Naar de cloud? Beter een whiteboard dan een creditcard

Er wordt weleens gezegd dat je alleen maar een creditcard nodig hebt om naar de cloud te gaan: account aanmaken bij de cloud provider, aanklikken wat je nodig hebt, creditcard ingeven en klaar is kees. In de echte wereld gaat het anders. Het verkopen van enterprise cloud is ‘Consultative Selling’ bij uitstek. Whiteboard-sessies vormen daarbij een effectieve tool. Het is ook een goed middel om een vliegende start te maken en het succes van de klant centraal te stellen.

Onze consultants gebruiken de Whiteboard-sessies om duidelijkheid te scheppen over de wederzijdse verwachtingen. Het zijn vaak intensieve sessies van 1 tot 3 uur, soms over meer dagen verspreid. Informele sessies waarin mensen uit de business en IT van de klant samen met onze specialisten in kaart brengen wat de klant heeft, wat hij wil, wat daarvoor nodig is en hoe we dat gaan bereiken. De Whiteboard-sessie is het scharnierpunt tussen sales en implementatie. De klant heeft van onze consultants een goede indruk gekregen van de ‘features & benefits’ van onze propositie. Heeft ook de intentie uitgesproken om zaken met ons te doen. Gezamenlijk brengen we vervolgens in kaart wat dat betekent en wat het gaat kosten. Al in deze fase brengen we eventuele probleempunten boven water. Door al aan het begin van de samenwerking een transparant beeld te creëren, voorkom je veel discussie en irritatie verderop in het traject. 

Er is echter nog een belangrijk motief voor de Whiteboard-sessies. Dat is risicoverkleining. Het overzetten van complexe, bedrijfskritische omgevingen moet secuur worden voorbereid. Je wilt gaande de migratie niet voor onaangename verrassingen komen te staan. Zeker niet als er veel eindklanten van de klant of prospects afhankelijk zijn, of in het geval van een integratie in een hybride cloud-omgeving. 

De meerwaarde van managed cloud

Elke Whiteboard-sessie heeft de volgende resultaten:

• Schets van de huidige omgeving (Ist)

Wij zien heel vaak dat klantomgevingen historisch zijn gegroeid op ad-hoc basis, zonder visie of architectuur. Voorzieningen zijn ooit door mensen bedacht en ingeregeld, maar die zijn al lang weg. Het is nodeloos complex geworden en niet schaalbaar. Voor de klant is het een blackbox. Het werkt, maar vraag niet hoe. En hoe lang nog…. De continuïteit is dan echt in gevaar. Een cloud migratie is een prachtige kans om dit glad te strijken, om het helemaal goed te doen. Oud zeer achter te laten en nieuwe technologie te kiezen. 

• Functioneel ontwerp van de gewenste situatie (Soll)

Wat is er nu echt nodig aan verbindingen, bandbreedte, storage, CPU’s en firewalling? Kloppen de aannamen van de klant wel? Vaak weet hij of zij niet goed in te schatten welke capaciteit nodig is. Hij wordt op pad gestuurd door software vendors die meestal denken in traditionele servercapaciteit. Misschien kan het een tandje minder. Begin gewoon met de helft, opschalen kan altijd nog als het echt nodig is. Die flexibiliteit is immers het mooie van de cloud. In deze fase komen verborgen kosten en opbrengsten boven water. 

Het is verder van belang verschillende business scenario’s in ogenschouw te nemen. Wat als de business van de klant tegenvalt? Speelt er een groeistrategie met potentiele overnames? Bestaan er outsourcingsplannen? Dat moet allemaal worden meegenomen in het plan maar het komt niet vanzelf op tafel. 

Als managed cloud provider lever je hier echte meerwaarde. Het sec leveren van capaciteit is niet zo spannend, juist het creëren en integreren, mixen en matchen van hybride omgevingen is de uitdaging. Traditionele hosters kunnen de noodzakelijke flexibiliteit niet opbrengen, omdat hun eigen infrastructuur dat niet toelaat en omdat ze werken met langlopende, vaste contracten waar alleen tegen hoge kosten van kan worden afgeweken. Publieke cloud providers hebben een diepgaande analyse van de klantbehoefte evenmin in huis. Als het niet in hun portal zit, houdt het op. 

• Migratierunboek en kostenoverzicht

De klant gaat uiteindelijk naar huis met een designplaatje, een kit list, een gedetailleerd migratieplan en een transparant kostenoverzicht van wat de oplossing gaat kosten en hoe die kosten tot stand komen. 

Het architectuurplaatje is van fundamentele waarde en veel meer dan een sales gadget. Het is een levend document dat dient om de architectuur te bewaken. Het maakt deel uit van onze account monitoring methodiek en het wordt gedurende de samenwerking getoetst aan de realiteit en bijgewerkt als er afwijkingen zijn ontstaan. 

Effectief en efficiënt

Om de whiteboard sessies zo effectief en efficiënt mogelijk te laten zijn, is een goede aanpak nodig. We hebben veel ervaring opgedaan en passen een combinatie toe van Best Practices en elementen uit Prince2 en ITIL. Het ontwikkelen en gestalte geven van architectuurplaatjes rekening houdend met security, certificering, toegangsbeheer, VPN en connectiviteit is ons dagelijks werk. 

Kortom: zorgen voor veilig en gecontroleerd overstappen doe je aan tafel met de klant. Voor het whiteboard, niet vanaf een online portal. Die creditcard kan beter in de zak blijven, dan ben je waarschijnlijk nog goedkoper uit ook.

Door: Ewout Scherer, CTO en Jaap Hooijkaas, COO bij Dutch Cloud