De voordelen van Uber voor zakenreizigers én hun organisaties

20-07-2019

De voordelen van Uber voor zakenreizigers én hun organisaties

Nieuwe vormen van persoonlijk transport maken een snelle groei door. Platforms en aanbieders zoals Uber, Lyft, Lime, Car2go en anderen bieden ons meer keuze, meer flexibiliteit en vaak ook lagere kosten dan traditionele vervoersmogelijkheden. Maar naast dit soort directe voordelen, biedt de platform- en app-gebaseerde opzet van deze diensten additionele voordelen. Dit dankzij het feit dat de bijbehorende administratieve processen digitaal en vaak zelfs volautomatisch worden afgehandeld. De data die hiermee worden gegenereerd zijn niet alleen waardevol voor de platforms zelf, maar bieden ook nieuwe mogelijkheden voor de gebruikers en voor organisaties.

De voordelen die Uber en andere platforms bieden voor zowel de mensen die voor hun werk reizen als de bedrijven waar zij voor werken, zijn aantrekkelijk. Vooral als het gaat om de zorgplicht door werkgevers, ook wel bekend als 'Duty of Care'. Daarbij gaat het erom dat bedrijven de morele en formele plicht hebben om de veiligheid en het welzijn van medewerkers op zakenreis zo goed mogelijk te garanderen. Dit is iets waar ondernemingen van iedere grootte zich bewust van zouden moeten zijn.

Waar bevinden medewerkers zich?

Bij een zakenreis denken we al snel aan vliegen en lange afstanden. Maar voor een korte business trip naar bijvoorbeeld Londen, Berlijn of Parijs geldt dezelfde zorgplicht en hebben medewerkers dezelfde behoeften als bij langere reizen. Om ervoor te zorgen dat zo goed mogelijk wordt voldaan aan de Duty of Care, is het onder andere belangrijk dat het bedrijf zo goed mogelijk weet waar een medewerker zich bevindt. Dat is geen 'big brother' idee om maar bij te houden wat een medewerker op reis allemaal doet. Het gaat erom dat er bij noodgevallen snel contact opgenomen kan worden. Als iemand bijvoorbeeld ergens naartoe vliegt en vervolgens een taxi neemt naar het hotel, is die taxirit nu vaak een 'zwart gat'. Het bedrijf heeft geen idee waar zijn werknemer zich bevindt. Uber, met alle data die het bedrijf verzamelt, is dan een uitkomst.

Betere 'Duty of Care' dankzij meer inzicht

De reden is dat de nieuwe generatie vervoersdiensten (waarvan Uber de bekendste en de grootste is), de locatie van zijn chauffeurs voortdurend volgt. Ze houden ook bij of een chauffeur zich wel aan de maximale rijtijd houdt en geven chauffeurs geen ritten meer door wanneer ze hun limiet hebben bereikt. Als iemand zomaar in een taxi springt – die vaak ook nog hogere ritprijzen hanteren – betekent dit dat de travel managers binnen het bedrijf daar geen zicht op hebben. Daar komt bij dat een bedrijf met een Uber for Business-account vaak toegang heeft tot lagere tarieven, centrale ritregistratie en zakelijke facturen.

Minder van dit soort blinde vlekken zorgen ervoor dat reismanagers binnen organisaties een veel beter Duty of Care kunnen bieden. En dat is zeker niet overbodig gezien de incidenten in een aantal Europese steden van de afgelopen jaren. Maar denk ook aan de 'Gele Hesjes'-protesten of andere onverwachte gebeurtenissen die gevolgen kunnen hebben voor zakenreizigers. In al die gevallen is het essentieel dat een bedrijf zo snel mogelijk in contact komt met medewerkers die zich in de nabijheid van zo'n incident bevinden.

Het is de verantwoordelijkheid van een organisatie om te weten wanneer en waar iets gebeurt en waar al hun reizende medewerkers zich op dat moment bevinden. Hoe meer informatie ze hebben over de reis van een medewerker - zoals welk vervoersmiddel ze gebruiken – die gebruikt kan worden om in contact te komen met een medewerker, hoe beter.

Meer grip op uitgaven en onkosten

Een ander aspect is natuurlijk het budgetbeheer. Organisaties zijn nu vaak nog veel te veel tijd kwijt met inefficiënte handmatige processen zoals het afhandelen van papieren rekeningen, onkostendeclaraties en andere financiële zaken. Dat is natuurlijk allemaal heel belangrijk, maar als dit niet efficiënt wordt gedaan, kan dit soort processen een flinke hap nemen uit het budget. Ook hier kunnen de nieuwe, op apps gebaseerde vervoersmogelijkheden zoals Uber bedrijven veel tijd en geld schelen. Met de juiste software kunnen Uber-rekeningen rechtstreeks naar het onkostensysteem worden verzonden en afgehandeld. Een heel stuk efficiënter dan het ontcijferen van talloze handgeschreven taxibonnetje.

Het kost altijd tijd voordat organisaties optimaal gebruik gaan maken van nieuwe technologieën en nieuwe manieren van werken. Maar als het gaat om zakenreizen moet de veiligheid en het welzijn van medewerkers op de eerste plaats komen. Door slim gebruik te maken van de mogelijkheden die vervoersplatforms zoals Uber bieden en deze te combineren met innovatieve software-oplossingen, kunnen organisaties niet alleen beter voldoen aan alle verantwoordelijkheden rond de Duty of Care, maar ook veel tijd en geld besparen en zo beter grip krijgen op hun onkosten.

Door: Patrick Klaver (foto), Managing Director bij SAP Concur Benelux

Terug naar nieuws overzicht