HR en Financials volledig in de cloud

Rob Cools, director Product Marketing EMEA bij Workday, windt er geen doekjes om: “Ons bedrijf staat in de top van elk analistenrapport. Of het nou een Magic Quadrant is, een Insight of een Wave; wij voeren de lijst aan.” De frisse aanpak met HR- en Financials-processen in de cloud spreekt velen blijkbaar aan.

Cools neemt ons mee terug naar het titanengevecht tussen Oracle en Peoplesoft. In 2005, na een vijandige overnamestrijd van 18 maanden, lukte het Oracle om het tegenstribbelende PeopleSoft in te lijven. Kort daarna kwamen Dave Duffield (oud-CEO van Peoplesoft) en Aneel Bushri (die ook een topfunctie bekleedde bij het bedrijf) bij elkaar en besloten een start-up op te richten die cloudbased applicaties zou aanbieden. “Salesforce.com had het CRM-deel van de markt al eigen gemaakt, dus besloten ze applicaties te ontwikkelen voor personeelszaken en de financiële bedrijfsvoering”, legt Cools uit.

Twaalf jaar later is Workday een beursgenoteerd bedrijf (IPO in 2012), werken er een kleine 7.000 mensen, staat het op nr. 18 van de top 100 beste bedrijven om voor te werken volgens Fortune, en heeft een jaaromzet van ruim  1,5 miljard dollar met meer dan 1800 klanten wereldwijd.

Workday Benelux is hard aan het groeien en heeft momenteel een kantoor in Amsterdam en in Mechelen, België. Het kantoor in Amsterdam is tevens het Europese trainingscentrum. Dit is bedoeld voor de mensen die de software moeten inrichten naar de bedrijfsspecifieke regels; zeg maar: de power users.

Flexibel

Vanuit hun Peoplesoft-verleden (Cools komt overigens ook van dat bedrijf) hebben de oprichters van Workday bepaald dat maatwerk uit den boze is. Veel bedrijven lopen immers leeg op het onderhoud van maatwerk oplossingen.

“Organisaties kunnen bij ons alleen standaard toepassingen gebruiken. Maar dat neemt niet weg dat onze oplossingen uiterst flexibel zijn. Ze hebben standaard  vijfhonderd bedrijfsprocessen ingebouwd. Dus daar moet je wel mee uit de voeten kunnen. Het is vrij eenvoudig om de software dusdanig in te richten dat je jouw eigen bedrijfsprocessen ermee kunt draaien. Daar trainen we de power users in. Maar je hebt in elk geval geen IT-afdeling nodig om dat voor elkaar te krijgen.”

Cools geeft aan dat er boven de standaardoplossing ook extra’s te verkrijgen zijn. Bijvoorbeeld een module voor projectbewaking.

In memory

Workday werkt volledig in de cloud. “En we draaien alles in het geheugen. We hebben een in-memory database. Dat betekent dat we objectoriëntatie gebruiken, maar ook – en dat is belangrijk voor onze klanten – dat alles razendsnel wordt afgewikkeld. En dat is nodig als je alle gegevens wilt analyseren. Iets waar veel organisaties behoefte aan hebben. Traditionele oplossingen voor HR en financials zijn best goed in belastingenafhandeling en dergelijke. Maar het gaat er nu om dat al die gegevens inzicht moeten brengen in hoe een bedrijf ervoor staat. Wat is nodig om de onderneming te sturen? Die antwoorden zijn uit onze toepassingen te halen.”

Cools is er trots op ING en Philips tot zijn klanten te rekenen. “En verder hebben we veel klanten uit het middensegment”, voegt hij eraan toe.

Workday heeft geen eigen datacenters, maar huurt ruimte bij de cloudaanbieders die aan co-locatie doen. Zo ook in Nederland.

Real-time

Dit jaar heeft Workday samen met FSN een onderzoek gedaan naar hoe CFO’s kijken naar een van de pijnlijkste onderwerpen waarmee zij te maken hebben: rapportages. De titel van de studie is ‘Future of Financial Reporting’. Zij is uitgevoerd onder bijna duizend ‘hoofden boekhouding’ in 23 verschillende sectoren, voornamelijk in Europa.

De uitkomst is niet erg verrassend, maar niettemin verontrustend. De meeste CFO’s hebben hun greep op rapportages verloren en verliezen het zicht op de werkelijkheid in een neerwaartse ‘spreadsheet spiraal’.

Zo blijkt dat 75 procent van hen de stap naar real-time rapportages voor de directie nog moeten maken, terwijl 69 procent vertrouwt op spreadsheets als eindresultaat van het rapportageproces. En de helft maakt zich zorgen dat alle documenten niet gebaseerd zijn op de meest actuele cijfers uit de boekhouding. Veertig procent kon het niet eens zijn met de stelling dat hun gegevens altijd vertrouwenwekkend en accuraat zijn.

Tot slot is 36 procent van de CFO’s niet in staat om te zien hoe het rapportageproces er op een gegeven moment uitziet. “Velen van hen denken dat ze een probleem hebben met het rapportageproces, maar dat is niet het geval. Ze hebben een dataprobleem. Het onderliggende probleem is dat de meeste klassieke financiële systemen niet in staat zijn de bestuurders van organisaties te voorzien van de rapportages die zij nodig hebben om succesvol te zijn”, licht Cools toe.

Vliegbewegingen

Cools ziet dat veel CFO’s zich verliezen in een veelheid aan spreadsheets, slordige integraties met data van andere, niet-financiële systemen, en slechte verbindingen. “Dat probleem hebben wij opgelost. Via onze systemen kunnen ze altijd beschikken over actuele gegevens, die we bovendien kunnen koppelen aan gegevens uit andere bronnen”, zegt hij.

En hij komt met een voorbeeld. “Journaalposten geven geen details; daar kun je dus niet veel op analyseren. Met onze aanpak kun je op elk moment nagaan hoeveel er wordt gevlogen binnen de onderneming. En met welke vliegtuigmaatschappijen. Als je dat helder hebt, dan kun je naar de maatschappij stappen die de organisatie het meest gebruikt om een korting te bedingen. Op alle gegevens kun je na analyse actie ondernemen. Dat is een belangrijk voordeel.”

En natuurlijk – Cools vindt het eigenlijk te vanzelfsprekend om het erover te hebben – is consolidatie van gegevens uit meerdere landen een automatische handeling; en is lokaliseren (naar plaatselijke wet- en regelgeving) eenvoudig te doen.

“En weet je wat interessant is?”, vraagt hij retorisch. “Wij hebben zoveel data van zoveel klanten. Daar kunnen we een dienst van maken: Data-as-a-Service. Het staat nog in de kinderschoenen, maar die gegevens zijn te gebruiken als een benchmark. Dan kun je nagaan hoe je het doet binnen een bepaalde branche.”