Zes praktische stappen die leiden tot efficiënte automatisering

Automatiseren, bedrijven ontkomen er niet aan. Maar waar te beginnen? Veel bedrijven worstelen met hoe ze hun automatiseringsproces het beste kunnen aanpakken. Cognizant geeft zes tips om de eerste stappen richting automatisering te zetten.

1. Bepaal vooraf doelstellingen
Automatisering kan in veel verschillende vormen voordeel bieden voor bedrijven. Zorgen voor kostenbesparingen, het leveren van betere klantervaringen of realtime inzicht in de mate van compliance zijn maar enkele voorbeelden. Bepaal daarom als eerste welke bedrijfsdoelstelling beter kan worden verwezenlijkt met behulp van automatisering: waar heeft automatisering het meeste nut?

Stap twee is de implementatie van een automatiseringsproces, voor veel bedrijven een lastige horde om te nemen. Nog te vaak wordt automatisering namelijk beschouwd als het ontwikkelen van nieuwe applicaties of infrastructuur, terwijl dit voor problemen kan zorgen met de al bestaande IT-infrastructuur. Focus daarom op de technologie en bekijk hoe automatische processen kunnen helpen om de productiviteit en effectiviteit te verhogen. Of identificeer manieren waarop automatisering bedrijfsdoelstellingen kan helpen verwezenlijken.

2. Creëer draagvlak in het hele bedrijf
Automatisering is niet synoniem aan het verminderen van personeel; het draait om het verwijderen van repetitief werk zodat medewerkers hun vaardigheden kunnen inzetten op een uitdagender niveau dan gestandaardiseerde taken. Automatisering zorgt er dus voor dat werknemers de manier waarop ze hun werk gewend zijn te doen, moeten aanpassen. Dit kan tot weerstand leiden, vooral veroorzaakt door onwetendheid over de voordelen van automatisering.

Ook het schrikbeeld dat automatisering mogelijk leidt tot een minder belangrijke rol van een team of afdeling binnen een bedrijf, kan zorgen voor weerstand. Dergelijke zorgen zijn te belangrijk om te negeren. Een bedrijfscultuur waarin deze zorgen gedeeld kunnen worden, draagt ook bij aan begrip – en daardoor steun – voor automatisering.

3. Rangschik bedrijfsonderdelen naar impact automatisering
Bestaande diensten moeten altijd centraal staan in de verbeteringen die aan de IT-infrastructuur worden gedaan. Een prioritering van onderdelen binnen het bedrijf waar automatisering de meeste impact heeft, zorgt voor een efficiëntere implementatie. Houd daarbij ook rekening met eventueel beperkte middelen of tijd. En de bedrijfsprestaties mogen uiteraard nooit lijden onder het doorvoeren van digitale transformaties.

4. Bepaal de mate van automatisering
Niet alleen moeten bedrijven vooraf bepalen welke doelen ze willen bereiken dankzij automatisering, deze plannen moeten ook realistisch zijn. Oftewel, doelstellingen en de huidige situatie moeten niet mijlenver uit elkaar liggen. Een handige manier om goed te kunnen bepalen welke automatiseringsprocessen als eerste moeten worden geïmplementeerd, is het toekennen van waarden. Is automatisering – gekeken naar de huidige situatie – bijvoorbeeld onontkoombaar, nodig, gewenst of vooral een nice-to-have? Een andere overweging is het ontwikkelen van een eigen, nieuw platform versus het implementeren van een standaard platform. Ook hierbij is de ‘volwassenheid’ van de bestaande infrastructuur een goede graadmeter.

5. Stel een roadmap op
Ga niet als een kip zonder kop automatiseren; het opstellen van een roadmap is cruciaal om het proces in goede banen te leiden. Op die manier is er van tevoren een overzicht van welke stappen genomen moeten worden en welke systemen en afdelingen hierbij betrokken zijn. Gedurende de implementatie kan de voortgang aan de hand van de roadmap in de gaten worden gehouden. Tussentijds controleren of alles inderdaad uitpakt zoals van tevoren is bedacht, is essentieel voor een succesvolle implementatie.

6. Kies een partner
Sommige ondernemingen gaan ten onder aan interne problemen door hun complexe IT-landschap – met tientallen vendoren die onafhankelijk van elkaar opereren. Het behalen van een goed inhoudelijk niveau van geïntegreerde automatisering blijkt dan te hoog gegrepen. Door de krachten te bundelen met een IT-partner, kunnen er wel significante stappen worden genomen. Bedrijven kunnen dan blijven doen waar ze goed in zijn en zich focussen op hun belangrijkste business. Een goede IT-partner is bovendien proactief en signaleert innovaties in de IT-markt.