Financiële transformatie: cijfers aan de basis van elke managementbeslissing

Financiële transformatie: cijfers aan de basis van elke managementbeslissing

19-10-2016 | door: Anne van den Berg

Financiële transformatie: cijfers aan de basis van elke managementbeslissing

In de digitale transformatie van een bedrijf staat de financiële afdeling voor zijn eigen uitdaging, namelijk de financiële transformatie. Een groot deel van de werkzaamheden, zoals administratie en audit & control, kan geautomatiseerd worden. De toegevoegde waarde voor de ‘hernieuwde’ financiële afdeling zit in het bieden van financiële informatie aan de rest van de organisatie. ‘Zo kan het management beslissingen nemen op basis van cijfers en niet alleen op onderbuikgevoelens’, aldus Rob Cools van Workday.

De behoefte om een organisatie te voorzien van correcte en realtime financiële informatie is niet nieuw. ‘Uit onderzoek blijkt dat dit bij 80 procent van de CFO’s bovenaan de wensenlijst staat’, vertelt Cools. ‘Ze weten alleen niet hoe ze dit moeten voor elkaar moeten krijgen. Het upgraden van financiële systemen is moeilijk, risicovol en kost een vermogen, dus werden de systemen vaak gelaten voor wat ze waren. Hierdoor kan niet tegemoet gekomen worden aan de nieuwe eisen en wensen, en werd het in gebruik nemen van nieuwe functionaliteiten onmogelijk.’

De Dakar Rally rijden met een Fiat Panda

Er werden nieuwe systemen opgetuigd die de traditionele systemen werkbaar moesten maken. ‘Wij noemen dat bolt-ons: datawarehouses, multidimensionale, relationele databases waarop queries worden gedraaid. Het probleem zit niet zozeer in deze oplossingen, maar ligt in de basis’, vertelt Cools. ‘Vergelijk het met de Dakar Rally. Je kunt deze zware race met harde beproevingen rijden met een Fiat Panda. Maar dan moet je eerst flink sleutelen om de auto klaar te maken voor de reis.’

Hette Mollema, managing director Benelux van Workday, vult aan: ‘Eerst was er het boekhoudsysteem, daar kwamen rapportagesystemen bovenop, waarmee een dwarsdoorsnede van alle beschikbare gegevens gemaakt moest worden.’ Cools: ‘De vraag is: wil je de Parijs-Dakarrace rijden met een Fiat Panda? Of wil je een solide wagen?’ In het geval van de financiële transformatie wordt een ander financieel systeem als basis gekozen. Mollema: ‘De disruptie zit erin dat je anders leert kijken naar het probleem.’

Samengevat heeft de financiële afdeling drie taken. De eerste taak is het verwerken van transactionele gegevens, zoals verkoopfacturen en journaalposten. Ten tweede houdt de financiële afdeling zich bezig met audit & control. Een belangrijke functie, die zorgt voor een sluitend systeem van maatregelen om fraude binnen het bedrijf te voorkomen. Cools: ‘Deze diensten, hoe noodzakelijk ook, voegen weinig waarde toe. Het leveren van rapportages en verslagen over de verkoop bijvoorbeeld, daar zet je je als afdeling mee op de kaart.’

Standaardprocessen automatiseren

Mollema vertelt: ‘Traditioneel werd informatie hiërarchisch binnen een bedrijf verspreid. Dus van boven naar beneden, waardoor informatie langzaam naar beneden bewoog. De vraag naar informatie is groot, binnen alle gelederen. Je kan daarvoor je financiële afdeling uitbreiden, maar dat is niet altijd de beste oplossing.’ Het automatiseren van standaardprocessen, zoals het verwerken van facturen, inkoop en validatieprocessen, is de eerste stap in de financiële transformatie.

De goedkeuring van onkostenvergoedingen is bijvoorbeeld een proces dat eenvoudig geautomatiseerd kan worden, waarmee veel tijd en geld wordt bespaard. Cools: ‘Als ik op het vliegveld ben en ik nuttig een maaltijd op kosten van de zaak, dan maak ik ter plekke een foto van mijn bonnetje. Mijn baas krijgt de melding dat hij de onkostennota moet goedkeuren. De transactie staat overigens administratief en financieel direct op de juiste plek, dus bij het raadplegen van de financiële administratie zijn de onkosten gelijk te zien.’

Grootboekrekeningen terugbrengen van 60.000 naar 500

Door de basis te vereenvoudigen en dit te waarborgen in een ondersteunend systeem, kunnen kosten en tijd bespaard worden. ‘Kijk bijvoorbeeld naar grootboekrekeningen. Die worden opgezet per business unit, locatie of tussenpersoon. Een bank die werkt met 60.000 tussenpersonen heeft hetzelfde aantal grootboekrekeningen. Door alles onder te brengen in één grootboekrekening en slechts de dimensie ‘tussenpersoon’ aan te maken, geeft het financiële systeem een veel beter overzicht. Deze dimensie onderscheidt de traditionele systemen van de moderne systemen’, aldus Mollema.

De functie en rol van gebruikers bepaalt welke informatie over en voor een bepaalde tussenpersoon inzichtelijk is. ‘We hebben bij een klant die werkte met zoveel tussenpersonen het aantal grootboekrekeningen terug kunnen brengen naar 500. Dat heeft direct invloed op de hoogte van de inspanningen van de (interne en externe) accountants bij de controle. Zo vertelde een Amerikaanse klant dat hij door de herschikking van de grootboekrekeningen zijn accountantsrekening met veertig procent naar beneden had gebracht.’

De vereenvoudiging van de basis brengt direct als voordeel met zich mee dat simpele rapportages en verslagen direct inzichtelijk zijn voor de business owners. Daardoor kan de financiële afdeling zich richten op complexere analyses, de ultieme financiële transformatie. ‘De functie van finance wordt anders, ze worden eerder data-analisten. Een klant van ons laat nieuwe medewerkers van de financiële afdeling daarom eerst het hele bedrijf doorlopen, zodat ze weten hoe processen lopen en waar welke informatie van toegevoegde waarde kan zijn’, aldus Cools.

Meer een faciliterende rol

De financiële afdeling krijgt daardoor meer een faciliterende rol. Ze maken als het ware eenzelfde transformatie door als hun collega’s bij de IT-afdeling, die door de cloudoplossingen van Workday niet langer systeembeheerders zijn, maar eerder nadenken over configuratie en integraties. ‘Vroeger kwam de roep om andere IT-oplossingen nog vaak vanuit de IT-afdeling, daar kwam ook het budget vandaan. Inmiddels wordt de roep om verandering gedreven door de business.’

Toch blijft IT een belangrijke speler voor Workday, vertelt Mollema: ‘Je zit met een ander soort CIO om tafel, die eerder kijkt hoe een nieuwe oplossing binnen het ecosysteem geplaatst kan worden. Ze adviseren de CFO vervolgens welke oplossing het beste aansluit bij de businessbehoeften.’ Cools vult aan: ‘Grote veranderingen hebben vaak te maken met de stand van de techniek en een goede CIO weet welke oplossingen geschikt zijn voor een organisatie.’

CIO’s van de grote technologiebedrijven uit Silicon Valley, zoals HP, LinkedIn, Yahoo en Netflix, kozen voor Workday. ‘Ze zijn zich ervan bewust dat traditioneel boekhouden niet efficiënt is en ze willen capaciteit vrij maken voor complexere managementinformatie. Bij Netflix werden HR en finance al in een vroeg stadium in de cloud opgezet, omdat ze wisten dat ze zouden groeien. Ze wilden eenvoudig op informatie gebaseerde beslissingen blijven nemen. En dat kan alleen als de basis klopt.’

Door: Anne van den Berg 

Terug naar nieuws overzicht

Tags

Cloud
Cloud