Boskalis verbetert zicht op processen met process mining

In het digitale tijdperk, waarin de meeste processen digitaal draaien, is het voor bedrijven moeilijk om overal zicht op te houden. Enkel door data te visualiseren en analyseren kunnen bedrijven deze uitdaging overwinnen, en hun eigen processen herbouwen. Boskalis, wereldwijd marktleider in de maritieme dienstverlening, is de juiste weg al ingeslagen: niet alleen graaft het bedrijf diep onder de zeespiegel, maar ook naar bedrijfsdata. Dankzij Celonis Process Mining heeft het bedrijf volledig zicht op alle processen. 

Boskalis is een internationale dienstverlener van maritieme infrastructuur, gevestigd in Papendrecht. Het bedrijf heeft één van ’s werelds grootste baggervloten, werkt in meer dan 90 landen en heeft over de hele wereld een uitgebreid netwerk. Boskalis bestaat uit drie divisies, elk met hun eigen operationele activiteiten als tendering, engineering, fleet management en bezetting. Met meer dan 11.700 werknemers bedient het bedrijf olie, gas en windenergiebedrijven, havenbedrijven, overheden en vrachtvervoerders. Voorbeeldprojecten zijn de uitbreiding van het Suezkanaal, landherwinning in Panama-stad, opspuiten van de Palmboom in Dubai, bouw van havens als Açu Port in Rio de Janeiro windmolenparken op zee als de Veja Mate in het Duitse stuk van de Noordzee. 

De zaken onder controle houden

De managementrapportage van Boskalis bestond uit een data warehouse en een hoop formulieren en rapporten uit Excel. De prestaties van het volledige P2P-proces moesten worden geanalyseerd door allerlei verschillende bronnen te gebruiken, wat tijd kostte en erg ingewikkeld was. Het uitzoeken van doorlooptijden was nagenoeg onmogelijk. 

Boskalis was al sinds 2013 geïnteresseerd in process mining en snapte dat er een gemakkelijkere en efficiëntere manier moest zijn om de eigen processen te analyseren en beheren. Na bekend te zijn geraakt met het concept van process mining, besloot Boskalis in 2016 Celonis Process Mining te proberen. De implementatie werd geleid door de IT-manager van Boskalis, in samenspraak met de afdelingen data analytics en data-integratiemanagement. 

De verwachting was dat de divisies in een positie zouden worden gebracht waarin ze de kernprocessen eenvoudig zouden kunnen analyseren en verbeteren. Met name de beheerders van Purchase-to-Pay (P2P) en Accounts Payable hoopten dat process mining hen zou helpen hun dagelijkse zaken onder controle te krijgen en de prestaties aan de verschillende belanghebbenden binnen het bedrijf te communiceren. 

Celonis Process Mining effent het pad

Celonis Process Mining werd geïntroduceerd in 2016, en de losse afdelingen zagen al snel dat de technologie hen gedetailleerd inzicht bood in de doorlooptijd van P2P en invoicing-processen die ze altijd al nodig hadden – door processen te visualiseren in eenvoudig te bedienen en duidelijke dashboards. “Celonis Process Mining confronteerde ons met onze processen. Nu kunnen we echt zien waar en hoe we ons kunnen verbeteren, en hoe we die verbeteringsactiviteiten beter kunnen sturen”, zegt Karel Parre, Data Analytics Manager bij Boskalis.

Voor het implementatieproces werd een proof of concept uitgevoerd met data uit het data warehouse uit het InforLN en Basware-systeem. Diezelfde InforLN en Basware-dataset wordt sinds de installatie van Celonis Process Mining dagelijk samengesteld. Voor de verbinding van de SAP P2P en SAP SIM (SAP Invoice Management)-data werden de standaard queries en dashboards van Celonis gebruikt om de implementatie te versnellen. Met succes: de eerste dashboards, op basis van SAP P2P en SAP SIM, waren binnen enkele weken gebouwd en een eerste groep gebruikers, waaronder meerdere interne business consultants, werden getraind. Deze dashboards werden vervolgens uitgebreid met dagelijkse monitoring van invoices en filtering van projecten, en worden nu gebruikt om de processen op dagelijkse basis te controleren. 

De P2P-divisie begon daarnaast een interne ‘road show’ voor voorname belanghebbenden, om hen de voordelen van Celonis Process Mining te tonen en te laten zien hoe organisaties meer waarde uit hun eigen data kunnen krijgen. Rapportages worden samengesteld uit de Process Mining Invoice Management-dashboards en gedeeld met alle interne ‘klanten’ van het Financial Shared Service Center.

Zelfvertrouwen dat je krijgt –  vertrouwen dat je data verdient 

Het hele proces werd ondersteund door Celonis-partner Zuiver ICT. Deze Nederlandse specialist op het gebied van Process Mining is zich volledig bewust van de uitdagingen die bij analyses van processen komen kijken. “Het bepalen van de juiste definities om de juiste resultaten te krijgen, is de sleutel tot betrouwbaarheid”, zegt Rob van de Coevering, Zuiver ICT. “Beginnen met process mining is als het overslaan van een stap. De eerste behoefte is het beheersen van dagelijkse processen. Als er genoeg vertrouwen is in de data en dagelijkse monitoring, kan de verbetering van het hele proces en de analyse van historische gegevens volgen.”

De eerste zes maanden

Communicatie over processen en bottlenecks is het basis van beheersing over en uitvoer van procesverbeteringsactiviteiten. Andere afdelingen de effecten op hun gedrag laten zien en het bespreken van ‘laaghangend fruit’ heeft gezorgd voor korte termijnverbeteringen van de doorlooptijd. Celonis Process Mining heeft de centrale inkoopafdeling, het Financial Shared Services Centre en andere business units geholpen om samen te werken aan optimalisatie van het volledige end-to-end-proces. Andere directe resultaten zijn verkorting van de doorlooptijd van factuurbetalingen, analyse van compliance en vermindering van procesvariaties. 

De volgende stappen

Boskalis heeft al plannen voor de toekomst: de aankoopafdelingen willen de interne process mining roadshow ook aan andere afdelingen en teams laten zien. Daarnaast gaat Boskalis dat uit de IT-servicemanagement tool TopDesk gebruiken voor process mining. Door historische gegevens te analyseren, zijn de procesverbeteringsactiviteiten in het hele bedrijf begonnen. Dat zal zorgen voor verdere verbeteringen in de toekomst, en informatie opleveren van waaruit verder kan worden gewerkt.