HR van NIBC volledig in de cloud

Bij NIBC is de afdeling HR, door de manier van werken ingrijpend te veranderen, van vooral een uitvoerder naar een afdeling met toegevoegde waarde gegaan. Het invoeren van een ander systeem in de cloud, in dit geval van Workday, speelde daarin een centrale rol. Executive People sprak met NIBC over de overwegingen en ervaringen bij het selecteren en implementeren van deze oplossing, en hun visie op de functie van HR.

NIBC heeft twee belangrijke pijlers. Aan de ene kant is het een zakelijke bank voor het middenbedrijf, en aan de andere kant is er een retailtak die zich onder meer bezighoudt met sparen en hypotheken. “We zijn een bank die ooit opgericht is voor de wederopbouw van de Nederlandse economie in 1945”, zegt Martin Groot Wesseldijk, Head of Human Resources & Corporate Communications bij NIBC Bank, “en eigenlijk doen we dat nog steeds: bijdragen aan de economische ontwikkeling. We zijn een ondernemende bank voor ondernemende mensen, die we bijstaan tijdens beslissingsmomenten, zoals herfinanciering, een nieuwe hypotheek, herstructurering, die gaan samenwerken of overnemen.”

Op het gebied van Human Resources werkt NIBC net als veel andere organisaties tot voor kort met verschillende op maat gemaakte HR-applicaties. Groot Wesseldijk: “We merkten dat de coherentie en ook de user experience, zowel aan de HR kant als aan de management/medewerkers kant, te wensen overliet. Technisch gezien was er een probleem omdat de applicaties nog op Lotus Notes draaiden en dat ze dedicated voor ons waren ontwikkeld door een klein bureau, wat ook zorgde dat we een continuïteitsrisico hadden aan de development kant.”

Processen veranderen

“Daarnaast vonden we dat we onze HR-processen moesten veranderen. Die waren gebouwd op de situatie waarin HR vooral wijzigingen doorvoerde. Dat is nu toch wel anders. Medewerkers kunnen en willen meer zelf doen, terwijl HR meer oplevert als ze zich richt op waarde toevoegen in plaats van het innemen van een uitvoerende rol.”

Daarom heeft NIBC alle HR-processen tegen het licht gehouden en nagedacht over een nieuwe inrichting ervan. “Zonder steeds te kijken naar wat het best past bij hoe wij gewend waren de dingen te doen, maar door te kijken naar best practices in de markt. We hadden daarbij een sterke voorkeur voor een state of the art cloudoplossing, met de potentie ook in de toekomst state of the art te blijven. We zijn op zoek gegaan naar een goede core module, die niet is ontsproten vanuit een payroll oplossing. Een dedicated HR-oplossing in de volle breedte met toegevoegde waarde: performance management, talent management, recruitment, met een duidelijk dashboard en rapportage mogelijkheden. NIBC heeft dit uiteindelijk in Workday gevonden.”

NIBC heeft vervolgens de gehele Workday HR-suite geïmplementeerd, met uitzondering van Learning en Absence. Learning is nog niet volledig en Absence was op dat moment nog niet beschikbaar voor specifieke Nederlandse situaties, bijvoorbeeld als mensen deels arbeidsongeschikt zijn. “Een bepalende factor voor ons, die nog niet beschikbaar is.” Workday zorgt ervoor dat nu veel processen worden geïnitieerd door medewerkers en managers, rechtstreeks in het systeem; self-service HR.

Dat ging niet helemaal vanzelf. “HR-medewerkers hebben hiermee in het begin best moeite gehad. Ze moeten ‘loslaten’ omdat medewerkers zelf werkzaamheden verrichten en erop vertrouwen dat dit goed gaat. De processen verlopen heel anders. Dubbele controles en controles die geen toevoeging bieden zijn eruit gehaald, waardoor de processen aanzienlijk zijn versneld en vereenvoudigd. We zijn gestopt met arbeidsintensieve workarounds en werken met wat Workday ons biedt. HR kan zo meer tijd besteden aan managementzaken als bijvoorbeeld performance management, rondom kalibraties en rondom talent management. HR kan nu ook toe met minder mensen en de kosten zijn beter te managen.”

Vereenvoudiging

Voor medewerkers betekent het een aanzienlijke vereenvoudiging van het proces. “Door te beginnen met de Expense module werd het voor hen inzichtelijk dat de verandering in processen voor hen voordelen heeft. Declaraties indienen wordt voor medewerkers zo eenvoudig. Medewerkers maken een foto met de app op een mobiel, de foto wordt in het systeem ge-upload en bij de eerstvolgende salarisbetaling is het verwerkt. Managers kunnen nu ongeacht tijd en locatie de declaraties snel verwerken. Een steekproef mechanisme zorgt ervoor dat dit nog in slechts 10% van de declaraties nodig is.”

De Expense module is een goed voorbeeld van wat het systeem kan, en heeft ook gefungeerd als middel om de acceptatie van de implementatie van het hele systeem te vereenvoudigen. “Hiermee konden we laten zien hoe processen verlopen en hoe het efficiënter werd. Daarna was het een veel minder groot probleem dat ze op een aantal andere plekken misschien meer of andere dingen moesten gaan doen dan ze gewend waren. Over het geheel genomen haalden we veel extra werk bij onze medewerkers weg.”

Strategie

Organisaties die een vergelijkbaar traject in willen gaan raadt hij aan om aan het begin van het proces de principes en strategie te definiëren, en te zorgen dat die leidend blijven door deze te blijven communiceren en te gebruiken als periodieke toets. Dit houdt het projectteam bewust van het traject waarin ze zitten. “Ga bovendien kijken bij referentiepartijen en betrek daarin niet alleen HR- en IT mensen, maar ook de eindgebruikers. En kies voor een implementatiepartner die advies geeft en uitdaagt verder te denken.”

“Stel ook continu de vraag: ‘hoe willen we idealiter dat deze workflow verloopt en wat biedt Workday? We hebben tegelijkertijd een analyse gemaakt van onze ideale workflows en van wat er in Workday kan. Dit heeft bij ons gezorgd voor een flinke winst in functionaliteit. Nog een paar andere tips: “Stop met workarounds en maatwerk. Een goede analyse aan de voorkant kost veel tijd, maar verdient zich terug tijdens de implementatie. En tenslotte: Maak het leren kennen van de mobiele app fun. Koop een kop koffie, maak een foto, upload die en bij het salaris ontvang je de kosten van de kop koffie terug. Kost weinig en levert veel op, want mensen waren er direct actief mee bezig en gingen elkaar helpen. Een succesvolle implementatie valt of staat met communicatie en informatie op momenten die belangrijk zijn.”