Overstappen naar een telefooncentrale in de cloud? Zo doe je dat!
Steeds meer bedrijven maken de overstap van een IP-telefooncentrale naar een telefooncentrale in de cloud. Kostenbesparing, gemak en de vele functionaliteiten zijn hierbij de voornaamste beweegredenen. Hoewel overstappen naar een hosted telefooncentrale kinderlijk eenvoudig is, verloopt niet iedere overstap even soepel. Vaak komt dat doordat bedrijven een aantal voor de hand liggende, maar belangrijke zaken vergeten. Daarom: een checklist met vijf noodzakelijke aandachtspunten.
1. Is er voldoende bandbreedte?
Bij een eigen telefooncentrale worden alle interne telefoongesprekken afgehandeld via het interne bedrijfsnetwerk. Bij een hosted oplossing is dit niet langer het geval. Het gevolg daarvan is een toename van het datagebruik en het is dan ook slim om daar rekening mee te houden. Daarbij kun je als vuistregel hanteren dat het dataverbruik met 0.2 Mbit toeneemt bij ieder intern gesprek tussen twee collega’s, zowel upload als download.
2. Kunnen we toestellen behouden?
Om überhaupt te kunnen telefoneren via de cloud, moeten toestellen geschikt zijn voor het SIP-protocol. Je voelt ‘m al aankomen: niet iedere IP-telefoon is per definitie geschikt voor dit protocol. Gelukkig is hier meestal wel een oplossing voor, bijvoorbeeld door het toestel te ‘flashen’ met andere firmware. De leverancier van je toestellen kan hierbij assisteren.
3. Zijn alle functies over te zetten?
Inventariseer welke functies worden gebruikt in je huidige telefooncentrale. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een wachtrij, keuzemenu, dag-/nachtschakeling of voicemail. Het kan altijd zo zijn dat er specifieke functies niet worden ondersteund in de cloud, of net iets anders werken. Betrek eventuele receptionistes ook altijd bij deze inventarisatie, want als er één groep medewerkers is die veel telefoneert...
4. Kan het netwerk het aan?
Een firewall of een router is relatief gemakkelijk in te stellen als je een eigen telefooncentrale hebt. Er is immers maar één apparaat dat contact maakt met het platform. Na een overstap naar hosted, maakt ieder telefoontoestel individueel verbinding met het telefonieplatform. Een router of firewall krijgt het dan iets drukker omdat er meer poorten worden gebruikt. Het is daarom goed om te kijken of je bestaande netwerk-topologie de overstap aankan, om zo problemen te voorkomen.
5. Is alles getest?
Het belangrijkste voordat je de overgang van een eigen centrale naar een hosted centrale maakt, is testen. Doe bijvoorbeeld een pilot met een testnummer en een hosted toestel. Ook kunnen collega’s testen met toestellen die zijn aangesloten op de hosted omgeving.
Stap je over van ISDN naar een hosted telefooncentrale? Dan zijn er nog een aantal andere punten om aandacht aan te besteden. Let er bijvoorbeeld op dat de bekabeling van de ISDN-telefooncentrale geschikt is voor de overgang en houd ook rekening met alle apparatuur die aangesloten is op de centrale, zoals een alarminstallatie, frankeermachine of intercom. Heb je deze checklist afgevinkt, dan kun je met een gerust hart de volledige overstap maken naar een hosted telefooncentrale. De kans dat je onbereikbaar bent voor je klanten is in dat geval namelijk heel klein.
Door: Eelco Zwart, technical VoIP consultant bij Voys
