Archief of backup: tijd om op te ruimen

Veel mensen zullen zich herkennen in dit scenario: ergens in huis heb je een plek, bijvoorbeeld een zolder of berging, waar veel spullen opgeborgen liggen die je niet meer gebruikt. Je oude surfpak, roestig klusgereedschap, kleding, een beschadigde tafel en dozen vol oude videobanden en casettebandjes. Zolang de ruimte er is, heb je de neiging om er alleen maar meer bij te stallen. Ondanks dat je het surfpak niet meer past en ook geen surfplank meer hebt, het gereedschap niet meer te gebruiken is en de videobanden en casettebandjes waardeloos zijn, gooi je de spullen liever niet weg. Zo’n zolder vol met spullen is te vergelijken met backups.

Pas als je gaat verhuizen, is de tijd daar om de zolder echt op te ruimen. Ineens is het veel gemakkelijker om afstand te doen van alle – lang bewaarde – spullen. De regel die hier geldt: alles wat voor meerdere jaren niet is gebruikt, kan weg. Ditzelfde geldt voor backups. De meeste bedrijven bewaren hun backups voor lange tijd. Maar de reden hiervoor is niet altijd duidelijk. Vaak door gewoonte of afspraken met klanten, business of gebruikers. In deze blog vertel ik meer over backups en deel ik vier tips over hoe je de zolder opruimt als er (te)veel is opgeslagen.

De essentie van backups

De reden dat er backups gemaakt worden is helder. Als er door bijvoorbeeld corruptie, defecte hardware of menselijke fouten, geen toegang meer is tot de bedrijfsdata kun je altijd terugvallen op een gemaakte backup. Wat belangrijk is om in gedachten te houden is dat een backup altijd de meest recente data aan je teruggeeft. Het is geen archief! Gebruik een backup niet om te doen aan bepaalde wettelijke bewaartermijnen.

Naar de cloud

Een archief creëer je door backup-tapes altijd maar te bewaren, de dataretentie op oneindig in te stellen en ieder jaar opnieuw een set tapes te bestellen. Door oude gewoontes is dit bij veel organisaties nog steeds de gebruikelijke gang van zaken. Maar nu komt het probleem: de organisatie wil naar de cloud verhuizen. Dit wordt een enorm dure beslissing als er honderden of soms duizenden tapes met data naar de cloud overgezet moeten worden. Als de verhuizing van al deze tapes al mogelijk is. De zolder opruimen is dus de eerste stap.

AVG en backups

Het tweede probleem waar organisaties mee te maken krijgen is de AVG. Deze privacywetgeving stelt dat persoonsgegevens alleen bewaard mogen worden als het relevant is en de gegevens moeten verwijderd worden als de betreffende persoon hierom vraagt. Zodra een persoon bijvoorbeeld niet meer actief deelneemt, ontslagen is of klaar met een opleiding moeten de gegevens verwijderd worden uit de databases en dossiers. Het bewaren van een backup waarin deze persoonsgegevens nog zijn opgenomen, gaat dus tegen de AVG-wetgeving in. Bovendien moet het mogelijk zijn om persoonsgegevens te wissen en moet de backupdata doorzoekbaar zijn. Dit is een enorme uitdaging. Met alleen (mail-)database backups gaat dit naar mijn mening niet lukken.

De zolder opruimen, hoe doe je dat?

1. Controleer de wettelijke bewaartermijnen waar de branche mee te maken heeft. De bijbehorende applicaties moeten voorzien zijn van een archieffunctie.
2. Vernietig alle oude backup-data. 
3. Maak nieuwe en korte retentieregels aan. Twee weken voor databases en VM’s: je wilt tenslotte alleen recente data terugzetten. 
4. Maak gebruik van een retentie van twee maanden voor homedirectories: hiermee overbrug je een vakantieperiode.

Deze stappen zijn cruciaal als de overstap naar de cloud gemaakt wordt en om aan de AVG-regelgeving te voldoen. Toch is het begrijpelijk dat deze stappen makkelijker gezegd dan gedaan zijn. Iedere organisatie is anders en het doorvoeren is in de praktijk niet zo simpel. Je hebt altijd nog een doos op zolder staan met oude spullen die je toch voor de zekerheid bewaart. Een checklist kan handig zijn om te controleren of de backup-strategie nog up-to-date is.

Door: Bert Hoving (foto), pre-sales Consultant bij Telindus