‘HR Transformation’ raakt alle medewerkers

Softwarebedrijf Veeam is de afgelopen jaren razendsnel gegroeid. Dit maakte een moderne organisatie van HR-tools en HR-processen noodzakelijk. Global HRIS-directeur Miguel Paulino spreekt zelfs over een HR-transformatie. Hij heeft daarbij bewust gekozen voor een cloudoplossing.

Miguel Paulino is nu twee jaar actief als global HRIS Director bij Veeam. Hij is daar verantwoordelijk voor het invoeren van Workday om vorm te geven aan wat hij de noemt. “Veel bedrijven die internationaal werken kijken momenteel naar oplossingen om hun HR op een hoger plan te brengen. Veeam is een relatief jong bedrijf, we bestaan elf jaar, maar we groeien heel snel. De afgelopen drie jaar is het aantal medewerkers verdubbeld.”

Hij vervolgt: “Zo’n snelle groei betekent dat ondersteunende functies als HR steeds belangrijker worden in de organisatie. Dat vraagt weer om volwassen processen en systemen. Daar hadden we een tool voor nodig om die HR processen te moderniseren. We gingen vanaf het begin al uit van een cloudoplossing, omdat een volledige on premise oplossing neerzetten niet toekomstbestendig zou zijn.”

Wensen

De RFP die op basis van de wensen van Veeam werd opgesteld is naar drie cloudgebaseerde HR-aanbieders gegaan, waaronder Workday. Daarnaast is een top drie gemaakt van potentiële partners om de oplossing te implementeren.

“De reden dat we voor Workday hebben gekozen is drieledig. De eerste was de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing. We zochten een tool die mobiel, gebruiksvriendelijk en aantrekkelijk was. We hadden nog geen wereldwijde tool alleen een paar lokale HR-oplossingen. In feite hadden we dus niet slechts een HR tool nodig, maar een people management tool.”

Partner

“De tweede reden was dat Workday een betrouwbare partner was met een volwassen oplossing. En tenslotte natuurlijk de oplossing op zich. We zagen dat Workday voldeed aan alle verwachtingen die we hadden van de oplossing.”

Het verschil tussen een HR tool en een People Management Tool legt hij als volgt uit: “Een HR tool is een operationele tool die HR achter de schermen gebruikt. Een People management tool is een oplossing die iedereen gebruikt, van managers tot medewerkers. Ze halen er informatie uit om beslissingen op te baseren, sommigen maken er zelfs dagelijks gebruik van. Managers gebruiken het om hun medewerkers aan te sturen, medewerkers gebruiken het om de kansen in hun organisatie te benutten.”

Adoptie

“Ik zeg graag dat we 3.500 gebruikers hebben. Dat is ons volledige personeelsbestand. Van vakanties tot profielfoto’s aanpassen, iedereen heeft het wel ergens voor nodig. De adoptie is enorm hoog.”

“De implementatie kent twee kanten. De eerste is dat het een HR-project is, dat gedreven werd door HR. Maar het grote geheim tot het succes is dat we wel de volledige organisatie erbij betrokken hebben toen we het gingen invoeren. Zo zorgden we ervoor dat we zo niet alleen de nodige HR-processen invoerden, maar ook de managementprocessen.”

Communicatie

Het tweede aspect is dat van het change management. “Het was een strategische implementatie waar we een omvangrijk communicatieprogramma voor hebben opgezet. Omdat ieder land anders is hebben we ook goed gekeken hoe ingrijpend de verandering per land was, en waar mensen bijvoorbeeld extra training nodig zouden hebben. Het was ook hier belangrijk om iedereen erbij te betrekken, op alle niveaus. Tijdens de implementatie, en ook achteraf. Daarmee hebben we ervoor gezorgd dat mensen het geweldig vonden, en er ook daadwerkelijk mee zijn gaan werken.”

Opvallend was volgens hem dat er, zelfs in een zo jonge organisatie als Veeam, aandacht besteed moest worden aan verschillende managers die de implementatie als een pure HR-aangelegenheid zagen, niet als iets operationeel. Het was dus zaak die conservatieve mindset te veranderen, en van managers people managers te maken.

Mindset

“Toen ik bij het bedrijf kwam dacht ik dat niet zo’n grote verandering nodig was, omdat we een jong bedrijf zijn met jonge medewerkers, en we zijn een softwarebedrijf. Dat was dus niet zo. Niet iedereen heeft nu eenmaal de mindset van een people manager. Dat is wat we met deze implementatie mogelijk hebben gemaakt.”

“Analytics is een van de belangrijkste aspecten daarin. Zij hebben betrouwbare informatie nodig waarmee ze aan de slag kunnen. De rapportagemogelijkheden van Workday zorgen voor de juiste gegevens die managers nodig hebben. Met Workday Benchmark kunnen we bovendien onze prestaties vergelijken met die van anderen in de markt. Iedere medewerker kan dankzij de mobiele component naar de app gaan om de juiste gegevens te vinden. Kortom, alles draait om bruikbaarheid. Daarom gebruiken mensen het graag.”