Datamanagement is net als het bereiden van een smakelijk gerecht
Als je naar een restaurant gaat dan hoop je op een heerlijke maaltijd. Hoeveel ingrediënten de kok daarvoor nodig heeft vind je waarschijnlijk niet zo interessant. En hoewel het vleiend is als een kok veel persoonlijke aandacht aan jouw gerecht besteedt heb je waarschijnlijk niet zo’n zin om lang te wachten op je eten, omdat hij telkens het recept opnieuw moet uitzoeken en stapsgewijs moet voorbereiden. Zo werkt het ook met datamanagement.
Adequate databeheerstrategie
Om data te vertalen naar waardevolle informatie en inzichten is efficiënte datavoorbereiding, -verwerking en -beheer noodzaak. Dat start met een adequate databeheerstrategie. Ook in deze context gaat de kwaliteit boven de kwantiteit. Wanneer er bedrijfskritische beslissingen genomen worden op basis van historische data zal er niet gevraagd worden om zoveel mogelijk data, maar om relevante, actuele en accurate data. Dat brengt eisen met zich mee voor de functionaliteit van IT-systemen en -infrastructuur. Niet onverwacht bloeit de wereldwijde markt voor zakelijk databeheer als nooit tevoren. Volgens voorspellingen van Stratistics MRC zal de totale marktomzet in 2023 uitkomen op 142,67 miljard dollar.
Waar liggen nu precies de uitdagingen voor Nederlandse organisaties? En hoe kan automatisering uitkomst bieden?
Een overvloed aan ingrediënten komt de smaak niet per se ten goede
Een bord vol ingrediënten maakt nog geen gerecht. Het gaat om uiteindelijk om de (voor)bereiding. Dit zien we ook bij bedrijven. Organisaties worstelen niet met een gebrek aan data, maar met het beheer van de overvloed aan gegevens. Al die verschillende datastromen zijn theoretisch gezien interessant. We zien echter regelmatig dat bedrijven het overzicht verliezen en zoveel data hebben dat ze niet meer weten hoe ze het moeten verwerken. Onze Amerikaanse collega’s vergelijken dat met drinken uit een brandslang. In deze situatie dreigt de toegevoegde waarde verloren te gaan. Focus is het toverwoord. Waar je om te koken beter gericht (en met een volle buik) boodschappen kunt doen is het ook bij datamanagement belangrijk om te starten met een doordachte datastrategie, waarin de informatiebehoefte en relevante databronnen duidelijk zijn vastgelegd.
Effectief datamanagement stelt organisaties in staat om overzicht te creëren bij de verschillende databronnen en -stromen en zorgt dat zij voor ieder ‘datarecept’ een duidelijk proces in kunnen richten. Daarmee weten ze niet alleen te allen tijde waar zij data kunnen vinden. Dit stelt hen ook in staat om informatie te herleiden en biedt uitkomst wanneer zij informatie of processen willen optimaliseren. Ook maakt het data-extractieverzoeken eenvoudiger. En dat is wanneer er sprake is van persoonsgegevens tegenwoordig geen overbodige luxe, in het kader van AVG/ GDPR.
Frictie tussen de keuken- en de restaurantmedewerkers
Door de continue (nieuwe) technologische ontwikkelingen stellen klanten en medewerkers steeds meer eisen. Daarbij verwachten ze bovendien dat hun honger naar informatie steeds sneller gevoed wordt. IT-professionals ervaren dan ook toenemende druk om inzichten te genereren, zodat de business snel en slim beslissingen kan nemen. Dit zien wij ook bij bedrijven die investeren in mogelijkheden om data te analyseren. Wanneer er sprake is van frictie gaat het vrijwel altijd over de verhouding tussen de gewenste snelheid en het vastgestelde eisenpakket.
Om dit op te lossen is het allereerst belangrijk dat duidelijk is waar mensen trek in of behoefte aan hebben. Bij het bouwen van een brug tussen de IT en de business is een heldere datastrategie de eerste steen. Daarna is het zaak om ervoor te zorgen dat de relevante resources optimaal op elkaar zijn afgestemd. Waar dat in een restaurant gaat over de samenwerking tussen de keuken- en restaurantmedewerkers, betreft dat bij datamanagement de afstemming tussen de verschillende databronnen en stromen. De inrichting van de data-infrastructuur is tenslotte de doorslaggevende factor voor succes. Automatisering biedt de mogelijkheid om de (werk)-druk te verlichten en processen te versnellen.
Een ster verdien je niet zomaar
Automatisering stelt organisaties in staat om handmatige taken te minimaliseren. Denk binnen het restaurantverhaal bijvoorbeeld aan de automatisering van het voorraadbeheer, waardoor medewerkers niet onverwacht misgrijpen als jij je favoriete gerecht hebt besteld.
Door de dataverzameling en -verwerking te automatiseren beschikken bedrijven sneller over de gewenste data en daar hebben ze ook bij terugkerende informatieverzoeken profijt van. Zo kunnen ze, bijvoorbeeld voor specifieke analyses of rapportages, data-templates inrichten die gericht en automatisch de gewenste data verzamelen. Nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie en machine learning maken het bovendien mogelijk om het datamanagement proactief te optimaliseren, ook op basis van real-time data.
Automatisering stelt bedrijven enerzijds in staat om budgetten effectiever in te zetten. Anderzijds kunnen medewerkers hun tijd en creativiteit daar inzetten waar zij het meeste waarde toevoegen. Dit biedt bijvoorbeeld gelegenheid om nieuwe ideeën uit te werken of om meer tijd uit te trekken voor de klantenservice en -beleving. Dit kan net die gewaardeerde extra ster opleveren in de Michelin-gids of op sociale media.
Het perfecte dessert als ultieme einddoel? De ene crème brûlée is de andere niet
Om flexibel op marktontwikkelingen te kunnen anticiperen en effectief bedrijfsbeslissingen te kunnen nemen is datamanagement tegenwoordig een onmisbaar ingrediënt binnen iedere succesvolle bedrijfsformule. De juiste data, op het juiste moment kan net de smaakmaker zijn waarmee bedrijven zich kunnen onderscheiden van hun concurrenten. Door hun data-infrastructuur te automatiseren leggen ze de basis voor de flexibiliteit waar de moderne medewerkers en consumenten om vragen.
