IT en business beter in balans: Weg met de eenheidsworst!

Veel organisaties worstelen met het organiseren van het datalandschap en met hoe de borging aansluit bij de verwachtingen van de business. Wordt er meer gedaan dan verwacht of kan het op sommige punten juist een tandje minder? De kunst is om een balans te vinden tussen wat de business werkelijk nodig heeft en wat technisch en financieel haalbaar is. De business consultants van i³ groep helpen met het definiëren van deze balans en het in kaart brengen van de behoeften.

Victor Meerloo is Business Consultant bij i³ groep en gespecialiseerd in complexe vraagstukken: “Alles draait om het afstemmen van het aanbod van IT op de behoeften van de klanten van die afdeling. Deze gesprekken beginnen vaak bij de IT-afdeling zelf. In de praktijk kan dit stuiten op weerstand. De IT-organisatie wordt immers gedwongen om kritisch te kijken naar iets waar men wellicht al jaren dacht goed mee om te gaan. Maar de voordelen van onze adviesgesprekken worden snel duidelijk als blijkt dat men door de business te betrekken wellicht meer mogelijkheden krijgt op budgettair gebied, of invloed kan krijgen op de richting van de organisatie.”

Eenheidsworst
IT-middelen worden vaak als eenheidsworst gezien en daardoor ook als zodanig behandeld. Alle data en applicaties zijn dan gelijk aan elkaar, ongeacht de rol die ze voor de organisatie spelen. Meerloo: “Als alle data over één kam wordt geschoren is de kans groot dat ook voor alle data het maximale betaald wordt. Denk dan aan kosten voor primaire storage, support, back-up en manuren. Op het moment dat middels onze diensten duidelijk wordt dat niet alle data gelijk geschapen is en dus ook financieel en operationeel anders behandeld kan worden, geeft dit een IT-afdeling een hoop ruimte. De infrastructuur kan dan flexibel en kosteneffectief worden ingericht. Er wordt na een classificatie een passender prijs betaald voor het bewaren van gegevens.”

Vertrekpunt voor het advies is altijd de rol die data of een applicatie speelt in de bedrijfsstrategie. De levenscyclus van data, impact op privacy, compliancy en het belang voor de continuïteit van een organisatie bepalen hoe er met de beschikbaarheid van data en applicaties moet worden omgegaan. Daardoor zie je volgens Meerloo dat het steeds belangrijker wordt dat IT de verantwoordelijkheid voor die data gaat delen met de business. “IT-afdelingen worden zich steeds bewuster van het belang van deze samenwerking. En in de business zien we steeds meer bewustwording van de verantwoordelijkheid voor een duidelijke uitleg van de behoeften aan IT. Dat komt deels omdat IT eenvoudiger is geworden en ook op de werkvloer meer leeft. IT is geen ‘probleem’ meer van enkel de IT-afdeling, maar wordt een gedeelde verantwoordelijkheid.”

Vreemde ogen dwingen
Dat vreemde ogen dwingen, is in de praktijk al regelmatig aangetoond. Door de consultancydiensten gaan al diverse organisaties slimmer om met hun data en applicatielandschap. Meerloo vertelt: “Onze adviezen gaan altijd verder dan wat de IT-afdeling zelf al kent en zijn zeer pragmatisch van aard. Wij kennen alle mogelijkheden in de markt en kijken niet alleen naar wat binnen het directe bereik van IT ligt. Ook de adoptie van cloudtechnologie speelt daarin een grote rol: de IT-afdeling wordt gedwongen om te kijken naar andere manieren waarop IT-middelen aangeboden en afgenomen kunnen worden.”

i³ groep helpt organisaties met verschillende diensten om niet alleen de data, maar ook de processen en workloads goed in kaart te brengen. “Op basis van die inventarisatie kan een digitale strategie worden opgesteld waarin de afname van cloud een rol kan spelen. De insteek daarbij is altijd dat de plek van de data voor het advies niet uitmaakt, als deze maar voldoet aan waar de organisatie behoefte aan heeft en aan wat er mag. De cloud mag nooit een doel op zich zijn.”

Back-up wordt risicofactor
De business consultants van i³ groep zien een belangrijk verbeterpunt bij veel organisaties: door de ‘eenheidsworstaanpak’ wordt de back-up zo groot dat deze een risicofactor wordt in plaats van een verzekering. Meerloo: “Groeiende datavolumes in organisaties kunnen de bedrijfscontinuïteit in gevaar brengen. Door de organisatie van de back-up moet er vaak zo veel data teruggezet worden na een calamiteit, dat dit langer duurt dan de business kan financieren. Je kunt dat met technologie deels ondervangen door snellere, slimmere en handigere back-upjobs te plannen, maar je kunt ook kritisch kijken naar welke data er überhaupt in de back-up thuishoort. En kijk ook naar in welke volgorde workloads teruggezet moeten worden bij een herstel of bij het opstarten van een DR-omgeving.”

Mensen en processen
De aanpak van i³ groep is onderscheidend omdat de consultants naar meer zaken kijken dan alleen naar de data. Los van technologische analyses van gebruikspatronen, groeipatronen, datatypes, et cetera wordt er ook gekeken naar het mens- en het procesdeel.

“We houden interviews met alle betrokken stakeholders rondom hun behoeften, zowel binnen IT als in de business”, zegt Meerloo. “Er wordt gekeken naar welke bedrijfsprocessen er in welke mate afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van IT-middelen. Hierdoor kunnen we zwakke plekken in de keten snel identificeren. Aanpassingen die hieruit voortvloeien, kunnen dus zowel betrekking hebben op de infrastructuur, op de onderlinge communicatie of op hoe bedrijfsprocessen zijn vormgegeven. Dit bespaart organisaties geld en tijd. Het maakt dat business en IT elkaar beter begrijpen en echt kunnen samenwerken aan gezamenlijk succes.”