EXACT gaat van ruim honderd sites naar één centraal platform in de cloud

Tachtigduizend webpagina’s centraliseren naar één platform. Binnen drie maanden. Om dit project te doen slagen, was een nauwe samenwerking een vereiste. Engineers van Basefarm, een HPE Preferred Partner, werden toegevoegd aan het team van Exact. Samen ontwikkelden zij één centraal en stabiel platform, exact.com, met cruciale functionaliteiten en (beheer)tools.

Exact ontwikkelt ondernemersgerichte cloud business software. Met ruim 1.700 medewerkers en voor meer dan 350.000 organisaties wereldwijd. De software moet ondernemers ondersteunen in hun bedrijfsprocessen en groei faciliteren. Door de snelle groei van Exact waren er meer dan honderd websites actief -in verschillende landen, met allemaal verschillende domeinnamen- die ook nog eens op diverse plekken draaiden. Daar moest verandering in komen, en snel ook, want een eerste kennismaking van (nieuwe) klanten met de producten van Exact vindt vaak online plaats.

Het belang van Exact.com

Exact vroeg Basefarm om hulp bij het centraliseren van alle marketingplatformen, landspecifieke websites en IT-omgevingen tot één centraal platform en één domein: exact.com. Mark Stadhouders, Head of Marketing Automation, Web and Campaigns bij Exact licht de reden toe: “Exact.com is het voorportaal voor onze producten en bepaalt mede het commerciële succes van Exact. Het is de eerste ontmoeting met Exact, het is de plek die informatie biedt en leads genereert. De totale beleving moet tiptop in orde zijn en de vindbaarheid optimaal.” Naast het optimaliseren van de klantervaring had het project ook tot doel om van Exact.com voor Google een autoriteit te maken en te zorgen voor optimale (organische) vindbaarheid.

Strakke deadline

Naast de omvang maakte ook de strakke deadline het tot een complex project. “We moesten alles binnen drie maanden realiseren,” vertelt Stadhouders. “Als je snel en kwalitatief een dergelijk project wilt laten slagen, is er in mijn ogen maar één manier: de juiste mensen bij elkaar zetten. Daarom hebben we gekozen voor samenwerking op een DevOps manier. Engineers van Basefarm werden onderdeel van het team bij Exact. Dit is een van de kritische factoren geweest die het project zo succesvol hebben gemaakt.”

Voordelen

Alle sites zijn gemigreerd naar één platform, voor alle verschillende landen en productlijnen, dat draait op HPE in de private cloud bij Basefarm. Stadhouders: “Qua beheer scheelt dit veel tijd: onderhoud, updaten, beveiliging, het is allemaal geregeld, en goed.” Een groot voordeel is dat het nieuwe platform technisch schaalbaar is en de code gestandaardiseerd. “Zo kunnen we heel snel de publicatiestraat doorlopen -testen, realisatie en publicatie- en in plaats van wekelijks dagelijks publiceren. Ook de schaalbaarheid is belangrijk, want we moeten snel en makkelijk iets kunnen toevoegen. Zoals recent bijvoorbeeld alle Amerikaanse sites.” Dat de omgeving stabiel is, is inmiddels vanzelfsprekend. “Maar dat was het geenszins,” zegt Stadhouders, “voorheen viel elke week ergens wel iets uit.” De engineers hebben met de implementatie het mogelijk gemaakt dat exact.com goed vindbaar is en dat de juiste pagina verschijnt. “We zien de ranking per land in google stijgen,” zegt Stadhouders.

“Engineers van Basefarm werden onderdeel van het team bij Exact. Dit is een van de kritische factoren geweest die het project zo succesvol hebben gemaakt.”

Stapje verder

Stadhouders daagt zijn partners uit om meer te doen dan het vervullen van de opdracht. “Dat ze creativiteit inbrengen en met nieuwe ideeën komen. Basefarm zegt dat ze altijd een stapje verder gaan en dat is geen holle frase. Zo beschikken we nu over bepaalde beheertools waar we zelf vooraf echt niet aan hadden gedacht. Zoals Kibana voor het automatisch opsporen van 404-foutpagina’s en een Jenkins Contiuous Integration Tool, waarmee we veel handmatig werk hebben kunnen automatiseren. Dat scheelt tijd en fouten.” “HPE past als strategisch partner goed bij ons team,” zegt Erik de Jager, Sales Director Basefarm. “Ook zij gaan een stapje verder qua inzet en flexibiliteit. Ik kan ze ‘s avonds bellen als we iets nodig hebben en ze schakelen snel. Flexibiliteit is echt nodig in een dergelijk project met keiharde deadlines.”

Samen innoveren

Exact kijkt alweer naar de toekomst. Stadhouders: “Waar willen we over vijf jaar staan met exact.com? Welke IT-ontwikkelingen kunnen ons hierbij helpen? Hoe gaan we om met zaken als security en privacy? Basefarm helpt ons om stappen te maken. Ze denken mee over nieuwe strategieën en brengen hun kennis in over innovaties. Dat is het verschil tussen een klant-leverancier relatie en een partnership. Dat wij een volgend project weer oppakken met Basefarm, daar is geen twijfel over mogelijk.”