Waarom een IT-manager niet zonder persona kan

Als key-accountmanager Industrie kom ik het regelmatig tegen. Bedrijven die -uit gewoonte- jaar in jaar uit, laptops, pc’s, tablets en smartphones vervangen door een nieuwe versie. In dat proces vergeten ze een belangrijk gedeelte. Wie gaat die apparaten gebruiken en wat hebben die gebruikers nodig? Gebruik persona's voor gelukkige gebruikers, lagere kosten en een effectiviteitboost.

De “oude” gedachtegang is logisch. Het stamt uit een tijd waarin de markt veel kleiner was en de gebruikers minder veeleisend. Een computer op zich was een grote vooruitgang tegenover handmatig werken. De nieuwe generatie op de arbeidsmarkt is opgegroeid met techniek. Ze zien een apparaat niet als bonus. Ze zien het als een essentieel onderdeel van hun werk en leven.

Effectiever IT-landschap inrichten
Voor veel werkgevers is het een hoofdpijndossier. Hoe bind ik die nieuwe generatie, de oudere generatie en houd ik iedereen tevreden terwijl ik de kosten balanceer. Voor de meeste IT-managers, inkopers en aanverwanten bieden persona's uitkomst. Het is een eenvoudige en effectieve manier voor het afstemmen van IT-vraagstukken op de vragen en eisen van uw organisatie.

Persona?
Met persona's bedoel ik fictieve mensen die een groep uit uw organisatie vertegenwoordigen. Aan de hand van behoeften, voorkeuren, werkzaamheden en andere gewenste kenmerken schetst u een algemeen profiel. We geven de groep gebruikers een gezicht. Bij het inzetten van IT-middelen helpen de persona's om een goede match te maken.

Hoe begin ik met IT-persona's?
Breng de organisatie in kaart. Welke afdelingen heb ik, wat doen ze, zitten er binnen die afdelingen verschillen in taken en behoeftes? Stel samen met een adviseur een vragenlijst op. Breng behoeften van al die groepen gebruikers in kaart. Zijn ze veel of weinig onderweg? Verwerken ze veel of weinig data? Op basis van die uitkomsten kunt u diepte-interviews houden met vertegenwoordigers van de groepen binnen uw bedrijf. Op die manier krijgt u inzicht in het IT-gebruik, eventuele knelpunten of verbeterpunten.

Organisatie in kaart brengen
Enquête opstellen
Ga met vertegenwoordigers uit de groepen in gesprek
Diepte interviews

Hoe stel ik een persona op?
Zoek binnen de organisatie naar iemand die het gezicht van de betreffende groep is. Een fictief persoon is mogelijk, maar minder herkenbaar. In de uitwerking staan onder andere: de werkmanier, werkzaamheden, contactmanier, hoeveelheid mails, cruciale software en de persoonlijke wensen? Het werkt het beste om dit vervolgens grafisch uit te werken. Zo is in één oogopslag duidelijk welke groep gebruikers, welke wensen, eisen en budget heeft.

Winst voor iedereen
Omdat alle medewerkers vanaf het begin betrokken zijn, is de kans op een succesvolle implementatie van de nieuwe IT-producten of omgeving groter. Hierdoor kunt u effectiever werken en houden we collega’s nu en in de toekomst maximaal productief en tevreden.

Hulp nodig bij het opstellen van IT-persona's?
Hopelijk heb ik de toegevoegde waarde en het proces van een IT-persona duidelijk gemaakt. Bent u op zoek naar meer informatie of heeft u behoefte aan hulp in dit proces? Neem contact met me op via de onderstaande knop.

Mike Fransen, Key Account Manager & Aanvoerder Team Industrie ACES Direct