Hoe automatiseer je je financiële administratie?

Deel 3: boekhouding

Ben jij iemand:

• die graag nieuwe uitdagingen aangaat? 
• die extra gedreven wordt van wat onzekerheid? 
• die grenzen liefst zo ver mogelijk oprekt, maar altijd verantwoordelijk blijft? 

Dan pas jij in het prototype ondernemer! Wellicht heb je de afgelopen jaren al een mooie praktijk opgebouwd. Of ben je net begonnen. In welke fase je bedrijf ook is, in elke fase krijg je te maken met de nodige administratieve verplichtingen. En laat het prototype ondernemer hier nu juist heel geïrriteerd van raken! Gelukkig kan de moderne techniek veel verlichting bieden. In deze blog reiken we je tips aan waarmee jij je boekhouding verregaand kunt automatiseren. Zodat jij voortaan meer kostbare tijd overhoudt voor het aansturen van je onderneming.

Tip 1: zelfkennis

Heb jij het geduld en de boekhoudkundige kennis om zelf je boekhouding te voeren? Met de moderne boekhoudtools kan iedereen in principe zijn eigen online administratie doen. De leveranciers stellen talloze handleidingen ter beschikking en de tools zijn zo ingesteld dat ze de grootse boekhoudfouten helpen te voorkomen. Vraag is alleen of jij zin hebt om te investeren in een goed opgezette boekhouding. En net zo belangrijk, een goed bijgehouden boekhouding. Wat is tijds-en geld technisch de beste optie voor jouw type ondernemer?

Hoe boekhouden zzp’ers?
Uit onderzoek van Moneymonk blijkt dat tegenwoordig 1 op de 7 ZZP’ers zijn boekhouding volledig laat verzorgen door een andere partij. In 2013 besteedde nog bijna de helft van de ZZP’ers zijn boekhouding uit. 85% doet zijn boekhouding zelf. De opkomst van de online boekhoudtools lijkt ten grondslag te liggen aan deze verschuiving naar het voeren van de boekhouding in eigen beheer: waar in 2013 21% van de ZZP’ers online boekhoudsoftware gebruikte, is dit in 2016 al toegenomen tot 49%. De helft van de ZZP’ers durft de boekhoudkundige uitdaging dus zelf aan met behulp van online tools. 

Hoe boekhouden mkb’ers
Naarmate een bedrijf toeneemt in aantallen medewerkers wordt vaak de boekhouding ook complexer. Is zelf boekhouden dan nog altijd raadzaam? Uit een onderzoek van ICS blijken verrassend genoeg vergelijkbare cijfers voor ondernemers tot maximaal 20 medewerkers ten opzichte van het percentage dat zelf de boekhouding voert: 89% van de ondernemers voert deze zelf, en 50% van hen gebruikt hiervoor een boekhoudprogramma. Wel wordt er door de helft samengewerkt met een financial voor incidentele complexere werkzaamheden zoals het opstellen van de jaarrekening. Slechts 1 op de 10 besteedt zijn boekhouding volledig uit. 

Opvallend aan het onderzoek van ICS is hun bevinding dat bijna de helft van de ondernemers die de administratie zelf bijhoudt, hier minder dan 1 uur per week aan kwijt is. Dit strookt niet met de bevindingen van MKBservicedesk: hier rapporteerden ondernemers meer dan 4 uur per week kwijt te zijn aan hun financiële administratie. Tijdswinst lijkt vooral te behalen door automatisering, zoals het overstappen van handmatig naar elektronisch factureren. Maar hoe pak je een dergelijke automatiseringsslag handig aan?

Tip 2: testen

Door het aanvragen van een proefaccount bij een leverancier van online software kan je kosteloos bepalen of werken met een online boekhoudtool iets voor je is. Het levert je know-how op van online tools. Dit is belangrijk, want ook wanneer je besluit dat je je boekhouding toch liever wilt uitbesteden, is het goed wanneer je kan aanvoelen of de financial voldoende met zijn tijd is meegegaan. Ook kan je zo desgewenst een financial uitkiezen op basis van de ervaring die hij heeft met de boekhoudtool van jouw keuze. 

Tip 3: kennis van gebruiksgemakken online boekhoudtools

Er zijn tegenwoordig talloze handige gadgets aanwezig in de modernste boekhoudtools. De meest gebruikte snufjes zijn: 

• Automatische koppeling met je bank, zodat je bankafschriften automatisch worden ingeladen in je boekhoudtool. Let op: enkel de door banken erkende ‘veilige’ tools beschikken over deze functionaliteit.
• Scan en Herken: het boekhoudprogramma maakt zelf een bon van de ingescande factuur en doet een boekingsvoorstel. Volgens Klippa bespaar je 0,56 cent per ingevoerde factuur door het gebruik van Scan en Herken in vergelijking met handmatige invoer. 
• Periodiek facturen: door het instellen van periodieke facturen hoef je de factuur maar eenmalig aan te maken. Voortaan wordt de factuur op de door jouw gewenste datum periodiek aangemaakt door de tool. 
• iDEAL-betaling integreren in je facturen. Uit onderzoek van MKB belangen en Stuurjerekening.nl blijkt dat 40 % van de particuliere klanten en 25% van de zakelijke klanten een factuur met iDEAL-link nog dezelfde dag betaald. Zonder iDEAL-link betaalt nog geen 5% binnen een dag. Een aanzienlijk verschil dus!

Zo zijn er per soort bedrijf en de daarmee samenhangende soort boekhouding speciale gadgets opgenomen in de daarvoor ontworpen tools, die het boekhouden verregaand kunnen automatiseren. Het kan daarom zeker lonen telefonisch contact op te nemen met diverse leveranciers van online tools en te vragen naar de mogelijkheden voor het automatiseren van jouw boekhouding. Kan je direct even testen of de klantvriendelijkheid van de tool naar je wens is. Een goede online tool zorgt namelijk niet alleen voor de techniek, maar bemant ook zijn helpdesk met vakkundige mensen die je verder kunnen helpen bij je boekhoudkundige vragen. 

Door: Arjan Nieuwbeerta (foto) van Appwiki