standard organisatie, maar hebben we een heel eigen structuur. We zijn niet extreem groot, maar stellen wel hoge eisen. Op wedstrijddagen bijvoorbeeld komen er tienduizenden mensen, bij belangrijke wedstrijden kijken er miljoenen mensen op TV, dus wil je niet dat er iets misgaat. We hebben dus in onze IT flexibiliteit nodig.”

Werkplek uit de muur

“We hebben gekozen voor een ‘werkplek uit de muur’, waarbij de voorzieningen net zo beschikbaar zijn als stroom en water. Voor de mensen van PSV moet het gewoon werken, ongeacht het apparaat wat ze gebruiken.” In de acceptatie van cloud heeft een grondige informatiecampagne in samenwerking met Axians een belangrijke rol in gespeeld: “De directie wilde wel weten waar de data staat en wat ermee gebeurt. Die hebben we dus een rondleiding gegeven in het datacenter, waarbij ze zelf hebben kunnen ervaren hoe streng de beveiliging in een professioneel datacenter geregeld is.”

“Dat was een stuk strenger dan onze eigen oude serverruimte hier in Eindhoven. Daarmee waren ze vrij snel overtuigd. Een bedrijf als Axians kan de dataveiligheid veel beter garanderen dan dat we dat zelf kunnen. Gelukkig dacht de directie er ook zo over.”

Medewerkers

Wat ook meespeelt in de wensen voor de inrichting van de werkplek is de veranderende verwachting van de medewerkers. “Wat mensen in hun privésituatie gewend zijn nemen ze toch mee naar hun werk. Mensen zijn gewend om met allerlei oplossingen vanuit de cloud te werken, dat verwachten ze bij ons ook.” Bij PSV is bovendien sprake van een grote diversiteit aan oplossingen vanuit de cloud, SaaS. “We hebben verschillenden afdelingen die met bepaalde applicaties werken, zoals CRM voor marketing, ticketing, BI, sales maar ook speler- en wedstrijd analyse data en tools die voor ons cruciaal zijn. Al die applicaties zijn voor ons bedrijfskritisch.”

Bovendien neemt de behoefte aan interactie en connectiviteit in het stadion alleen maar toe. “Het netwerk en internet zijn enorm belangrijk. De kassa’s draaien erop, en de betalingen in het stadion. Je wilt niet dat de pinbetalingen eruit vallen als er 35.000 mensen in het stadion zijn. Los van imagoschade en gemiste omzet is het ook een veiligheidsrisico als de camerasystemen uitvallen, en als al die mensen niets kunnen kopen.”

Buitenland

De werkplek die PSV nu heeft is altijd en overal beschikbaar voor medewerkers, van het eigen bureau tot een internetcafé in het buitenland zodat bijvoorbeeld crew van PSV Media ook tijdens Europese uitduels en trainingskampen in de cloud kan werken. “Dat verwachten de mensen ook van ons, en daar zijn ze aan gewend. Dat is goed, want het betekent dat ze overal en altijd optimaal kunnen werken.”

“Ondersteuning van de applicaties is dan ook cruciaal. Daar hebben de leveranciers van de applicaties grote stappen in gemaakt de afgelopen jaren. In de samenwerking met Axians is het belangrijk dat we bij hen terecht kunnen voor ondersteuning. Dat gaat ook heel goed, en we zien in feite de mensen van Axians die zich daarmee bezighouden in de vestiging Eindhoven als PSV-collega’s. We hebben één aanspreekpunt, en hoeven niet eerst uit te zoeken bij welke aanbieder we moeten zijn. Het verschuift van technisch-facilitair naar zorgen dat de gebruiker altijd op de juiste manier kan werken. Als eindverantwoordelijke voor IT vind ik het belangrijk dat er zo’n single point of contact is, om te voorkomen dat je van het kastje naar de muur wordt gestuurd.”