5 tips om flexibele teams op afstand te managen

Steeds meer organisaties maken het voor hun werknemers mogelijk om op verschillende locaties te werken. Volgens het CBS werken bijna 3 miljoen Nederlanders thuis en dit aantal blijft toenemen. 62% van deze groep geeft aan dit incidenteel te doen, terwijl de overige 38% structureel thuiswerkt. Een onderzoek van IDC wijst uit dat België en Luxemburg wereldwijd boven het gemiddelde scoren op het vlak van thuiswerken. Bij 80% van de bedrijven is het in mogelijk om thuis te werken in deze landen.

Het bevorderen van een flexibele werkcultuur is interessant voor bedrijven, omdat werknemers productiever en gemotiveerder blijken te zijn. Dit komt doordat de werk-leven-balans van werknemers binnen zo’n cultuur beter is. Om werknemers productief en gemotiveerd te houden is het cruciaal om de teams waarin zij participeren op afstand goed te managen. Het is belangrijk om, ondanks de afstand, een samenwerkingscultuur te creëren die gebaseerd is op vertrouwen. Om deze samenwerkingscultuur op te bouwen geeft Polycom vijf tips voor organisaties om hun teams succesvol op afstand te managen:

1. Stel heldere doelen

Het is essentieel om duidelijk te maken wat je wilt bereiken als je een flexibele, mobiele of globale werkcultuur wilt realiseren. Vooral voor teams die veel samenwerken is dit belangrijk. Zorg daarom voor heldere culturele en financiële doelen die meetbaar zijn, zoals een minimaal aantal werkuren en targets.

2. Ontwikkel een beleid

Mensen die op afstand werken zijn vaak bang dat collega’s op kantoor denken dat zij minder hard werken en dat dit ten koste gaat van de werkrelatie. Deze angst kan verminderd worden door samenwerkingstechnologieën en een flexibel werkbeleid dat wordt gesteund door HR. Daarnaast moet juist duidelijk zijn dat het gaat om de resultaten die je op het werk boekt. Daarom moeten er in het beleid precieze verwachtingen gesteld worden aan flexwerkers. HR-afdelingen kunnen het management helpen bij het voorlichten van de werknemers over het gebruik van technologie en om te bepalen wie welke verantwoording heeft.

3. Geef je teams de juiste middelen

Met het beschikbaar stellen van de juiste tools wordt zowel een veilige informatiedeling als de samenwerking in het algemeen gestimuleerd. Om dit te bereiken moeten IT- en HR-afdelingen samen trainingen geven aan de flexibele- en kantoorwerkkrachten die de samenwerkingstools gebruiken. Deze tools zijn tegenwoordig zo eenvoudig dat verschillende teams hun content draadloos vanaf hun laptop, tablet of smartphone kunnen gebruiken. Het lijkt daardoor alsof deelnemers aan de vergadering in dezelfde ruimte zitten. Het management is ook gebaat bij het verzorgen van een sterke breedband- en Wi-Fi-verbinding voor elke werknemer. Deze is cruciaal om audio- en videotools succesvol in te zetten. Een veilige toegang is daarnaast vereist, zodat data niet in verkeerde handen komt.

4. Vertrouw je team

Vertrouwen is een belangrijk aspect bij flexibel werken. Flexibel werken is niet voor iedereen weggelegd. Toch kunnen mensen die hier liever niet aan beginnen overtuigd worden met het juiste beleid en de juiste trainingen. Biedt hen dan ook de kans en de training om aan de cultuur te wennen en zorg voor rechtstreeks contact met de IT-afdeling.

5. Evalueer de mening van medewerkers

Evalueer regelmatig de mening van medewerkers en blijf nieuwe technologieën uitproberen om samenwerking te verbeteren. Middels targets kun je de impact van de flexibele werkomgeving meten. Je kunt bijvoorbeeld de motivatie en productiviteit van werknemers meten, maar ook de besparingen op reis- en kantoorkosten.