BYOD en uit dienst treden: wat moet je doen?

Je hebt je ontslag ingediend en langzaamaan nadert de einddatum. Je krijgt misschien een gesprek met iemand van HR en levert de eigendommen van je werkgever in. Maar wat als je een eigen laptop, smartphone of tablet hebt waarop je werkzaamheden hebt verricht?

Steeds meer bedrijven werken volgens het Bring Your Own Device-principe (BYOD). Je kiest, veelal met een vergoeding van je werkgever, een apparaat uit en gaat daarmee aan de slag. Met je werkaccount installeer je eenvoudig de vertrouwde Office-applicaties en Office 365-opslaglocaties, zoals OneDrive for Business. Maar nu treed je uit dienst. Wat moet je dan doen?

Office-licentie

Een maand nadat je uit dienst treedt, vervalt je toegang tot de Office-licentie. Ga je over naar een bedrijf dat ook werkt met Office 365 en werken ze daar ook volgens het BYOD-principe? Dan heb je het makkelijk. Je hoeft alleen je nieuwe account toe te voegen aan Office. Maar ga je pas na een maand in dienst bij je nieuwe werkgever of werk je daar niet met Office 365? Dan zul je zelf een Office-versie moeten aanschaffen als je dit privé wilt blijven gebruiken. Vergeet vooral niet dit gelijk voor al je apparaten te doen. Want het mooie van Office 365 is dat je het op meerdere apparaten mag installeren.

OneDrive-account

Wat er met documenten op je OneDrive for Business gebeurt, hangt af van of je vanuit de cloud of een app werkt of vanuit de Windows-verkenner. Benader je OneDrive for Business altijd via een browser of app, dan kun je er na een maand niet meer bij. Je toegang tot Office 365 is dan immers afgesloten. Verplaats belangrijke documenten daarom op tijd naar een andere opslaglocatie, zodat je collega’s er nog bij kunnen. Het ligt aan de procedures rondom documentopslag van jouw werkgever wat er met de overige documenten gaat gebeuren.

Werkte je offline met je documenten en had je een synchronisatie ingesteld? Dan blijven de documenten in het geval van BYOD beschikbaar op jouw apparaat. Dat komt doordat de OneDrive for Business-client (een programma) een kopie van deze documenten opslaat. Je vindt die documenten terug in de Windows-verkenner in de map OneDrive . Doordat je onderscheid kunt maken tussen applicaties en data, kan na uitdiensttreding alleen de zakelijke data van een persoonlijk device worden gewist, terwijl je privébestanden intact laat.

Kortom, je hebt met een eigen device nog een paar acties te voltooien voordat je definitief de deur achter je dicht kunt doen. Vraag je werkgever daarom tijdig naar de procedures rondom documentopslag!

Door: Carina de Vries, Gebruikersadoptie consultant Salves