'Zakelijk gebruik van WhatsApp leidt ondanks populariteit ook tot wrijving'

WhatsApp wint steeds meer terrein op de werkvloer en staat inmiddels op de vierde plek in het rijtje van meest gebruikte communicatiemiddelen op de werkvloer. Alleen email, mobiele en vaste telefoon worden vaker gebruikt. Vooral millennials gebruiken de populaire app om contact te onderhouden met collega’s en zakelijke contacten. Ondanks de populariteit van deze zakelijke communicatietool zorgt een gebrek aan gedragsregels echter ook voor wrijving op de werkvloer. Zo geeft 46% van de Nederlandse werkgevers aan het liefst direct uit zakelijke WhatsApp-groepen stapt.

Dit blijkt uit onderzoek van telecomprovider Tele2 onder ruim 1500 werkgevers en werknemers tussen de 18 en 65 jaar. Het bedrijf heeft drie gedragsregels opgesteld die het app-contact met collega’s kunnen verbeteren. In bedrijven waar (ongeschreven) WhatsApp-regels gelden, kwamen onderstaande drie gedragsregels als winnaar uit de bus:

• Geen privéberichten delen in zakelijke app-groep
• Niet een enkele collega aanspreken in de zakelijke app-groep, zoals bijvoorbeeld bij felicitaties.
• Alle informatie in één bericht plaatsen, niet in separate berichten

Zat er maar een Out of Office op WhatsApp

Email is nog steeds hét communicatiemiddel dat op de werkvloer het liefst wordt gebruikt, gevolgd door de telefoon (vast en mobiel). Ook voicemail, sms, LinkedIn en Skype zijn populair bij werkend Nederland. Opvallend is het gebruik van WhatsApp op de werkvloer. Slechts een kwart zit tegenwoordig niet in een werkgerelateerde app-groep.

Ondanks de populariteit van dit communicatiemiddel beschikken weinig organisaties over gedragsregels voor WhatsApp op de werkvloer, waardoor collega’s zich regelmatig aan elkaar storen. Collega’s die buiten werktijd van alles delen in de werk-appgroep wekken het meeste irritatie op (41%), gevolgd door collega’s die overal op reageren, altijd het laatste woord hebben of communiceren met veel hoofdletters en uitroeptekens. Als gevolg hiervan zijn veel werknemers en werkgevers de appgroep liever kwijt dan rijk. En ondanks dat 43% van werkend Nederland de meldingen van berichten in de werk gerelateerde appgroepen al regelmatig ‘dempen’, snakt zelfs bijna één derde van de werknemers naar een Out of Office-reply op de app.

Ondanks irritatie toch verbondenheid

Ondanks een behoorlijke dosis irritatie, blijkt zakelijk WhatsApp-contact met collega’s echter ook aantoonbaar bevorderlijk voor de onderlinge relaties. De app zorgt in bijna de helft van de gevallen voor een betere band tussen collega’s. Bovendien heeft 50% van de ondervraagden sinds deelname aan de werkgerelateerde WhatsApp-groep een betere verstandhouding met het team.

“Er is sprake van een haat-liefde verhouding”, concludeert Barry Wissink (foto), directeur Tele2 Zakelijk. “Hoe geliefd WhatsApp ook is, als gevolg van de ergernissen, verlangen we naar een Out of Office-reply op de tool. Dit gaat zelfs zo ver dat 54 procent van de werkgevers het liefst direct uit de zakelijke WhatsApp groepen wil stappen, net als 37 procent van de werknemers. Zakelijke inzet van WhatsApp lijkt ingegeven door de gewoonte vanuit privégebruik en wint snel terrein. Maar niet iedereen is hiervan gediend. Het is duidelijk dat zowel werkgever als -nemer moet aftasten hoe deze nieuwe vorm van bereikbaarheid iets toevoegt”.

Duidelijke spelregels

Tele2 Zakelijk moedigt werkend Nederland aan om met elkaar in gesprek te gaan over duidelijke regels voor het gebruik van nieuwe communicatiemiddelen op de werkvloer. Want zonder duidelijke spelregels ligt irritatie op de loer, waarschuwt het bedrijf.

Wat ook helpt om irritatie over WhatsApp te verminderen is het opschonen van de app. Hoe u dit kunt doen leest u in deze blogpost van Tele2, waarin tips worden gegeven.