Digital Workplace is vooral cultuurverandering

Het op zich vrij brede begrip Digital Workplace wordt vaak primair vanuit de technologie benaderd. Dat is aan de ene kant logisch, omdat technologie met de bijbehorende functionaliteit nu eenmaal vrij concreet is. Aan de andere kant gaat dit voorbij aan een zo mogelijk belangrijk aspect van de Digital Workplace, namelijk de cultuurverandering die nodig is om er optimaal van te profiteren. We spraken hierover met Hanns Koehler-Kruener van Gartner, keynotespreker bij het event Digital Workplace.

Hanns Koehler-Kruener is bij Gartner als Managing Vice President verbonden aan het Digital Workplace Team. “Onze research naar de digitale werkplek gaat vooral over de vraag ‘hoe zorg je ervoor dat mensen weer graag hun werk doen?’ Daar hoort bij dat je ze de juiste technologie en omgeving moet geven, end e mogelijkheden tot samenwerking. Maar het gaat vooral om de strategie die eraan ten grondslag ligt, en het zorgen voor engagement bij medewerkers.”

Technologie speelt daarin volgens hem wel een grote rol, en de mogelijkheden zijn enorm. Maar het draait allemaal om de mens. “Te vaak gaat het bij de inzet van technologie om zaken als de mooie opbouw van de interface. Eigenlijk is er volgens ons echter een nieuw contract nodig over de manier waarop je omgaat met je medewerkers, om ervoor te zorgen dat ze weer met plezier naar hun werk gaan. Uit onderzoek blijkt dat het vaak niet meer dan vijftien tot twintig procent van de mensen is die met plezier gaat werken. De rest komt omdat het nu eenmaal moet.,”

New Work Nucleus

Daar verandering in brengen is volgens hem het strategische doel van de digitale werkplek. “Dat leidt tot innovatie en nieuwe energie. Anders kost het de ondernemer alleen maar geld. Kijk naar start ups, waar ze er met nieuwe structuren van samenwerking voor zorgen dat mensen wel met plezier weren en dan met innovatieve ideeën komen. Zij hebben niet die historie van oude technologie die mensen in een keurslijf dwingt. Dat nieuwe contract noemen we de New Work Nucleus.

Hij pleit ervoor opnieuw na te gaan denken over de vraag hoe je als organisatie medewerkers mee kunt nemen in de nieuwe technologische veranderingen. “We zien wel heel veel veranderingen optreden, maar vergeet niet stil te staan bij de mensen die de hele dag met die nieuwe tools moeten werken. Het gaat erom dat zij hun werk weer graag doen.”

Moeilijk

De reden hiervoor is een vorm van gemakzucht. “Het is nu eenmaal makkelijker om over technologie te praten, en te discussiëren over de vraag of je nu Google of Microsoft neemt. Het is moeilijker om te praten over de verandering van cultuur. In onderzoeken die we onder CIO’s en CEO’s doen merken we vaak dat ze dat als moeilijk ervaren. En het is ook niet eenvoudig om cultuur te veranderen. Het aanschaffen van een Office 365-licentie is makkelijker.”

En wanneer een oplossing als Office 365 eenmaal is ingevoerd, is het idee vaak dat het samenwerken dan wel vanzelf gaat, omdat de tools er nu zijn. “Maar zo werkt het niet. Want waarom zouden mensen anders werken, en bijvoorbeeld alles in teams opslaan om hun kennis te delen? In dat gesprek over de menselijke kant komen allerlei psychologische factoren aan bod, en daarom wordt het vaak als moeilijk ervaren.”

Digitale transformatie

De eerste stap is volgens hem de erkenning dat het een probleem is, en er open mee omgaan. “Er komen veranderingen aan, mensen zijn daar onzeker over, dus laten daarover praten. Kijk vooral ook waar de ambitie zit in een organisatie. Er wordt veel gesproken over digitale transformatie, maar dat kan heel veel verschillende dingen betekenen. Het gaat er in de eerste plaats om wat je als organisatie wilt bereiken. Waar maak je het onderscheid?”

“Als je Office 365 wilt invoeren om je licentiekosten overzichtelijker te maken is dat prima, daar kun je het dan bij laten. Maar als je op een nieuwe manier de markt op wilt gaan en innovatiever wilt zijn spelen dan gaat het veel verder. Het verst ga je met een volledig nieuw workplace-model vanuit de strategie om het op een hele nieuwe manier te doen. We zien nog maar heel weinig organisaties die zo ver zijn, al zijn ze er wel. Kortom, het begint met het begrijpen van de eigen strategische ambities, en de vraag kunnen beantwoorden waar je over vijf jaar wilt zijn.”

Partner

Wat de digitale werkplek onderscheidt van veel andere IT-projecten is dat het idealiter volledig vanuit de business zelf wordt gedreven. IT levert een belangrijke bijdrage. “Daarin zien we wel verschillende vormen van volwassenheid in IT-organisaties, van productleverancier tot partner in het bedenken van nieuwe businessoplossingen, en bijdragen aan het succes van de organisatie. Dat is een breed spectrum. En als de business vanuit een duidelijke strategie een digitale werkplek wil dan is een IT-organisatie nodig die zichzelf daarin nadrukkelijk ziet als partner van de business.”

Het gaat dan dus niet in eerste instantie om de vraag hoeveel Office 365-licenties er nodig zijn, maar, zoals aan het begin al gesteld, hoe mensen weer meer betrokken kunnen raken bij hun werk. “Hoe willen we dat de werkplek er over een paar jaar uitziet? Dat gaat verder dan de hoogte van de tafels en de omvang van de monitor. Het gaat om creativiteit, samenwerken met mensen buiten de organisatie, betere communicatie binnen de organisatie, om innovatie. Dan praat je niet meer over technologie, maar je hebt er IT voor nodig.”

Hanns Koehler-Kruener van Gartner is op 26 september keynotespreker bij Digital Workplace