Houd grip op de cloud én op de kosten

Bijna een derde van het IT-budget wordt zonder medeweten van de IT-organisatie uitgegeven, constateerde Gartner in november. Hoogste tijd voor de IT om de grip op de kosten terug te krijgen.

Schaduw-IT is een probleem voor veel bedrijven. Het maakt het voor organisaties erg onoverzichtelijk welke IT-contracten er lopen en welke licenties er worden aangeschaft. "De verwachting is wel dat het woud aan licenties de komende jaren zal afnemen, maar veel mensen die dachten dat de cloud alle problemen rondom licenties zou oplossen, komen bedrogen uit, want dat is gewoon niet zo", zegt Michel van Teijlingen, directeur van COMPAREX Nederland.

"Veel medewerkers hebben meer verstand van IT of van bepaalde clouddiensten dan de IT-afdeling zelf. Ze willen direct toegang tot applicaties. Als je die mensen niet faciliteert als IT-afdeling, dan gaan ze het zelf doen en ben je de controle kwijt. Daar lopen veel bedrijven tegenaan", aldus Van Teijlingen.

COMPAREX adviseert bedrijven op strategisch, functioneel en technisch vlak in hun zoektocht naar de meest geschikte IT-oplossingen en services. Het risico op financiële verrassingen als het gaat om licenties bij het gebruik van cloud, is groot, stelt Van Teijlingen. "Het schuilt onder meer in een serveromgeving. Je zet servers neer voor een aantal jaren en daarop worden applicaties aan- of uitgezet, maar daar zijn wel licenties aan verbonden. Op die manier kunnen bedrijven vaak kosten besparen of licenties slimmer inzetten", vertelt hij.

Licentiekosten worden nog wel eens onderschat, weet Van Teijlingen. "Als klanten een state-of-the-art serveromgeving of datacenter willen neerzetten en ze doen dat zonder te letten op de licentiekosten, kan dat desastreuze gevolgen hebben voor de licentie-investeringen." Licentie-investeringen zijn vaak groter dan de hardware-investeringen, aldus Van Teijlingen. "Als je bijvoorbeeld een server neerzet met een x-aantal cores en je draait daar een simpele database op, kan dat een aanzienlijke investering zijn, ook al gebruik je maar een fractie van de capaciteit. Bovendien ben je gebonden aan de regels van die leverancier. Dat betekent dat je veel kosten kunt besparen als je een afgewogen keuze maakt en vooraf weet welke impact deze heeft op je licentie-investeringen."

Zicht houden op cloudcontracten

Het geheim van succesvolle cloudmigraties zit 'm in de inkoop, aldus Van Teijlingen. Een IT'er heeft binnen drie minuten een server in de cloud draaien. "Maar de inkoopafdeling moet wel op de hoogte zijn van die cloudgebruiker, want die inkoper moet de contracten gaan managen. En dat wordt een behoorlijke uitdaging als er tegelijkertijd contracten zijn gesloten met meerdere cloudpartijen. De snelheid en de flexibiliteit van cloud is heel mooi, maar zorg er wel voor dat je inkooporganisatie betrokken blijft om het goed te kunnen beheren", waarschuwt hij.

Om te voorkomen dat willekeurige medewerkers op eigen houtje cloudcontracten gaan activeren, is een zogenaamde corporate governance structuur nodig. Dat betekent dat bedrijven heel duidelijk intern afspraken maken over wie wat mag als het gaat om cloudcontracten.

Het afsluiten van meerdere cloudcontracten blijkt voor het bedrijfsleven en de publieke sector geen gemakkelijke opgave. Er is veel behoefte aan advies als het gaat om het verhuizen van data en servers naar de cloud. "Je ziet veel bedrijven cloudmigraties uitvoeren zonder dat ze bewust nadenken over wat ze nu al in hun huidige IT-omgeving hebben. Het is belangrijk om te weten wat je precies wel en niet gaat uitbesteden. Inventariseer goed wat je aan data, software, hardware en contracten hebt.En welke contracten kan ik straks het beste afsluiten om compliant te zijn en blijven?"

Maar het onderzoeken daarvan en het kiezen voor een bepaalde oplossing, vergt heel wat tijd en kennis bij organisaties. Daarom roepen ze de hulp in van COMPAREX, die bij hun klanten inventariseert wat er aan software, licenties en clouddiensten in gebruik is. Dat overzicht en aansluitend keuzeadvies zorgt voor transparantie en meer grip op de IT-uitgaven.

Onafhankelijke pet

Het adviseren over (cloud)contracten doet COMPAREX als onafhankelijke partij. "Het maakt ons niet uit bij welke leverancier de klant gaat afnemen, als er maar aan de behoefte van de klant wordt voldaan. Welk merk bij die oplossing hoort, maakt ons echt niet uit. Juist dat maakt ons heel uniek", zegt Van Teijlingen. "We kunnen de klant zeer breed informeren en adviseren met een onafhankelijke pet op. In tegenstelling tot de traditionele systems integrators die vaak gefocust zijn op enkele oplossingen.

Hij erkent dat de cloud niet voor alle data en alle bedrijven de ultieme oplossing is. Wat belangrijk is, is het bepalen van een concrete roadmap. "De keuze die je nu maakt qua IT en investeringen, is cruciaal voor de lange termijn." Bedrijven moeten zich afvragen wat ze nu én over drie jaar willen. Daarvoor is het belangrijk om te weten wat hun interne klanten willen.

Klantvraag

Van Teijlingen constateert wel dat de klantvraag de laatste jaren sterk is veranderd. "De klant vraagt niet meer om een licentie van een specifieke leverancier, maar wil iets op basis van een bepaalde functionaliteit. Bedrijven hebben behoefte aan een IT-oplossing en niet zozeer aan een bepaald merk. Wij willen onze klanten inspireren, adviseren en begeleiden bij de adoptie. Daarvoor  hebben wij stevig geïnvesteerd om de juiste mensen aan te nemen en op te leiden." 

Technische kennis is bijvoorbeeld nodig om klanten te adviseren over migraties naar gecompliceerde omgevingen. Want daarvoor is specialistische kennis vereist. "De ontwikkelingen aan de kant van fabrikanten gaan zo snel dat klanten moeite hebben om overzicht over hun IT-landschap te houden. Zo hebben veel bedrijven te maken met een serieuze vendor lock-in bij hun softwareleveranciers. Daarom willen ze nú een onafhankelijke keuze maken voor de toekomst op basis van wat de klant nodig heeft.

Door: Edwin Feldmann