Visie: De onmisbare driehoek voor een succesvolle moderne werkplek
Natuurlijk, de moderne werkplek kent veel voordelen. Werken waar, wanneer en hoe uw medewerkers dat willen, op afstand samenwerken, makkelijker documenten delen, overleggen in virtuele teams, werken met partners. De moderne werkplek zorgt ervoor dat uw medewerkers makkelijker kunnen werken én productiever worden. Om dit te bereiken, zijn er echter wel een aantal randvoorwaarden. Natuurlijk is de technologie belangrijk, maar minstens zo belangrijk zijn de processen en de mensen. Hoe zorgt u ervoor dat deze driehoek klopt?
Voor een succesvolle moderne werkplek moeten er 3 hoofdzaken op orde zijn: technologie, processen en mensen. Uiteraard moet iedereen over de juiste faciliteiten, toegang en applicaties beschikken om te kunnen werken waar en wanneer hij dat wil. En is er bijvoorbeeld een laptop stuk, dan moet deze snel kunnen worden omgewisseld voor een nieuwe. Technologie is de basisvoorwaarde. Zonder de juiste middelen kan niemand efficiënt aan de slag.
Van controle naar vertrouwen
Toch is alleen technologie niet voldoende. Ook de processen moeten kloppen. Dat vraagt om een andere manier van denken. Veel organisaties zijn ingedeeld volgens een bepaalde structuur die bovendien vaak op wantrouwen is gebaseerd. Een manager stuurt zijn teamleiders aan die op hun beurt het team aansturen. Met de moderne werkplek vervagen die verhoudingen en controle. Het draait niet meer om aanwezigheid, maar om de daadwerkelijke output. Uw mensen bepalen zelf op welke tijden ze werken en waar ze dat doen waarbij het uiteindelijke resultaat, de output, telt. Werk en privé zullen daarbij steeds meer door elkaar lopen. Maar juist wanneer uw medewerkers niet meer gebonden zijn aan vaste tijden, zullen zij met meer creatievere en betere ideeën en plannen komen. Want die komen immers niet per se tussen 9 en 17 uur. Het vraagt echter van u en de organisatie wel om vertrouwen in uw mensen en het loslaten van controle.
Eigen verantwoordelijkheid
Wanneer u uw mensen het vertrouwen geeft, verwacht u uiteraard ook iets van hen terug. Eigen verantwoordelijkheid, discipline en zelfsturing zijn randvoorwaardelijk om de nieuwe werkwijze te laten slagen. U zult dan ook actief moeten sturen op die output. Bovendien is goede begeleiding naar een moderne werkplek noodzakelijk. En ook adoptie van de applicaties is een belangrijk aandachtpunt. We zien vaak dat organisaties wel de stappen technologie en processen op orde hebben, maar medewerkers vervolgens niet goed begeleiden. Dat doet afbreuk aan het succes. Als zij niet worden meegenomen in het gedachtegoed van de moderne werkplek en efficiënt gebruikmaken van de beschikbare technologie, zal de verwachte output uitblijven.
Maar wat levert dat nou uiteindelijk op?
Wanneer de driehoek technologie, processen en mensen klopt, zal de moderne werkplek daadwerkelijk profijt hebben. Hoewel een deel van de huidige generatie medewerkers hier wellicht aan moet wennen, is de moderne werkplek voor de meeste mensen een uitkomst. Kijken we naar de nieuwe generatie, dan zal een moderne werkplek zelfs een vereiste zijn. De ‘nieuwe’ medewerkers gaan er bij voorbaat vanuit dat ze zullen beschikken over de meest recente spullen, applicaties en daarmee gemakken. Bovendien kijken ze op een andere manier naar organisaties en werk. Ze willen geen vastomlijnd takenpakket en gaan uit van veel verantwoordelijk. Ook de scheiding van werk en privé is bij hen niet zo duidelijk. Ze werken op de door hen gekozen tijdstippen die per dag verschillen. En daar horen passende faciliteiten bij.
Martijn Hoogenbosch is Practice Lead Modern Workplace bij COMPAREX, Daniel Perrier is Innovation Strategist bij COMPAREX
